Ông Nguyễn Hùng Sơn – Tổng giám đốc Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển công nghệ FSI
– Trong cuộc cách mạng chuyển đổi số hiện nay, cụm từ “Start Smart” – Khởi động thông minh đang được nhiều doanh nghiệp nhắc tới. Theo ông, “Start Smart” là như thế nào, và tại FSI “Start Smart” đã diễn ra như thế nào?
Hiểu đơn giản, Start Smart là việc lựa chọn điểm bắt đầu thông minh. Nghĩa là trong số rất nhiều vấn đề của doanh nghiệp như con người, cách thức vận hành, quy trình, chính sách, chiến lược,… doanh nghiệp cần xác định đâu là vấn đề nhức nhối nhất của mình hay đâu sẽ là yếu tố quyết định thúc đẩy tăng trưởng của doanh nghiệp, để bắt tay vào chuyển đổi từ đó.
Cũng có một số đơn vị dùng cụm từ Start Smart và đề cao tính quan trọng của nó. Tuy nhiên bằng kinh nghiệm thực tiễn của mình, tại FSI chúng tôi áp dụng phương pháp mở rộng hơn gọi là “Start Smart and Scale Fast”. Trong đó, Scale Fast nghĩa là nhân rộng nhanh. Và với buổi phỏng vấn hôm nay, tôi sẽ tập trung vào cụm từ “Start Smart”.
Tại FSI, sau khi nghiên cứu đánh giá doanh nghiệp mình, chúng tôi lựa chọn Start Smart bắt đầu ở 2 điểm: Thứ nhất là triển khai module quản lý kinh doanh, mục tiêu là giúp tăng trưởng doanh số; Thứ hai là số hoá quy trình tác nghiệp nội bộ để giảm thiểu sự chậm trễ, gây phiền phức lãng phí do các quy trình thủ công hiện tại gây ra.
Vì xác định 2 hoạt động này chính là “Start Smart” của FSI nên mặc dù công việc hiện tại rất bận rộn, ban lãnh đạo cũng vẫn rất quyết tâm để thực hiện chuyển đổi. Chúng tôi đã xây dựng một ban quản lý dự án riêng biệt cho hoạt động này, và đánh giá mực độ ưu tiên số 1 cho dự án. Bên cạnh việc hỗ trợ, giám sát thường xuyên của Ban lãnh đạo, chúng tôi cũng đẩy mạnh truyền thông về vai trò, lợi ích của dự án này cho các nhân viên của FSI nhận được sự tham gia tích cực của nhân sự.
– Sau khi đã lựa chọn được “Start Smart” rồi, thì FSI bắt tay triển nó như thế nào?
Với quan điểm: “Sẽ chuyển đổi từ những hành động, nghiệp vụ nhỏ nhất căn cứ từ hiện trạng của mình!”. Nên ban đầu chúng tôi lựa chọn triển khai thí điểm tại 2 bộ phận của công ty là bộ phận hành chính nhân sự và bộ phận kinh doanh.
Tại bộ phận hành chính nhân sự, thực hiện chuyển đổi các quy trình đơn giản, sử dụng thường xuyên trước như: thủ tục xin nghỉ phép, đặt xe, đăng ký phòng họp, đăng ký email… còn bộ phận kinh doanh thực hiện chuyển đổi quy trình tạm ứng đi công tác, xây dựng module quản lý kinh doanh nội bộ mà bước đầu chỉ tập trung vào việc cập nhật thông tin kinh doanh phục vụ ra báo cáo thay cho excel và email.
Sau khi lựa chọn triển khai thử nghiệm, chỉ cần một cái “click chuột”, những người thực hiện sẽ hoàn thành một yêu cầu, cũng một click chuột sẽ hoàn thành khâu xử lý. Vậy là những cái vướng trước đây được giải quyết, giúp tiết kiệm 80% thời gian thực hiện và tiết kiệm thêm 30-40% công sức lao động so với phương thức truyền thống.
– Vậy trong quá trình triển khai, FSI có gặp vấn đề khó khăn nào không?
Chắc chắn là có, bắt tay làm mới thấy việc chuyển đổi số không đơn giản như hình dung ban đầu. Chúng tôi đã kỳ vọng có thể chuyển đổi thành công nhanh chóng, nên tiến độ dự án đặt ra rất gấp. Chính vì vậy, những module đầu tiên triển khai xong gặp khá nhiều vấn đề như: Phần mềm chạy không ổn định do khâu kiểm tra chưa kỹ, nhân sự chưa có thói quen sử dụng các công nghệ mới này, nên thường xuyên “bỏ quên” việc duyệt yêu cầu công việc trên hệ thống dẫn đến quy trình không chạy hoặc chạy chậm hơn cách làm cũ khiến nhân sự nản không muốn làm.
Thực tế này khiến có giai đoạn dự án gần như dậm chân tại chỗ trong một thời gian. Đã có thời điểm đội ngũ kinh doanh gần như “chống đối” không muốn nhập dữ liệu dự án lên hệ thống, đội ngũ nhân sự thì lờ đi các yêu cầu online và vẫn dùng bản giấy hay email để xác nhận công việc.
– Ông có thể chia sẻ, FSI đã hóa giải những khó khăn và cả sự “chống đối” như thế nào?
Ban quản lý dự án đã phải tổ chức nhiều cuộc họp để rút kinh nghiệm. Với mỗi module đưa ra đều được kiểm tra kỹ, đào tạo hướng dẫn cụ thể trước khi đưa mỗi module vào hoạt động. Khi phát sinh lỗi, chúng tôi sẽ tiếp nhận giải quyết ngay qua đầu mối nhân sự chuyên trách của Ban Chuyển đổi số.
Cùng với đó, chúng tôi xác định để đưa các quy trình thủ công lên online gồm 2 giai đoạn:
Giai đoạn một dành từ 2 tuần đến 1 tháng để chạy cùng lúc cả quy trình Online và quy trình thủ công như trước đây để mọi người làm quen với phần mềm, và không làm gián đoạn với tới công việc.
Giai đoạn hai, sẽ chính thức dừng áp dụng các quy trình trên giấy. Lãnh đạo dừng việc ký duyệt hồ sơ giấy, nhân viên bắt buộc phải làm thủ tục online, nếu chưa thành thạo thì có người hướng dẫn cầm tay chỉ việc.
Đồng thời, FSI cũng ban hành quy định tác nghiệp qua ứng dụng trên điện toán đám mây. Ở giai đoạn này, ai vi phạm sẽ có chế tài xử lý, ai làm tốt sẽ được khen thưởng xứng đáng.
– Được biết chuyển đổi số luôn gắn liền với nỗi lo bảo mật, tại FSI có gặp phải vấn đề này không, và FSI đã xử lý như thế nào?
Ở giai đoạn đầu, nhân viên kinh doanh chưa hiểu nên lo lắng thông tin của mình không được bảo mật. Để giải quyết nỗi lo lắng này, chúng tôi đã phải giải thích, truyền thông rõ ràng về cơ chế bảo mật của hệ thống để mọi người hiểu mức độ an toàn còn cao hơn rất nhiều so với việc tự lưu giữ dữ liệu trên máy tính cá nhân.
– FSI đã áp dụng đồng bộ khá nhiều giải pháp để có thể chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Vậy đến thời điểm hiện tại kết quả FSI đạt được sau khi chuyển đổi số là như thế nào?
Chúng tôi xác định chuyển đổi số là một quá trình lâu dài, nên ở giai đoạn hiện tại, FSI cũng chưa tính là chuyển đổi số xong, chúng tôi mới chỉ đang hoàn thành chuyển đổi số ở 2 điểm khởi đầu thông minh Start Smart.
Đến thời điểm hiện tại về doanh thu thì chưa thấy tăng trưởng, vì nó phụ thuộc nhiều yếu tố như nhận sự, quản lý, chính sách, sản phẩm,… chứ không phải đưa phần mềm vào là tăng doanh thu ngay được. Nhưng về mặt chi phí đã thấy có những thay đổi rõ rệt.
Việc chuyển sang mô hình không giấy giúp giảm chi phí văn phòng là điều dễ nhìn thấy nhất. Bên cạnh đó, khi có hệ thống báo cáo online, nhân sự phụ trách làm báo cáo kinh doanh được giảm tải thời gian làm việc, vì hệ thống đã có báo cáo tự động. Từ đó chúng tôi cắt giảm thêm được một phần chi phí nhân sự, hệ thống công ty cũng bớt cồng kềnh hơn, nên chi phí quản lý cũng được tiết kiệm.
– Ông có thể chia sẻ thêm về kế hoạch chuyển đổi số cho doanh nghiệp trong thời gian tới?
Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ vẫn tiếp tục chọn lựa và đưa các quy trình, nghiệp vụ truyền thống lên online. Đồng thời, với các ứng dụng số đã triển khai thành công, sẽ áp dụng “Scale Fast” nhân rộng nhanh lên toàn hệ thống.
– Rất cám ơn ông về những chia sẻ của mình. Hi vọng rằng, với những quyết định đúng đắn của mình, FSI sẽ nhanh chóng tăng trưởng và phát triển hơn nữa trong tương lai. Đồng thời, cũng rất mong sẽ được ông chia sẻ thêm về bước tiếp theo của “Start Smart” là “Scale Fast” trong một buổi phỏng vấn gần đây.
Chắc chắn rồi!
