KPI (Key Performance) là chỉ số đo đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên. Thông qua chỉ số này người quản lý có thể nắm được năng lực, hiệu quả hoàn thành công việc cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Chỉ số KPI là có thể coi là động lực hiệu quả để giúp nhân viên làm việc tốt hơn, ngày càng tiến bộ hơn trong công việc. Vậy KPI cho nhân viên hành chính gồm những mục nào? Cùng FSI xây dựng mẫu KPI cho nhân viên hành chính chuẩn, hiệu quả nhất.
Tùy theo mục đích riêng mà KPI có thể đề ra với một nhân viên, nhóm, phòng ban,… Thông thường với mỗi vị trí đều có bản mô tả công việc, kế hoạch làm việc chi tiết theo từng tuần, từng tháng để đánh giá được hiệu quả làm việc của vị trí đó.
Với chỉ số KPI có thể giúp nhà quản lý nắm bắt được công việc, cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, cải thiện văn hoá doanh nghiệp.
Chỉ tiêu mẫu KPI cho nhân viên hành chính
Trong KPI nhân viên hành chính thì có 3 chỉ số chính là tuyển dụng, đào tạo, các chỉ số khác. Tuy nhiên tùy theo từng công việc cụ thể mà chỉ số này có tỷ lệ khác nhau.
Chỉ số tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp là một trong những công việc của nhân viên hành chính. Vì vậy nên vốn dĩ sự xuất hiện của những chỉ số KPI là một trong những nhân tố quan trọng không thể thiếu trong bảng đánh giá nhân viên phòng hành chính nhân sự.
Chi phí, thời gian tuyển dụng nhân sự số lượng CV nhận được trên mỗi kênh truyền thông (Facebook, YouTube, web tuyển dụng,…). Từ đó có thể biết được số lượng phỏng vấn được thực hiện. Ngoài ra số lượng nhân viên mới trên toàn bộ nhân sự cũng sẽ góp phần đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên hành chính.
| Xem thêm: Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức |
Chỉ số đào tạo
Sau khi tuyển dụng nhân viên mới, họ cần được bồi dưỡng, rèn luyện để có thể từ đó hòa nhập với văn hoá làm việc của doanh nghiệp. Thông qua đào tạo phải làm thế nào để có thể đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên hành chính? Câu trả lời là: chúng ta cần có những chỉ số cụ thể. Chỉ số, tiêu chuẩn càng cụ thể thì việc đánh giá càng trở nên khách quan hơn, chi tiết hơn.
Những chỉ số đánh giá liên quan tới việc đào tạo:
- Chi phí đào tạo nhân viên so với tổng tiền lương
- Tỷ lệ nhân viên được đào tạo so với tổng số nhân sự của doanh nghiệp
- Số giờ đào tạo nhân viên đã cân đối, phù hợp hay chưa
- Mức độ hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo
- Số lượng nhân viên sau khi đào tạo làm việc lâu dài với doanh nghiệp
- Chất lượng công việc sau đào tạo của nhân viên.
Chỉ số khác trong KPI hành chính cho doanh nghiệp
Công việc của một nhân viên hành chính không chỉ có tuyển dụng và đào tạo. Bên cạnh những công việc đó họ còn đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính ( thực hiện công tác soạn thảo, quản lý, sắp xếp, lưu trữ văn bản, hồ sơ; xử lý thư đi và thư đến; sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp,…), quản lý thiết bị,…
Bởi vậy nên năng lực của mỗi nhân viên hành chính, hiệu quả công việc của họ cũng là những thang đo để đánh giá họ. Cùng với đó, thái độ làm việc cũng là một yếu tố không thể bỏ qua. Thái độ này sẽ được nhìn nhận thông qua thời gian đi làm muộn, thời gian xin nghỉ phép,…
Một số doanh nghiệp còn thông qua các buổi hội thảo, học tập để đánh giá nhân viên trong công ty mình.
Trên đây có thể thấy để đánh giá được nhân viên hành chính nhân sự cần phải thông qua rất nhiều chỉ tiêu. Vì vậy nên để lựa chọn chỉ tiêu phù hợp cần phải căn cứ dựa trên quy mô, mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp bạn.
Cách xây dựng mẫu KPI cho nhân viên hành chính
Mục tiêu rõ ràng, thực tế
Trước khi xây dựng KPI riêng cho nhân viên phòng chính nhân sự cần vạch ra những mục tiêu rõ ràng.
Cần có một lưu ý quan trọng đó chính là những KPI đề ra cho nhân viên không nên quá cao. Nó cần phải đưa ra sao cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn trong giai đoạn đó của công ty. Chứ không phải được đề ra theo mong ước chủ quan, thiếu căn cứ của người lãnh đạo.
Việc đưa ra những yêu cầu quá cao sẽ dễ làm nhân viên cảm thấy áp lực, nản lòng và nhanh chóng muốn rời bỏ công việc của mình.
KPI hiệu quả là những KPI khiến nhân viên cảm thấy họ đang làm việc hiệu quả và họ thoải mái để dựa vào đó phát triển bản thân.
Theo dõi thường xuyên để điều chỉnh
Cần phải theo dõi thường xuyên phương pháp đạt tới KPI của nhân viên để:
- Phát hiện, tuyên dương những phương pháp đạt tới KPI hiệu quả của những nhân viên tiêu biểu từ đó lan rộng cho những nhân viên khác cùng học hỏi – mọi người cùng nhau tiến bộ.
- Nắm bắt, phát hiện những khó khăn vướng mắc của nhân viên, kịp thời điều chỉnh và đưa ra những định hướng phù hợp.
- Phát hiện, bồi dưỡng những nhân viên giỏi, tiềm năng để cống hiến cho công ty.
Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên hành chính
Việc xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên đặc biệt là nhân viên hành chính là vô cùng quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp rất nhiều khó khăn:
- KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: làm doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng.
- Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả: không quan tâm đề ra phương án, công việc cần thiết để đạt tới kết quả ấy làm nhân viên hoang mang, khó nắm bắt công việc.
- KPIs mơ hồ không thể đo lường được, không xác định thời hạn rõ ràng.
Đứng trước nhiều khó khăn đó, những giải pháp chuyển đổi số sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhiều hơn nhằm hỗ trợ nhân viên hành chính trong quá trình thực hiện công việc hoàn thành KPI. Việc theo dõi, giám sát, quản thúc công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
FSI – nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam sẽ giúp mọi doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực phát triển, vươn tới thành công. Giữa tình hình dịch bệnh phức tạp, chuyển đổi số là hướng đi đúng đắn.
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Hotline: 0904 805 255
Email: support@fsivietnam.com.vn
Website: fsivietnam.com.vn
