Sáng ngày 29.9.2020, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI đã tham dự Hội thảo “Lưu trữ số và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tại Hội trường Cục văn thư – lưu trữ, 12 Đào Tấn, Hà Nội.
Toàn cảnh buổi Hội thảo “Lưu trữ số và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Hội thảo được tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến lưu trữ số: Định hướng lưu trữ số tại Việt Nam theo Quyết định số 458/QĐ TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng; Trách nhiệm của các cơ quan ban ngành đối với nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số; Quản lý, lưu trữ tài liệu số dưới góc nhìn của cơ quan nhà nước về lĩnh vực công nghệ thông tin,…
Tham dự hội thảo có 130 Đại biểu thuộc nhiều bộ, ngành, cơ quan trung ương: văn phòng quốc hội, văn phòng chính phủ, văn phòng nội bộ. Bộ nội vụ, Bộ tài chính, Khoa học công nghệ, Đại biểu Sở nội vụ/Chi cục văn thư – lưu trữ các tỉnh trực thuộc Trung ương, Đại biểu cục văn thư và lưu trữ nhà nước và các trung tâm lưu trữ quốc gia,….
Lưu trữ số nhu cầu tất yếu của thời đại
Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Tuy nhiên, phương pháp lưu trữ truyền thống đang trở nên kém hiệu quả vì khối lượng tài liệu cần lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày càng nhiều lên nếu chỉ áp dụng cách quản lý đơn thuần sẽ gây khó khăn cho bộ phận văn thư mỗi khi tìm kiếm, truy xuất thông tin, thậm chí còn có thể tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất thoát trong quá trình sử dụng. Do đó, để việc quản lý và lưu trữ tài liệu hiệu quả hơn cần phải thay đổi phương thức hoạt động theo hướng hiện đại, minh bạch thông qua sử dụng những giải pháp số hóa, chuyển đổi số.
Hiểu được điều đó, hiện nay nhiều đơn vị doanh nghiệp đã nghiên cứu và đưa ra nhiều giải pháp hữu ích giúp giải quyết bài toán khó của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử giúp tổ chức giải quyết khó khăn trong vấn đề lưu trữ
Các giải pháp lưu trữ số hiệu quả cho ngành Văn thư lưu trữ
Xuất phát từ những vấn đề lưu trữ truyền thống, FSI – Nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam đã đưa đến Hội nghị: “Lưu trữ số và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân” các giải pháp công nghệ mới nhất cho việc quản lý tài liệu văn thư hiệu quả gồm: Giải pháp tạo lập hồ sơ số theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử DocEye theo tiêu chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP nhằm tháo gỡ những vướng mắc và giải quyết vấn đề lưu trữ tài liệu, giúp rút ngắn thời gian và nhân lực cho công tác số hoá của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Giải pháp tạo lập hồ sơ số theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, ISO 9001:2005
Giải pháp tạo lập hồ sơ số được FSI giới thiệu tại Hội thảo thu hút sự quan tâm của nhiều khách mời tham gia
Giải pháp tạo lập hồ sơ số tuân thủ ISO/IEC 27001:2013 – tiêu chuẩn an ninh thông tin và ISO 9001:2015 – tiêu chuẩn quản lý chất lượng được chứng nhận bới DAS Vương quốc Anh. Toàn bộ quy trình đều được thực hiện khép kín thông qua phần mềm số hóa dữ liệu D-IONE do FSI nghiên cứu và phát triển. Phần mềm có thể tùy biến linh hoạt tùy theo yêu cầu đặc thù của từng dự án.
Bên cạnh đó, giải pháp tạo lập hồ sơ số được tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE cho phép nhận dạng chữ Tiếng Việt chính xác trên 95%. IONE ứng dụng cơ chế học máy (Machine learning), AI,… giúp tăng độ chính xác trong quá trình bóc tách thông tin khi nhập liệu, nhờ đó việc tạo lập cơ sở dữ liệu lớn (Big Data) trở nên đơn giản, tiết kiệm chi phí hơn nhiều lần so với phương pháp nhập liệu thủ công.
Từ đó, tài liệu sau khi áp dụng giải pháp tạo lập hồ sơ số sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, nhằm hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy tờ
Phần mềm quản lý văn thư – lưu trữ điện tử DocEye – Phần mềm theo tiêu chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP
DocEye là sản phẩm hướng đến việc tin học hóa công tác quản lý văn bản và phân công, theo dõi, xử lý công việc trực tiếp trên môi trường mạng cho các cơ quan, tổ chức. Phần mềm sở hữu nhiều lợi ích nổi bật như: Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu; tạo lập quy trình quản lý, theo dõi – truy xuất tài liệu giúp giảm thiểu thời gian, công sức cho người sử dụng trong toàn bộ quy trình xử lý văn bản, bảo mật tài liệu an toàn,…
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo thông minh vào Phần mềm quản lý văn thư – lưu trữ điện tử DocEye là giải pháp ấn tượng tạo nên được thành tích trong việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ một cách khoa học và thông minh
DocEye được thiết kế logic, khoa học, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, nhằm hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy tờ
Theo đánh giá của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, toàn bộ cấu trúc, chức năng của DocEye do FSI phát triển phù hợp với những yêu cầu của Thông tư 02/2019/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP với những tiêu chuẩn cốt lõi như: quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản, bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa các Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, hình thức chữ ký số trên tài liệu điện tử, DocEye đều đáp ứng tốt.
Ngoài ra, phần mềm còn được tích hợp công nghệ bóc tách IONE để số hóa và biên tập tự động; Các trường thông tin biên mục và quản lý được quy định theo Thông tư 02/2019/TT-BNV; Tích hợp với các hệ thống QLVB để tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử, lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn. Đặc biệt, hệ thống có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc, giúp nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách.
Tại Hội thảo, các sản phẩm được FSI giới thiệu đã thu hút được sự quan tâm của nhiều quan khách tham gia. Hầu hết mọi đều có đánh giá tích cực về những tính năng và lợi ích mà những giải pháp này mang lại, đồng thời bày tỏ hy vọng, những sản phẩm như vậy sẽ tiếp tục được nhân rộng và phát triển mạnh mẽ hơn trong thời gian tới, giúp mang lại nhiều bước đột phá trong xây dựng Chính quyền điện tử nói chung và ngành Văn thư lưu trữ nói riêng.
