Mọi người đều muốn làm việc hiệu quả hơn. Nhưng trong thế giới hiện đại, việc duy trì sự tập trung lại khó hơn bao giờ hết. Bạn có rất nhiều việc phải làm. Có email để trả lời, các cuộc họp để tham dự, các dự án cần hoàn thành và thời hạn để gặp. Bạn đang cảm thấy chán nản khi nghĩ về danh sách dài những việc cần làm đang treo lơ lửng trên đầu.
Có những ngày bạn phải làm việc tới 10 –12 tiếng nhưng lại cảm thấy mình chẳng làm được gì nên hồn. Bạn cứ kè kè bên cái điện thoại và liên tục kiểm tra email và thông báo của Facebook.
Bạn đã quyết định rằng lối thoát duy nhất là vượt qua, đó chính là làm việc nhiều giờ cho đến khi bạn hoàn thành các danh sách công việc cần làm trong ngày của mình. Để hoàn thành, bạn sẽ bỏ qua giờ nghỉ trưa, làm cả ngày lẫn đêm có thể một hoặc hai đêm, và thậm chí làm việc vào cuối tuần.
Nhìn bề ngoài, logic đó có lý. Thật dễ dàng để cho rằng năng suất của bạn tăng lên khi bạn tuân theo một lịch trình làm việc không ngừng nghỉ. Thời gian làm việc nhiều hơn có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn, phải không?
Không hẳn. Có vẻ như ngược lại, có một số nghiên cứu khẳng định không phải cứ làm thêm nhiều giờ, làm không ngừng nghỉ lại là đúng: Bạn sẽ nhận thấy năng suất của mình tăng lên nhiều hơn khi bạn làm việc ít giờ hơn.
Một nghiên cứu từ Đại học Stanford đã phát hiện ra rằng mức năng suất giảm nghiêm trọng khi bạn làm việc hơn 50 giờ mỗi tuần. Và nếu bạn làm việc nhiều hơn 55 giờ, năng suất của bạn sẽ giảm đi rất nhiều, những giờ làm thêm mà bạn bỏ ra thậm chí không hoàn thành được gì cả.
Nghiên cứu cho thấy những người làm việc 70 giờ mỗi tuần nhận được lượng công việc tương đương với những người làm việc 55 giờ. Làm thế nào điều đó có thể là sự thật? Dưới đây là bốn lý do tại sao bạn làm việc năng suất hơn luôn tự chủ để dù làm việc trong thời gian ngắn hơn.
4 cách tăng năng suất làm việc mà không cần phải làm nhiều giờ
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hiệu quả hơn
Bạn ngồi vào bàn làm việc vào một buổi sáng thứ Hai. Bạn biết rằng sẽ phải làm việc trong ít nhất 10 giờ làm việc vào ngày hôm đó, chưa kể đến toàn bộ phần còn lại của tuần làm việc đang trải dài trước mặt bạn. Bạn lập danh sách công việc cần làm mỗi ngày, và bắt đầu thực hiện công việc?
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn sẽ đi từ những công việc dễ dàng hơn. Bạn sẽ trả lời email hoặc điền vào báo cáo chi phí của mình, bởi vì những nhiệm vụ đó là những công việc thực hiện đơn giản. Các công việc này không đòi hỏi nhiều sức lực, căng thẳng hay năng lượng sáng tạo. Nhưng đây là vấn đề khi bạn liên tục bắt đầu với những thứ dễ nhất, thay vì những công việc quan trọng nhất: Cuối cùng bạn sẽ cạn kiệt thời gian và năng lượng.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ kết thúc ngày làm việc hoặc tuần làm việc của mình mà không đạt được bất kỳ tiến bộ nào đối với những việc quan trọng cần làm có ảnh hưởng tới năng suất. Và thậm chí tệ hơn, bạn đang làm tổn hại đến việc học tập, phát triển và thậm chí cả hiệu suất lâu dài của chính mình trong quá trình phát triển của bản thân
Trong một bài báo đăng trên Quartz, Corinne Purtill – Nhà báo, nhà nghiên cứu khoa học hành vi và quản lý đã viết : “Trong ngắn hạn, hoàn thành những công việc tương đối đơn giản hơn giúp giảm khối lượng công việc nhanh hơn. “Nhưng bằng cách mặc định những công việc mà chúng ta tự tin có thể hoàn thành, chúng ta đã bỏ qua cơ hội học cách làm những công việc khó khăn hơn một cách hiệu quả.”
Vậy điều này có liên quan gì đến giờ làm việc của bạn? Chà, khi bạn biết mình có một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành công việc, bạn sẽ nhiều khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả để tận dụng tốt nhất thời gian bạn có.
Để hỗ trợ cho việc lên kế hoạch công việc ưu tiên quan trọng mà không cần mất quá nhiều thời gian. Bạn nên ứng dụng công nghệ vào việc quản lý công việc. Đơn cử như sử dụng hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE, bạn sẽ quản lý được công việc tổng thể không chỉ của mình mà còn nắm bắt được chi tiết công việc nhóm, phòng ban của bạn. WEONE giúp bạn lập kế hoạch thông minh, chọn mức độ ưu tiên công việc, hệ thống tự động nhắc nhở cảnh báo khi công việc có nguy cơ chậm trễ deadline. Bạn sẽ cảm thấy cấp bách hơn, vì vậy bạn sẽ tập trung nỗ lực hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả.
->>>> Tìm hiểu tính năng quản lý công việc của WEONE TẠI ĐÂY
Ngưng trì hoãn công việc
Giả sử quay lại tình huống ban đầu: Bạn biết rằng bạn có một ngày làm việc trước mắt 10 giờ. Động lực nào để bạn ngồi vào bàn làm việc ngay lập tức và bắt đầu làm việc? Vấn đề là chúng ta không phải lúc nào cũng có nhiều năng lượng để làm việc cả ngày được. Bạn không thể ngày nào cũng chạy như chú thỏ Energizer được. Kiệt sức là việc không thể tránh khỏi. Vì vậy, bạn sẽ uống một ly cà phê khác, trò chuyện với đồng nghiệp và bắt đầu công việc của mình một cách khá chậm rãi.
Thay vào đó, hãy tưởng tượng điều này: Bạn chỉ có một giờ để hoàn thành công việc. Đặt thời hạn cho công việc sẽ tạo động lực và thúc đẩy bạn nghĩ ra những sáng kiến hoàn thành công việc một cách nhanh nhất. Đồng thời, khi bạn biết thời gian kết thúc làm việc đang lao về phía mình như một con tàu đang tăng tốc, bạn sẽ ngừng trì hoãn và cố gắng hoàn thành nhiều công việc nhất có thể.
Có rất nhiều yếu tố tâm lý khi nói đến hiệu quả của thời hạn, nhưng phần lớn liên quan đến định luật Yerkes-Dodson, quy luật này nói rằng hiệu suất của chúng ta tăng lên khi sự hưng phấn của chúng ta tăng lên. Ít nhất, điều đó đúng ở một điểm nào đó. Nếu bạn bị quá tải, hiệu suất của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
Tuy nhiên, có một lưu ý: Đừng để cảm giác cấp bách đó đẩy bạn vào cái bẫy của việc chỉ vượt qua những nhiệm vụ dễ dàng như chúng ta đã thảo luận ở trên. Hãy đảm bảo rằng bạn tiếp tục ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trước hết bất kể thời gian làm việc của bạn ngắn đến mức nào.
Bạn bớt choáng ngợp và căng thẳng hơn
Hãy nhớ lại lần cuối cùng bạn trải qua một ngày làm việc dài đến nực cười. Bạn cảm thấy thế nào khi kết thúc nó? Kiệt sức? Lộn xộn? Choáng ngợp? Bực bội? Tất cả những điều trên?
Khi bạn quay trở lại bàn làm việc vào ngày hôm sau, có lẽ rất khó để tập hợp động lực để tiếp tục làm việc bạn vừa được tiêu thụ hết năng lượng của mình.
Không thể phủ nhận rằng thời gian làm việc dài khiến họ thiệt hại về tinh thần, cảm xúc và thậm chí cả thể chất. Tổ chức Y tế Thế giới thậm chí đã xếp tình trạng kiệt sức là một “hiện tượng nghề nghiệp” vào tháng 5 năm 2019.
Thời gian làm việc ngắn hơn mang lại cho nhân viên nhiều thời gian hơn để làm những việc họ thích cho dù đó là theo đuổi sở thích, dành thời gian cho gia đình hay tất cả những việc trên. Và hạnh phúc thực sự làm tăng năng suất. Một nghiên cứu từ Đại học Warwick cho thấy hạnh phúc làm cho mọi người làm việc hiệu quả hơn khoảng 12%.
Duy trì sự tập trung
Ngay cả khi bạn dành 10 giờ đồng hồ, bạn có thể sẽ không làm việc trong toàn bộ thời gian đó. Đó là bởi vì việc duy trì sự tập trung khiến não bộ của chúng ta mệt mỏi, chúng ta không thể tập trung quá nhiều thời gian được.
Điều đó có lẽ giải thích tại sao những người làm việc 70 giờ mỗi tuần không hoàn thành nhiều việc hơn so với những người làm việc 55 giờ.
Bằng cách làm việc trong thời gian ngắn hơn, bạn sẽ giúp não bộ của mình dễ dàng điều khiển công việc trước mắt. Điều đó dẫn đến một số lợi ích khác, chẳng hạn như độ chính xác cao hơn và hiệu quả làm việc cũng được cải thiện.
Một nghiên cứu về các bác sĩ và y tá cho thấy làm việc nhiều giờ hơn dẫn đến nhiều sai sót hơn, và một nghiên cứu khác kết luận rằng thời gian dài làm tăng nguy cơ chấn thương nghề nghiệp.
Vì vậy, khi làm việc ít giờ hơn, không chỉ giúp tăng năng suất với sự tập trung cao độ hơn mà còn tiết kiệm được thời gian cần thiết để sửa chữa những sai lầm mà bạn đã mắc phải khi năng lượng tinh thần của bạn đã cạn kiệt.
Không có gì ngạc nhiên khi ngày càng nhiều người sử dụng lao động đang hướng tới tuần làm việc bốn ngày và kết quả là đã gặt hái được nhiều lợi ích. Việc Microsoft thử nghiệm một tuần làm việc kéo dài 4 ngày ở Nhật Bản dẫn đến việc tăng năng suất lên tới 40%.
Xem thêm bài viết:
5 bí quyết hoàn thành công việc đúng thời hạn mà không làm đội nhóm của bạn kiệt sức
Cách quản lý hiệu quả khối lượng công việc giúp nâng cao năng suất làm việc
Tuy nhiên, để thực hiện được điều này cần phải có 1 công cụ quản lý công việc hiệu quả. Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE với phân hệ quản lý công việc tự động sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên nắm bắt được chi tiết công việc, phân bổ & giao việc rõ ràng, tự động cảnh báo, nhắc nhở tình trạng công việc, báo cáo tự động, cập nhật thông tin 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và năng cao năng suất.
Tìm hiểu chi tiết các tính năng của WEONE tại đây.
Đăng ký demo miễn phí WEONE bằng cách liên hệ:
Hotline 0904 805 255
Email: support@weone.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/fsiweone
Website: www.weone.vn
