Trong một nghiên cứu được thực hiện bởi Nicolas Bloom – giáo sư Khoa Kinh tế tại Đại học Stanford và James Liang – người đồng sáng lập Ctrip, giữa các nhân viên làm việc tại nhà và nhân viên làm việc tại văn phòng thì những người làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính, các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $1.900 (tương đương ~ 44 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.
Làm việc online giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất
Những lợi ích không tưởng của hình thức “remote working” này đã chứng minh được rằng đây không chỉ là biện pháp tạm thời cho các doanh nghiệp để phòng tránh dịch bệnh mà hoàn toàn xứng đáng là một hình thức doanh nghiệp “siêu lợi nhuận”. Nó cũng là một minh chứng rõ nét cho việc chuyển đổi số đang làm thay đổi cách thức chúng ta làm việc.
Nhưng vấn đề đặt ra là các nhà quản lý đã quá quen với việc nhân sự của họ ở cạnh bên để tiện quản lý. Mô hình mới khiến họ lúng túng trong việc quản lý hiệu suất công việc của nhân viên. Vậy làm thế nào để nâng cao đảm bảo được hiệu quả và kiểm soát được tình hình doanh nghiệp khi nhân viên của bạn làm việc từ xa?
Nguyên tắc 1: Thuê đúng người
Không phải ai cũng thích hợp để làm online tại nhà và không phải ai cũng làm việc tại nhà hiệu quả. Một số người cho rằng họ phù hợp với khía cạnh xã hội hóa của một văn phòng và cần loại môi trường đó để làm việc hiệu quả. Một số người lại phù hợp với hình thức làm việc tại nhà và thấy rằng nó đem lại hiệu quả tốt hơn. Số khác thì cho biết họ thích làm việc tại nhà nhưng cần phải được theo dõi cẩn thận để có hiệu quả và họ không thể tập trung khi có nhiều phiền nhiễu.
Vì vậy hãy đảm bảo rõ vai trò và những kỳ vọng của bạn khi mong muốn nhân viên của mình làm việc từ xa. Hay sau này, khi bạn muốn hình thức làm việc từ xa được nhân rộng trong công ty và cần tuyển những ứng viên phù hợp, hãy hỏi xem họ đã giữ các vai trò từ xa khác chưa, và rõ ràng và thẳng thắn về cách mà doanh nghiệp sẽ đo lường kết quả làm việc của họ.
Nguyên tắc 2: Làm rõ vai trò và mục tiêu của từng nhân viên
Việc chuyển đổi sang hình thức làm việc từ mô hình tập trung sang mô hình phân tán có thể gây ra những lo lắng cho những nhà quản lý do khó mà kiểm soát được nhân viên của mình đang làm việc nghiêm túc hay đang “phiêu lưu tâm trí” tại một nơi nào đó.
Tuy nhiên nhìn ở một hướng tích cực hơn thì hình thức làm việc từ xa này là cơ hội tốt để các nhà lãnh đạo đánh giá vai trò của từng cá nhân trong tổ chức và cách mà họ đang làm để đóng góp cho công việc chung. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân giúp mọi người chủ động hơn trong công việc chung và nâng cao tinh thần là việc nhóm, thúc đẩy sự giao tiếp trong toàn nhóm và có thể khiến cho kết quả nhóm tốt hơn.
Mặt khác, việc xác định rõ yêu cầu và mục tiêu công việc của từng nhân viên cũng giúp người lãnh đạo đánh giá được ai đang làm tốt và ai đang lơ là khi làm việc từ xa thông quá khối lượng công việc được giao và mức độ, hiệu quả hoàn thành của từng cá nhân.
Làm rõ vai trò và mục tiêu của từng nhân viên
Một sự vụ đặc biệt như đại dịch Covid 19 sẽ tạo ra các nhiệm vụ mới và cạnh tranh trên toàn ngành. Do đó, các nhà lãnh đạo cần liên tục làm rõ các mục tiêu ở cấp độ nhóm và cá nhân để tập trung vào các ưu tiên chính. Cần đánh giá lại một danh sách các nhiệm vụ – thậm chí hoàn toàn mới. Khi đã lên danh sách những mục tiêu được ưu tiên, hãy suy nghĩ kĩ về người nhận nhiệm vụ và đảm bảo các mục tiêu thay đổi được truyền đạt tới toàn bộ nhóm.
Nguyên tắc 3: Coi trọng sự tương tác giữa các cá nhân
Với những người đã quen làm việc tại văn phòng thì hình thức làm việc từ xa có thể tạo cho họ cảm giác bị mất tương tác với những người khác, dẫn đến giảm thiểu năng suất làm việc. Nhiều nhà lãnh đạo không quen với hình thức quản lý mới cũng có thể cảm thấy khó khăn khi phải theo dõi hoạt động của các nhóm nhân viên. Trong những trường hợp này, họ lại càng có xu hướng tập trung thái quá vào công việc mà quên đi việc quản lý các mối quan hệ.
Xuất phát từ điều này, việc dành thời gian tương tác với nhân viên trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đừng để bất kỳ nhân viên nào của bạn cảm thấy họ bị “bỏ quên”.
Không thể tránh khỏi, các nhà lãnh đạo có những cá nhân mà họ yêu thích hơn trong nhóm. Điều này có thể xuất phát từ việc những người này có những đặc điểm tính cách giống với họ hoặc đó là người dễ gây chú ý và thường xuyên chủ động tương tác. Ngược lại , một số khác lại được xếp vào khuynh hướng “không nhìn thấy rồi sẽ quên” do họ khá trầm lắng và ít khi tương tác với mọi người.
Là người lãnh đạo, bạn hãy là người chủ động, là người kết nối các thành viên trong nhóm lại với nhau. Thỉnh thoảng hãy hỏi thăm về tình hình làm việc của họ, phân bổ công việc hợp lý và đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ đến toàn bộ thành viên trong nhóm.
Lên các lịch họp online, khi mọi người có thể nói chuyện “face to face” khả năng tương tác và kết nối giữa các thành viên sẽ được tăng cao hơn.
Coi trọng sự tương tác giữa các cá nhân
Nguyên tắc 4: Tin tưởng ở nhân viên
Nguyên tắc quan trọng để quản lý nhân viên từ xa là hãy tin tưởng vào nhân viên của mình. Nếu bạn thưởng xuyên nhắn tin hay gọi điện hỏi nhân viên của mình xem họ đang làm gì, công việc của họ đã làm đến đâu, họ có đang tập trung cho công việc không thì hãy dừng ngay hành động đó lại. Thực tế bạn đang làm giảm năng suất và sự tập trung của nhân viên bằng các câu hỏi “vô thưởng vô phạt” như vậy.
Là một người lãnh đạo thông thái, thay vì “làm phiền” nhân viên của mình dành cho họ những không gian riêng để tập trung hoàn thành công việc. Đôi khi, bạn nên lên lịch cho những cuộc họp online báo trước để mọi người sắp xếp công việc. Tại buổi họp bạn có thể nêu ra công việc trọng tâm cho từng người để họ lưu ý.
Các cuộc họp online cũng là cách để người lãnh đạo giải đáp các thắc mắc của nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ. Công việc của họ có phải đang quá tải hay không? Họ đang gặp khó khăn gì? Những kỹ năng nào họ muốn tăng cường?
Khi giải quyết mối quan tâm của họ không chỉ với tư cách là một nhóm mà ở cấp độ cá nhân, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều khi được đặt câu hỏi và dễ dàng chia sẻ hơn
Nguyên tắc 5: Sử dụng những công cụ hỗ trợ phù hợp
Vận hành doanh nghiệp theo hình thức từ xa đòi hỏi cần có những công cụ hỗ trợ. Các công cụ cần đảm bảo việc quản lý và bộ máy vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Đó có thể là những phần mềm hỗ trợ họp từ xa như: Zoom, Meeting, Skype,…. Hay những công cụ hỗ trợ việc thiết lập quy trình làm việc online tự động, quản lý công việc đội nhóm từ xa, thống kê báo cáo hiệu quả quản lý, chia sẻ và quản lý tài liệu tăng không giới hạn, trình ký tự động như phần mềm quản trị dữ liệu DocEye
Phần mềm Doceye –Giúp doanh nghiệp quản lý công việc từ xa dễ dàng
Tuy nhiên công cụ hỗ trợ phải được dựa trên tiêu chí phù hợp với quy mô hay hình thức vận hành của doanh nghiệp vì rất có thể một số công cụ phù hợp với doanh nghiệp này nhưng lại không hiệu quả với doanh nghiệp khác khi áp dụng. Chính vì vậy tính “phù hợp” phải được tôn trọng.
Dù là làm tại văn phòng hay làm online tại nhà thì chỉ cần có một phương pháp quản lý phù hợp doanh nghiệp vẫn có thể phát triển bền vững thậm chí còn tiến xa hơn nữa so với phương pháp quản lý trước đây. Điều quan trọng hàng đầu bây giờ là sự tin tưởng 2 chiều xuất phát từ cả người lãnh đạo và nhân viên công ty.
