Theo số liệu báo cáo tình hình kinh tế – xã hội tháng 4 và 4 tháng đầu năm 2021 do Tổng cục Thống kê vừa công bố “Tính đến tháng 5/2021 có 59,8 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể và hoàn tất thủ tục giải thể, tăng 23% so với cùng kỳ năm 2020 Như vậy trung bình mỗi tháng có gần 12 nghìn doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường.”
Dịch COVID-19 tiếp tục tác động tiêu cực với các doanh nghiệp
Đây chính là những hệ quả mà Covid-19 gây ra khi nó một lần nữa quay trở lại vào đầu năm nay và gây ra những ảnh hưởng tồi tệ đến toàn bộ nền kinh tế. Các hoạt động kinh doanh đều bị đình trệ. Những doanh nghiệp đang trong quá trình phục hồi sau sự tác động của dịch bệnh vào năm ngoái lại tiếp tục phải gồng gánh thêm đợt dịch khác dẫn đến kiệt quệ.
Trước tình hình này, mặc dù nhiều doanh nghiệp đã rút kinh nghiệm và nhanh nhạy hơn khi nhanh chóng cho nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo sức khỏe và hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu mới bắt đầu bắt tay vào áp dụng làm việc từ xa thì doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi bỡ ngỡ và gặp những rắc rối liên quan đến quản lý, giao tiếp, đánh giá,…
Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi làm việc từ xa
“Khoảng cách” khiến việc quản lý khó khăn hơn!
Những ngày đầu làm việc từ xa, hầu như doanh nghiệp nào cũng tận dụng các công cụ truyền thống như Email, Zalo, Messenger, WhatsApp, Excel,… để báo cáo và trao đổi công việc. Tuy nhiên, sau một thời gian thì việc sử dụng nhiều ứng dụng đơn lẻ như này lại bắt đầu lộ rõ những bất cập: liên kết rời rạc, công việc hay bị trôi, loãng thông tin,…
Các cấp quản lý gặp trở ngại khi bao quát khối lượng và tiến độ công việc của từng nhân viên. Luôn phải theo sau nhân viên để nhắc nhở, đốc thúc. Bị động khi phải chờ nhân viên báo cáo mới nắm được tình hình.
Nhân viên cũng gặp nhiều khó khăn khi phải mất nhiều thời gian để đọc và trả lời tin nhắn của sếp. Khối lượng công việc nhiều, được giao liên tục nhưng không biết đâu mới là công việc quan trọng cần làm trước. Thậm chí, nhiều trường hợp mọi người còn bị lỡ việc do tin nhắn giao việc bị trôi mất. Luồng phối hợp công việc giữa các cá nhân và bộ phận cũng bị tắc nghẽn và thường xuyên xảy ra mâu thuẫn,…
Các cuộc họp đánh giá bị ngưng hoặc hủy bỏ
Trước dịch bệnh, hầu hết các công ty đều tổ chức các cuộc họp hàng tuần/tháng/quý để đánh giá tiến độ và chất lượng công việc của nhân sự, đưa ra phương án giải quyết và hỗ trợ kịp thời.
Tuy nhiên, sau khi bắt đầu remote-working, các cuộc họp, cuộc gặp dường như bị tạm hoãn “vô thời hạn”. Doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp truyền thống như trước. Các cuộc gặp gỡ khách hàng cũng bị dời lại.
Trước tình hình đó, một số doanh nghiệp đã nhanh nhạy sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến để đảm bảo các cuộc họp của công ty vẫn diễn ra đều đặn. Tuy nhiên, một số ứng dụng họp lại bị giới hạn về số người tham gia hoặc hay một số khác lại không đảm bảo về tính bảo mật. Điều này tiếp tục đặt ra các thách thức cho tổ chức.
Bộ đôi công cụ giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn mùa dịch
WEONE – nền tảng quản trị doanh nghiệp từ xa toàn diện
WEONE là hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp tự động, cung cấp một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp từ xa toàn diện từ nhân sự cho đến quy trình làm việc.
WEONE cho phép nhà quản lý thiết lập và quản lý toàn bộ quy trình vận hành
Với hệ thống WEONE, doanh nghiệp hoạt động quản lý và quy trình doanh nghiệp sẽ được vận hành trơn tru:
Giao việc – theo dõi – tổng hợp – báo cáo công việc trên một hệ thống
Phần mềm giúp hạn chế việc sót tin, trôi công việc khi sử dụng nhiều ứng dụng một lúc. Thay vào đó, toàn bộ quá trình giao – nhận việc sẽ được thực hiện trên một nền tảng duy nhất.
Lãnh đạo không cần phải lúc nào cũng chạy theo nhân viên hỏi công việc đến đâu rồi, bao giờ thì xong, hiệu quả thế nào. WEONE sẽ giúp cấp trên theo sát được toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên, từ khâu tiếp nhận thông tin, tiến độ công việc cho đến báo cáo kết quả.
Nhân viên cũng chủ động hơn khi sắp xếp thời gian và hệ thống được những công việc quan trọng cần ưu tiên làm trước. Đồng thời báo cáo tiến độ công việc realtime trên hệ thống để quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá.
Phân luồng quy trình rõ ràng
Sẽ không còn tình trạng các phòng ban, nhân viên đổ lỗi cho nhau làm tắc nghẽn luồng công việc nữa. Với hệ thống quy trình được xây dựng khoa học, trong mỗi giai đoạn của quy trình, từng đầu việc đều được gắn thẻ nhân viên/phòng ban phụ trách, những người phối hợp, thời gian cụ thể.
Chính vì vậy, lãnh đạo sẽ nắm được ngay: Danh sách công việc đã giao, deadline đi kèm, luồng phối hợp, tài liệu được chia sẻ,….
Giải pháp họp trực tuyến P-IONE
P-IONE là phần mềm họp không giấy giúp tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng. Hiện P-IONE đang được nhiều đơn vị ứng dụng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
P-IONE được xây dựng nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả cuộc họp, kết nối mọi thành viên tham gia mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, khoảng cách, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng
Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo cuộc họp, nhắn họp, thông báo đến đối tượng cần họp trực tuyến; Ghi âm, ghi hình cuộc họp; Chat; : chia sẻ hình ảnh, tập tin, văn bản, file âm thanh, video nhanh chóng trao đổi trực tuyến trong thời điểm diễn ra cuộc họp ở bất kỳ đâu miễn là có Internet. Bên cạnh đó, P-IONE cũng cho chất lượng hình ảnh rõ nét, mặt đối mặt và có thể chia sẻ video màn hình chất lượng cực cao, tốc độ tin nhắn nhanh. Ngoài ra, ứng dụng này hiện đã có mặt đủ trên cả Android và IOS, tiện lợi cho mọi cá nhân cài đặt sử dụng.
Lợi thế của P-IONE này là nó không hề giới hạn số lượng người tham gia họp. Đồng thời, thông tin trao đổi trong cuộc họp cũng được bảo mật an toàn tuyệt đối do các tính năng có trong phần mềm đều được áp dụng theo tiêu chuẩn an ninh thông tin tuyệt đối theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP.
Một điểm cộng khác là phần mềm P-IONE được tích hợp với ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản V-IONE – phần mềm đạt giải nhất Nhân tài đất Việt năm 2019, cho phép tổ chức lưu trữ và chuyển trực tiếp các thông tin trong cuộc họp thành văn bản, định danh người nói chính xác, hỗ trợ bộ phận thư ký dễ dàng hơn khi tổng hợp nội dung, ý kiến, giúp tiết kiệm 10 lần thời gian ra quyết định cho các cấp lãnh đạo.
Có thể nói, Covid-19 là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng là cơ hội để chủ doanh nghiệp đánh giá lại sức khỏe của công ty, các vấn đề trước nay vẫn đang tồn đọng và thực hiện các phương thức cải cách hiệu quả hơn. Và trong hành trình đổi mới đó, đừng quên rằng công nghệ chính là một bước đệm giúp doanh nghiệp bạn đi nhanh hơn và tiến xa hơn!
