Nguyên lý Pareto hiện đang được nhiều doanh nghiệp vận dụng vào quá trình quản trị doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu suất, tối ưu hoá hoạt động. Hãy cùng khám phá xem nguyên lý Pareto là gì và nó sẽ đem tới những lợi ích cụ thể ra sao.
Có một sự thật rằng 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp gây ra bởi 20% tội phạm, 20% của các tấm thảm được 80% các bước chân giẫm lên. Tại sao lại như vậy? Nguyên lý Pareto sẽ chính là câu trả lời cho những con số trên.
Nguyên lý Pareto là gì?
Nguyên lý Pareto bắt nguồn từ một nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Vào thế kỉ 19, khi đang nghiên cứu về sự phân bố tài sản và thu nhập tại nước Ý, Vilfredo Pareto đã phát hiện ra một sự thật: phần lớn diện tích đất đai và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội: 80% của cải và thu nhập do 20% dân số kiểm soát.
Về sau nguyên lý này được gọi với một cái tên khác đó chính là quy luật 80/20. Nguyên lý này được dùng để giải thích về thiểu số quan trọng và sự phân bố không đồng đều của các sự vật, hiện tượng trong cuộc sống. Có thể hiểu rằng, trong hầu hết hiện tượng, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra.
Nguyên lý Pareto có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống. Một báo cáo của Chương trình phát triển Liên hợp quốc năm 1992 cho thấy sự phân bố thu nhập trên toàn cầu rất không đồng đều trong đó 20% dân số chiếm 82.7% thu nhập cả thế giới. Đó là một trong những minh chứng thuyết phục cho nguyên lý Pareto.
Áp dụng Nguyên lý Pareto vào hoạt động quản trị doanh nghiệp
Trong một loạt những lĩnh vực như là quản trị con người, quản lý, sản xuất,… nguyên tắc 80/20 cũng đều có thể áp dụng tốt. Thông qua hàng loạt những ứng dụng công nghệ quản lý quan hệ khách hàng hay huấn luyện. Chẳng hạn như là một tổ chức công ty ứng dụng quy tắc 80/20 trong việc tối ưu hoạt động quản lý của người tiêu dùng hay khách hàng của họ.
Nguyên lý Pareto có thể giúp các doanh nghiệp nhận ra rằng phần lớn kết quả sẽ do một số ít các yếu tố đầu vào tác động tới.
Cụ thể, tuy rằng các doanh nghiệp thường sẽ thu hút được rất nhiều các nhóm khách hàng khác nhau, song, tới 80% lợi nhuận mà họ có thể đạt được lại đến từ chỉ 20% lượng khách hàng tiềm năng nhất. Vậy nên, thay vì luôn cố gắng cung cấp các dịch vụ ưu đãi một cách bình đẳng cho mọi khách hàng thì các doanh nghiệp có thể dành sự chú tâm chủ yếu vào việc làm hài lòng 20% khách hàng tiềm năng nhất đó.
Đối với lĩnh vực phân phối sản phẩm, sẽ cần tới 80% nguồn nhân lực và thời gian để tham gia vào hoạt động sản xuất khoảng 20% sản phẩm và dịch vụ mang tới nhiều doanh thu nhất vì chúng được coi như sản phẩm mang tính chủ chốt của doanh nghiệp và những sản phẩm còn lại có thể được phân phối ra thị trường bằng nhiều hình thức khác nhau như khuyến mãi hay tặng kèm.
Ngay cả khi chỉ nhắc tới một sản phẩm nhất định thì các doanh nghiệp cũng có thể phân công các bộ phận kinh doanh, sản xuất và marketing tập trung vào việc giới thiệu và nâng cao khoảng 20% công dụng thiết yếu nhất của sản phẩm đối với người tiêu dùng vì nó sẽ đem tới tận 80% giá trị của sản phẩm đó.
Ngoài ra, nguyên tắc Pareto này cũng có thể được các công ty áp dụng vào các chi nhánh và các cửa hàng có hoạt động kinh doanh nổi trội và bán được nhiều hàng hơn so với các chi nhánh và cửa hàng còn lại.
Đối với các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp, tính thực nghiệm của nguyên tắc 80/20 này cũng được nhận thấy rõ rệt khi mà khoảng 80% ngân sách của doanh nghiệp được nắm giữ chỉ bởi 20% các đơn vị đầu tư. Điều này cho thấy nguyên tắc Pareto giúp tạo ra được các mối quan hệ đặc biệt và gần gũi hơn của doanh nghiệp đối với các nhà đầu tư.
Về mặt nhân sự, nguyên tắc Pareto cũng cho thấy rằng khoảng 80% doanh thu, lợi nhuận hay kết quả kinh doanh chung mà doanh nghiệp đạt được sẽ tới từ khoảng 20% nhân sự hiệu quả nhất và họ sẽ là những người thường xuyên được khen thưởng và thúc đẩy động lực cũng như tinh thần từ các công ty.
Trọng điểm ở đây đó chính là doanh nghiệp cần nhận ra rằng cần tập trung nỗ lực của mình vào 20% để tạo nên sự khác biệt, thay vì 80% không mang lại quá nhiều hiệu quả kia.
Những quan niệm sai lầm về nguyên lý Pareto
Trong quá trình ứng dụng vào thực tiễn phải tránh những quan niệm sai khiến cho nguyên lý kém hiệu quả.
Luôn luôn là 80 + 20 = 100
Rất nhiều người cố định quy tắc 80/20 với hai con số 80, 20 cùng phép tính 80+20=100. Điều này làm hẹp đi ý nghĩa thực sự của quy tắc 80/20. Cơ bản chúng ta cần nhớ về quy tắc là nguyên lý này sẽ chỉ ra sự mất cân bằng và sự mất cân bằng này có thể là bất kỳ tỷ lệ nào. Quy tắc 80/20 có thể bao gồm cả 60/3, nếu 60% kết quả được tạo ra chỉ bằng 3% nguồn lực..
Nếu liên tục áp dụng quy tắc 80/20, cuối cùng ta sẽ không có gì
Việc áp dụng quy tắc này không nên máy móc như áp dụng một công thức toán học vào đời sống. Mỗi người đều bị giới hạn bởi thời gian và không thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ của mình.Chính vì thế, bằng việc sử dụng quy tắc 80/20, mỗi người đều có thể chọn ra 20% nhiệm vụ hàng đầu tạo ra nhiều hiệu quả nhất và sau đó dành thời gian còn lại cho 80% nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
Chúng ta phải loại bỏ hoàn toàn những gì không thuộc về 20%?
Khi vận dụng nguyên lý trong thực tiễn ta cần phải ghi nhớ rằng mọi thứ đều cần phải thực hiện. Chúng ta không thể bỏ qua hết các nhiệm vụ còn lại vì nó thuộc về 80% còn lại và nó ít quan trọng hơn. Khi vận dụng nguyên lý Pareto, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên hơn cho 20% cho những nhiệm quan trọng hơn, nhưng không nhất thiết phải là sự ưu tiên tuyệt đối.
Thời gian hiện chính là nguồn tài nguyên quý giá và mục tiêu của ta là tối ưu hóa nó. Bởi vậy nếu việc kiểm tra email hàng ngày không quá quan trọng nhưng nó lại chiếm nhiều thời gian của ta, hãy cố định thời gian nhất định cho nó và dành thời gian tiết kiệm được cho những việc quan trọng hơn. Với những cuộc họp trở nên dài lê thê, không giải quyết được những vấn đề còn tồn đọng cần phải cô đọng nội dung và đưa ra tìm giải pháp cho những vấn đề nan giải.
Nguyên lý Pareto hiện đang được nhiều doanh nghiệp vận dụng trong hoạt động quản trị để nhằm hướng đến việc tối ưu hiệu suất hoạt động và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
