Ngày 18/9, Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số đã chính thức diễn ra tại Hà Nội.
Sự kiện nằm trong chương trình hoạt động do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 18 – 26/9/2025 tại cả 3 khu vực (miền Bắc, miền Trung và miền Nam) nhằm trao đổi, nhìn nhận về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp. Đồng thời, đánh giá tình hình thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 – 2025 và các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II.
Quản lý tài liệu – nút thắt khi vận hành mô hình chính quyền 02 cấp
Phát biểu tại hội nghị, ông Đặng Thanh Tùng, Bí thư Đảng ủy, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhấn mạnh, công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đang đứng trước những thách thức rất lớn trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Theo chỉ đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư, đến ngày 31/12 năm nay, toàn hệ thống phải hoàn thành số hóa tối thiểu 30% tài liệu, làm nền tảng quan trọng để phấn đấu hoàn thành số hóa 100% vào ngày 31/12/2026. Đây là khối lượng công việc hết sức to lớn, đòi hỏi quyết tâm chính trị cao và sự vào cuộc đồng bộ của các cấp, các ngành.
Chia sẻ hội nghị, các đại biểu cũng bày tỏ khó khăn khi số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh, thành phố đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý. Trong khi đó, kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiện tại, chủ yếu tận dụng trụ sở cũ để chứa. Điều này khiến tài liệu dồn ứ tại các xã, phường, gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác, sử dụng.
Đây là tình trạng khá phổ biến tại nhiều địa phương. Khi mà quá trình chuyển giao sang mô hình mới khiến khối lượng tài liệu bàn giao giữa các đơn vị trở nên rất lớn và phức tạp, đặt ra nhiều thách thức cho công tác văn thư – lưu trữ. Trong bối cảnh bộn bề và gấp rút đó, công tác văn thư – lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, liên thông, khoa học của quản lý trị nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chính quyền.
Bên cạnh việc giải đáp vướng mắc của địa phương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.
Đặc biệt, nhân dịp này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với FSI và tập đoàn FPT bàn giao miễn phí hai hệ thống số hóa dữ liệu hợp chuẩn cho các địa phương. Qua đó, giúp các địa phương có thể tiếp cận những công nghệ mới nhất trong việc số hóa hệ thống văn bản, tài liệu, tiến tới xây dựng kho dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung.
FSI trao tặng Hệ thống số hóa tài liệu thông minh D-IONE – Chìa khóa khi vận hành chính quyền 2 cấp
Hệ thống số hóa tài liệu thông D-IONE được FSI phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng chuẩn đầu ra theo Thông tư 05/2025/TT-BNV.
Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa – từ upload file, quét, xử lý, nhận dạng ký tự (OCR, ICR, OMR) đến phân loại, biên mục, lưu trữ và tra cứu. D-IONE tích hợp công nghệ AI như Machine Learning, Deep Learning để nhận dạng chữ in, chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác tới 99%, giúp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tiết kiệm đáng kể chi phí và nhân lực.
Đặc biệt, D-IONE được thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ 4, kết hợp mã hóa dữ liệu trong toàn bộ vòng đời số hóa. Hệ thống có khả năng phân quyền người dùng chi tiết, giám sát truy cập thời gian thực và sao lưu đa tầng, đảm bảo dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan không bị rò rỉ, không bị thất thoát và luôn sẵn sàng khi cần.
Trong bối cảnh khối lượng tài liệu lưu trữ tại các địa phương ngày càng gia tăng sau quá trình sáp nhập, việc đưa vào vận hành hệ thống D-IONE sẽ giúp các địa phương quyết tình trạng tồn đọng tài liệu, hạn chế rủi ro mất mát, nâng cao hiệu quả khai thác thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành. Đặt nền móng xây dựng một hệ thống lưu trữ số quốc gia hiện đại, an toàn và đồng bộ, góp phần thực hiện thành công Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị và Quyết định 71/QĐ-TTg về bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.
Thực tiễn cho thấy, D-IONE đã được triển khai hiệu quả tại hơn 1.600 cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc, xử lý hàng trăm triệu trang tài liệu thuộc nhiều loại hình khác nhau như hồ sơ hành chính, văn bản pháp lý, dữ liệu chuyên ngành… Những kết quả này cho thấy độ tin cậy, hiệu quả vận hành và khả năng ứng dụng rộng rãi của hệ thống.
Ông Đoàn Huy Thuận – Tổng giám đốc FSI – chia sẻ: “Với D-IONE, FSI không chỉ mang đến một sản phẩm công nghệ, mà còn mong muốn được đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu – một nguồn lực đặc biệt quan trọng trong quản lý, điều hành và phát triển đất nước”.
Ông Thuận cũng cho biết thêm, FSI không chỉ chuyển giao quyền sử dụng miễn phí Hệ thống D-IONE, mà còn cam kết hỗ trợ sát sao cho các địa phương: từ cài đặt hệ thống, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật vận hành…, cho đến cung cấp dịch vụ, nhân lực thực hiện, đồng hành cùng địa phương trong quá trình chuyển đổi số, từng bước hiện đại hóa công tác điều hành – quản trị.
Tìm hiểu về Hệ thống số hoá tài liệu lưu trữ D-IONE: https://fsivietnam.com.vn/d-ione/
