Làm sạch dữ liệu là nền tảng quan trọng giúp chính quyền số vận hành hiệu quả, minh bạch và thúc đẩy nhanh chóng quá trình chuyển đổi số. Tìm hiểu quy trình và giải pháp triển khai phù hợp.
Vì sao cần làm sạch dữ liệu trong chính quyền số
Hãy tưởng tượng một hệ thống quản lý dân cư nơi cùng một công dân lại xuất hiện với ba kiểu tên khác nhau, địa chỉ nhập tay mỗi nơi một kiểu, còn mã hành chính thì chưa được chuẩn hóa. Đó không phải là viễn cảnh xa vời, mà đang là thực trạng phổ biến tại nhiều cơ quan công quyền.
Những lỗi nhỏ về dữ liệu có thể gây ra hậu quả lớn:
- Hồ sơ xử lý chậm do phải xác minh lại thông tin
- Không thể liên thông giữa các sở, ban ngành
- Dễ xảy ra sai lệch trong cấp phát ngân sách, quản lý trợ cấp, giải quyết khiếu nại
Về lâu dài, dữ liệu sai, thiếu hoặc trùng lặp sẽ trở thành “nút thắt cổ chai” kìm hãm toàn bộ nỗ lực số hóa.
Tại sao cơ quan nhà nước phải ưu tiên làm sạch dữ liệu
Làm sạch dữ liệu không đơn thuần là một thao tác kỹ thuật. Đó là bước đi chiến lược, bắt buộc phải thực hiện nếu các cơ quan nhà nước thực sự muốn vận hành chính quyền số một cách hiệu quả, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm. Khi dữ liệu sai, không đầy đủ hoặc không chuẩn hóa, mọi nỗ lực chuyển đổi số – dù đầu tư lớn đến đâu – cũng sẽ rơi vào tình trạng “bề ngoài hiện đại, bên trong rối loạn”.
Việc làm sạch dữ liệu cần được nhìn nhận như nền móng để thực hiện các đề án chuyển đổi số cấp quốc gia, đồng thời mang lại lợi ích cụ thể và lâu dài trong hoạt động công vụ.
a. Đáp ứng yêu cầu của các đề án chuyển đổi số lớn
Trong những năm gần đây, Chính phủ đã khởi động nhiều đề án trọng điểm như Đề án 06 về phát triển dữ liệu dân cư và định danh điện tử, xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, doanh nghiệp, tài chính công, và triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình.
Tất cả các đề án này đều có điểm chung: muốn vận hành được, dữ liệu phải sạch, đầy đủ và có thể liên thông.
b. Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính
Một trong những kỳ vọng lớn nhất của người dân và doanh nghiệp khi nhắc đến chính quyền số là giảm giấy tờ, giảm chờ đợi, giảm phiền hà. Nhưng để đạt được điều đó, điều kiện tiên quyết là dữ liệu phải đủ sạch để hệ thống tự động xử lý.
Khi dữ liệu được làm sạch:
Cán bộ không phải xác minh thông tin nhiều lần
Hệ thống có thể tự động điền các trường dữ liệu đã có
Thủ tục được xử lý nhanh hơn, giảm thời gian trung bình từ 30–80% tùy loại hình
Thay vì lãng phí thời gian cho việc “rà soát – xác nhận – bổ sung thông tin”, đội ngũ cán bộ có thể tập trung vào xử lý nghiệp vụ chuyên môn.
c. Tăng minh bạch, giảm tiêu cực hành chính
Một hệ thống hành chính công được vận hành trên dữ liệu không sạch sẽ tạo ra những “kẽ hở” – nơi mà tiêu cực, nhũng nhiễu có thể len vào. Khi dữ liệu đúng ngay từ đầu và được liên thông giữa các cơ quan, người dân không phải khai báo lại nhiều lần, không phải “chạy vạy” giữa các phòng ban để xác nhận thông tin. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho người dân, mà còn loại bỏ những trung gian không cần thiết, từ đó giảm thiểu nguy cơ phát sinh tiêu cực.
Hệ thống càng minh bạch, niềm tin số của người dân càng được củng cố.
d. Nền tảng để phát triển AI, dữ liệu mở và dashboard điều hành
Ngày nay, các tỉnh/thành phố đang bắt đầu ứng dụng AI trong phân tích dữ liệu điều hành, xây dựng dashboard realtime để lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn. Nhưng AI chỉ thực sự hiệu quả khi được “nuôi” bằng dữ liệu sạch.
Tương tự, các chương trình mở dữ liệu (open data) cho người dân, doanh nghiệp khai thác cũng chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu được chuẩn hóa, đồng bộ và có chất lượng cao.
Ngày nay, các tỉnh/thành phố đang bắt đầu ứng dụng AI trong phân tích dữ liệu điều hành, xây dựng dashboard realtime để lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn. Nhưng AI chỉ thực sự hiệu quả khi được “nuôi” bằng dữ liệu sạch.
Tương tự, các chương trình mở dữ liệu (open data) cho người dân, doanh nghiệp khai thác cũng chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu được chuẩn hóa, đồng bộ và có chất lượng cao.
6 bước chuẩn để làm sạch dữ liệu trong cơ quan nhà nước
Làm sạch dữ liệu là quá trình không thể tùy tiện. Cơ quan nhà nước cần một lộ trình cụ thể, phối hợp liên ngành và kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là 6 bước chuẩn giúp triển khai hiệu quả:
- Phân tích và đánh giá dữ liệu hiện tại: Xem lại toàn bộ dữ liệu đang có, xác định lỗi, thiếu, trùng lặp.
- Chuẩn hóa định danh và thông tin hành chính: Gắn CCCD, chuẩn hóa địa chỉ, tên, mã hành chính.
- Làm sạch: Dùng AI, phần mềm để tìm bản ghi trùng, lỗi định dạng, bổ sung thiếu.
- Số hóa tài liệu giấy: Scan, OCR, AI trích xuất dữ liệu; kiểm tra bởi cán bộ chuyên môn.
- Đồng bộ lên CSDL dùng chung: Tích hợp vào hệ thống cấp tỉnh/bộ, thiết lập liên thông.
- Giám sát – làm giàu – cập nhật định kỳ: Duy trì chất lượng dữ liệu bằng quy trình nghiêm ngặt.
Thách thức thường gặp & Giải pháp triển khai hiệu quả
Dù đã có nhận thức rõ ràng về vai trò của dữ liệu sạch, nhưng trên thực tế, nhiều cơ quan nhà nước vẫn gặp không ít khó khăn khi triển khai. Bốn thách thức lớn nhất có thể kể đến là:
- Dữ liệu phân mảnh, thiếu chuẩn chung: mỗi phòng ban sử dụng định dạng khác nhau, gây cản trở liên thông.
- Thiếu nhân sự chuyên trách: phần lớn cán bộ chưa được đào tạo chuyên sâu về quản trị dữ liệu.
- Ngân sách hạn chế: chưa có ưu tiên riêng cho công tác làm sạch, cập nhật dữ liệu.
- Lo ngại pháp lý khi chỉnh sửa thông tin cũ: tâm lý “ngại đụng” khiến dữ liệu sai vẫn tiếp tục tồn tại.
Để vượt qua những rào cản trên, các địa phương có thể áp dụng một số giải pháp khả thi:
- Thành lập tổ công tác dữ liệu liên ngành gồm CNTT, hành chính, pháp chế, thống kê – để thống nhất quy trình và phân công trách nhiệm rõ ràng.
- Triển khai thí điểm từng phần – ưu tiên dữ liệu dân cư, đất đai, hộ tịch trước – giúp dễ kiểm soát và đánh giá hiệu quả thực tế.
- Hợp tác với doanh nghiệp có kinh nghiệm, như FSI – đơn vị tiên phong trong số hóa và làm sạch dữ liệu tại Việt Nam, với các công nghệ tích hợp AI như D-IONE, OCR tự động, hệ thống chuẩn hóa dữ liệu theo chuẩn quốc gia.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang chuyển từ “hình thức” sang “thực chất”, dữ liệu sạch là nền tảng không thể thiếu để xây dựng chính quyền điện tử hiện đại, hiệu quả và minh bạch. Và để thực hiện điều đó, bạn cần một đối tác không chỉ có công nghệ – mà còn có kinh nghiệm, quy trình và độ tin cậy.
FSI – Đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam
FSI – với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai số hóa tài liệu và chuyển đổi số tại Việt Nam – đã và đang là đơn vị đồng hành cùng hơn 1.600 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lớn, bao gồm nhiều bộ, sở, ngành tại Trung ương và địa phương.
Với quy trình triển khai đạt chuẩn bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013, FSI cam kết:
Đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối trong mọi công đoạn xử lý
Cung cấp giải pháp trọn gói: từ khảo sát – số hóa – làm sạch – tích hợp
Ứng dụng các công nghệ hiện đại như AI, OCR,..giúp tăng tốc xử lý và kiểm soát chất lượng dữ liệu hiệu quả.
“Dữ liệu sạch là bước đi đầu tiên, nhưng cũng là quan trọng nhất. Chuyển đổi số sẽ chỉ thành công nếu nền tảng này được xây đúng. Đã đến lúc các cơ quan, địa phương hành động mạnh mẽ hơn – bắt đầu từ việc làm sạch dữ liệu ngay hôm nay.
Xem thêm:
Số hóa doanh nghiệp: Bước khởi động để chuyển đổi số thành công
