Xây dựng chính phủ điện tử, hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số và phát triển bền vững là mục tiêu của nhiều quốc gia trên thế giới chứ không chỉ riêng Việt Nam. Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần có quyết tâm và nỗ lực của cả hệ thống chính trị, xây dựng và triển khai mô hình lãnh đạo và quản trị mới, nhằm tận dụng sức mạnh và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số.
Chính phủ điện tử là chiến lược trọng tâm của quốc gia Việt Nam
Việt Nam đang trong quá trình đẩy mạnh công tác xây dựng chính quyền điện tử
Theo đánh giá của Liên hợp quốc, Việt Nam đã có sự tăng hạng về chính phủ điện tử liên tục trong 6 năm qua (từ vị trí thứ 99 năm 2014 lên vị trí thứ 86 trong năm 2020). Chính phủ Việt Nam đang từng bước hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số bằng cách nắm bắt những cơ hội do cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư mang lại.
Tuy nhiên, đánh giá trong năm 2020 của Liên hợp quốc cũng chỉ ra những thách thức và rủi ro đang tồn tại ở các nước đang phát triển, bao gồm cả nước ta như: an ninh mạng, bảo mật dữ liệu, thiếu cơ sở hạ tầng kỹ thuật số và nguồn lực hạn chế để thực hiện chính sách về chính phủ số.
Hội họp – yếu tố “dễ bị bỏ qua” trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử
Để tiến tới tương lai một chính phủ điện tử không xa, chúng ta cần quyết liệt hơn nữa trong mọi công tác, mọi lĩnh vực. Chúng ta thường nhắc đến số hóa thủ tục hành chính, số hóa kết nối và chia sẻ dữ liệu, điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực,… nhưng dường như chưa nhắc đến một yếu tố rất quan trọng, đó chính là “số hóa phòng họp”.
Họp rất nhiều, nhưng dường như chúng ta đang chưa tối ưu hóa và xử lý triệt để các vấn đề liên quan đến “giấy tờ” và các thông tin thảo luận liên quan
Bởi vì họp là một trong những hoạt động quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Từ cuộc họp thì sẽ trình ra và xử lý ra được mọi vấn đề từ vấn đề to nhất đến các vấn đề nhỏ trong xã hội. Tại các phòng họp thì các đại biểu có cơ hội trao đổi trực tiếp đưa ra ý kiến khác nhau, rồi từ đó thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc. Hội họp là vô cùng quan trọng nhất là trong các công tác liên quan đến quá trình xây dựng một chính quyền điện tử.
Nói một cách khác họp chính là “toa đầu tàu” kết nối chúng ta đến các toa tàu khác của con tàu “chính phủ điện tử”. Do đó cải tiến chất lượng cuộc họp là một trong những công tác cần được ưu tiên thực hiện ngay khi bắt tay xây dựng chính quyền điện tử.
Giải pháp “phòng họp không giấy P-IONE” là chìa khóa lúc này
Với mô hình phòng họp không giấy, khó khăn của những cuộc họp truyền thống sẽ được khắc phục hoàn toàn, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ đồng thời quản lý toàn bộ thông tin cuộc họp trên cùng một hệ thống. Điều này giúp các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.
Cơ chế hoạt động của P-IONE được vận hành theo từng bước rất rõ ràng. Trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp.
Đặc biệt, hệ thống có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý. Người họp nếu cần thiết có thể tìm kiếm tài liệu liên quan từ nguồn khác để bổ sung thông tin nhờ khả năng liên kết với kho dữ liệu quốc gia, các trang web của nhiều cơ quan khác.
Cạnh đó, P-IONE giúp quản lý đại biểu tham dự có thể ủy quyền cho cấp dưới dự họp thay/ chuyển thư ký/ từ chối tham dự. Việc thay đổi cán bộ tham gia được ghi nhận và thông báo cho người tổ chức và người được ủy quyền qua phần mềm. Phòng họp không giấy còn có thể tham gia nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp, góp ý tài liệu trước khi đến dự cuộc họp. Thậm chí nó giúp các vị đại biểu tham gia phát biểu ý kiến trong cuộc họp hoặc tham gia biểu quyết trên giao diện phần mềm. Đặc biệt khi làm việc trong môi trường không giấy, giúp tra cứu tiếp cận tài liệu các cuộc họp đã kết thúc mọi lúc, mọi nơi.
Phòng họp không giấy P-IONE
Ngoài ra, phòng họp không giấy P-IONE có thể giám sát và điều hành cuộc họp qua các tính năng như: cho phép giám sát danh sách đại biểu đã tiếp cận lịch họp, thời gian xem lịch, thời gian xem giấy mời họp; đảm bảo khả năng kiểm tra giám sát danh sách cán bộ tham dự cuộc họp, danh sách cán bộ vắng mặt kèm lý do vắng mặt; cho phép tổng hợp ý kiến của các đại biểu trước và trong quá trình diễn ra cuộc họp; với các cuộc họp có nhiều nội dung, đảm bảo đại biểu tham dự nội dung họp nào mới được tiếp cận tài liệu họp của nội dung đó, v.v.
Cùng với đó, tích hợp phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE giúp việc ghi chép biên bản họp không mất quá nhiều thời gian, nhất là khi có sự chỉnh sửa và cần ra biên bản họp ngay tức thì. Ứng dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản giúp rút ngắn 70% thời gian ra quyết định và 30% chi phí nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp.
Với mong muốn được chung tay góp sức vào công cuộc xây dựng chính quyền điện tử cho nước nhà, phần mềm phòng họp không giấy P-IONE sẽ giúp các đơn vị, tổ chức có đầy đủ thông tin cuộc họp, tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng tương tác và trao đổi thông tin nhanh chóng,…
Hãy liên hệ ngay hotline 0904 805 255 để được FSI tư vấn miễn phí