Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng đối với cá nhân và cả doanh nghiệp. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm. Cùng FSI tìm hiểu các phương pháp quản lý thời gian thông minh trong bài viết dưới đây.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Vì sao cần quản lý thời gian trong công việc?
Cải thiện năng suất
Một trong những lợi ích quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả là năng suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện.
Lên kế hoạch làm việc từng ngày, sắp xếp các thứ tự ưu tiên công việc, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng bằng cách giữ chúng ở mức ưu tiên cao nhất, cho phép bạn làm việc với toàn bộ sự chú ý và tập trung. Do đó, chất lượng công việc được nâng cao.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc sớm nhất có thể mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Năng suất tổng thể của bạn thấp thường do thực hiện những công việc không quan trọng nhưng kỹ năng quản lý thời gian thông minh cho phép bạn đánh dấu những công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp và thực hiện chúng đúng hẹn.
Loại bỏ sự trì hoãn
“Tôi sẽ làm điều đó sau” – Đây là một cái cớ mà tất cả chúng ta đã đưa ra để trì hoãn công việc. Việc quản lý thời gian không chỉ là làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà còn thôi thúc thực hiện nhanh đối với các nhiệm vụ quan trọng.
Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian tốt cho phép bạn với tư cách là người sáng lập, nhà lãnh đạo hoặc nhân viên làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ. Đồng thời, loại bỏ sự trì hoãn bằng cách đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc với các nhiệm vụ được thêm vào danh sách việc cần làm hàng ngày cùng thời gian hoàn thành công việc.
Giảm căng thẳng và lo lắng
Có những lúc nhân viên cảm thấy quá tải vì làm quá nhiều việc trong một thời gian dài. Điều này, không chỉ giảm năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của nhân viên. Căng thẳng quá mức và tăng huyết áp có thể dẫn đến bệnh tim, trầm cảm, béo phì và nhiều hơn nữa.
Khi có kỹ năng quản lý thời gian làm việc tốt sẽ giúp bạn biết phải làm gì từ đó giảm bớt căng thẳng và áp lực không cần thiết trong cuộc sống.
Nhiều cơ hội hơn và phát triển nghề nghiệp
Đúng giờ trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn giúp bạn tạo được danh tiếng tốt trong sự nghiệp. Khi người quản lý và cấp trên biết rằng bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, điều đó có thể dẫn đường cho nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong công việc.
Nhiều thời gian hơn để giải trí và thư giãn
Lần cuối cùng bạn có thời gian cho bản thân làm những việc mà bạn thực sự thích thú là khi nào? Không thể nhớ, phải không? Nhưng, với việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn có nhiều thời gian rảnh hơn trong ngày để thực hiện các hoạt động giải trí và thư giãn khiến bạn vui vẻ. Cuối cùng, điều này sẽ giúp bạn tạo ra sự cân bằng hoàn hảo bằng cách làm việc thông minh cả ngày và đổi lại sẽ có được phần thưởng là những phút giây thư giãn cùng bạn bè và gia đình.
Lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt hơn với phần mềm quản lý công việc. Hãy dùng thử Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE
5 bước để quản lý thời gian tốt hơn tại nơi làm việc
“You may delay but time will not” (Bạn có thể trì hoãn nhưng thời gian sẽ không chờ đợi bạn) là một câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì, bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh lãng phí thời gian một cách vô bổ. Dưới đây, là một vài cách giúp bạn trở thành chuyên gia quản lý thời gian của mình.
Lập kế hoạch làm việc
Lập kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian vì cả hai luôn song hành với nhau. Bạn chỉ có thể tận dụng tốt thời gian của mình khi nó được lên kế hoạch kỹ lưỡng.
Khi bạn đã có kế hoạch rõ ràng công việc phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc để lập kế hoạch nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian một cách thông minh. Đơn cử phân hệ quản lý công việc của WEONE sẽ giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Tác giả cuốn sách bán chạy nhất Brian Tracy đã từng nói, “Mỗi phút bạn dành để lập kế hoạch tiết kiệm 10 phút để thực hiện; điều này mang lại cho bạn 1.000 phần trăm lợi tức trên năng lượng bỏ ra”
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Ưu tiên các công việc hàng ngày của bạn là chìa khóa để quản lý thời gian thành công.
Nhiều nhân viên bắt đầu ngày mới của họ với những nhiệm vụ không quan trọng hoặc một việc gì đó có thể dễ dàng thực hiện sau đó. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn nhận ra rằng không phải mọi thứ bạn làm đều quan trọng. Điều quan trọng là tập trung vào các ưu tiên của bạn để đạt được thành công trong công việc.
Tìm ra những nhiệm vụ quan trọng nhất và những nhiệm vụ khẩn cấp. Việc phân loại này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì thực sự cần phải làm. Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc để giúp bạn thiết lập các ưu tiên ngay từ ngày dự án bắt đầu.
Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
- Quan trọng và Khẩn cấp (Làm ngay bây giờ)
- Quan trọng và Không khẩn cấp (Quyết định: sắp xếp thời gian để làm điều đó)
- Không quan trọng, nhưng khẩn cấp (Ủy quyền: ai có thể làm điều đó)
- Không quan trọng, cũng không khẩn cấp (loại bỏ nó)
Đừng đa nhiệm
Đa nhiệm là một trong những hoạt động lãng phí thời gian lớn nhất. Thay vì hoàn thành quá nhiều thứ, cuối cùng bạn chẳng đạt được gì trong số chúng.
Cách tốt nhất để tận dụng thời gian của bạn là làm từng việc một và hoàn thành nó trước khi chuyển sang việc tiếp theo.
Lập danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành theo mức độ ưu tiên. Bạn không chỉ có thể tập trung tốt hơn mà còn ít bị phân tâm hơn. Và không có sự phân tâm có nghĩa là ít có khả năng mắc sai lầm hơn.
Cắt bỏ phiền nhiễu
Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, sự xao nhãng khiến chúng ta mất nhiều giờ quý giá trong một ngày. Điện thoại di động, đồng nghiệp tán gẫu, mạng xã hội là một số trong số những thứ gây xao nhãng phổ biến tại nơi làm việc khiến chúng ta gần như tiêu tốn 3 giờ mỗi ngày.
Để không để những phiền nhiễu này ngốn hết thời gian của bạn, tốt hơn hết bạn nên cắt chúng hoàn toàn khỏi lịch trình của mình. Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu về những điều khiến bạn mất tập trung. Nếu mạng xã hội và điện thoại di động làm giảm năng suất của bạn, hãy đặt thời gian cố định trong ngày để bạn có thể kiểm tra mạng xã hội của mình.
Lên lịch thời gian nghỉ ngơi của bạn
Nghỉ giải lao thường xuyên trong khi làm việc là một cách hiệu quả để duy trì năng suất cả ngày. Nhưng tính hiệu quả của nó phụ thuộc vào rủi ro quản lý, đặc biệt là khi bạn bắt đầu nghỉ giải lao quá nhiều.
Rõ ràng là bạn không thể hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ lớn trong một sớm một chiều, bạn cần nghỉ ngơi. Hãy đi bộ, thư giãn nhanh chóng hoặc cắm tai nghe và nghe bản nhạc yêu thích của bạn, hãy làm bất cứ điều gì giúp bạn thư giãn và lấy lại năng lượng làm việc sau đó – nhưng không mất quá 10 phút.
Giải pháp quản lý thời gian cho doanh nghiệp bằng phần mềm WEONE
Để quản lý thời gian tốt bạn cần phải có 1 công cụ quản lý công việc hiệu quả. Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE với phân hệ quản lý công việc tự động sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên nắm bắt được chi tiết công việc, phân bổ & giao việc rõ ràng, tự động cảnh báo, nhắc nhở tình trạng công việc, báo cáo tự động, cập nhật thông tin 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và năng cao năng suất.
Đồng thời, WEONE giúp bạn lập kế hoạch thông minh, chọn mức độ ưu tiên công việc, hệ thống tự động nhắc nhở cảnh báo khi công việc có nguy cơ chậm trễ deadline. Bạn sẽ cảm thấy cấp bách hơn, vì vậy bạn sẽ tập trung nỗ lực hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả.
Đăng ký demo miễn phí WEONE bằng cách liên hệ:
Hotline 0904 805 255
Email: support@weone.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/fsiweone
Website: business.weone.vn
