Phần mềm quản lý và chăm sóc nhân sự đã và đang trở thành một công cụ tối quan trọng trong doanh nghiệp nhất là trong giai đoạn làm việc “on – off” kết hợp như hiện nay. Trong tương lai, kiểu phần mềm này sẽ được sử dụng như thế nào?
Phần mềm chăm sóc nhân viên là gì?
Có rất nhiều hệ thống phần mềm và đối tác kinh doanh cung cấp dịch vụ nhân sự. Tuy nhiên, cần có một phần mềm chăm sóc nhân sự vượt xa các chức năng truyền thống, Bersin – Giám đốc quản lý nguồn nhân lực của Deloitte cho biết trong báo cáo chính thức mới nhất của mình:
Ví dụ: vào bất kỳ ngày nào, một nhân viên có thể cần một căn phòng được thiết lập cho một cuộc họp khách hàng lớn, một bữa ăn trưa được phục vụ cho 10 người tham dự, một người nào đó để giúp chào hỏi và hướng dẫn những người tham dự đó khi họ đến… và giúp sửa máy tính xách tay trước cuộc họp. Họ sẽ tìm đến “chăm sóc nhân viên” – nơi kết hợp các dịch vụ có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu đó và hơn thế nữa trên nhiều phòng ban.
Các dịch vụ chăm sóc nhân viên đó có thể bao gồm:
- Thông tin liên lạc nội bộ
- Hỗ trợ IT
- Yêu cầu dịch vụ
- Điều hướng và tìm đường
- Hệ thống đặt phòng
- Hệ thống quản lý khách truy cập
- Chuyển phát thư và thức ăn
- Trợ giúp về chỗ đậu xe và phương tiện đi lại
Mặc dù bạn có thể có nhiều giải pháp khác nhau để đáp ứng những nhu cầu này (và nhiều công ty cũng vậy), nhu cầu kết nối các ứng dụng thân thiện với người dùng dành cho nhân viên với một hệ thống quản lý nơi làm việc lớn hơn ngày càng rõ ràng.
Điều gì thúc đẩy nhu cầu về một phần mềm chăm sóc nhân sự?
- Sự cần thiết phải quản lý một lực lượng lao động làm việc từ xa
Đại dịch đã thúc đẩy nhiều tổ chức phải điều chỉnh mô hình kinh doanh của họ để làm việc từ xa. Nhiều tổ chức đã sử dụng cơ hội này để nhân đôi các sáng kiến chuyển đổi số và thuê người từ nhiều nơi khác nhau. Thực tế là nhiều nhân viên không còn giao tiếp trực tiếp hàng ngày với nhau và đội ngũ quản lý cần phải tìm ra những cách mới để giữ họ kết nối và cho phép họ cộng tác từ mọi nơi.
- Mong muốn duy trì một nền văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp
Sẽ dễ dàng hơn để xác định văn hóa của doanh nghiệp SMEs, nhưng khi doanh nghiệp phát triển thêm nhiều địa điểm và hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên có thể chưa bao giờ gặp trực tiếp, việc mở rộng văn hóa đó trở nên khó khăn hơn. Cách nhân viên của bạn cộng tác và mức độ mà họ cảm thấy được hỗ trợ giúp xác định văn hóa của bạn và công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong đó.
Ví dụ:
- Nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy những người và nguồn lực họ cần để làm công việc tốt nhất của họ không?
- Họ có dễ dàng cộng tác từ xa không?
- Làm thế nào để họ nhận được phản hồi từ đồng nghiệp và người quản lý của họ?
- Làm thế nào để họ tìm hiểu về các sự kiện của công ty trong văn phòng hoặc ngoài nơi làm việc?
- Họ có biết cách tận dụng những tiện ích mà công ty bạn cung cấp không?
Đây là tất cả những câu hỏi quan trọng cần xem xét khi bạn nghĩ về những gì bạn có thể cần trong phần mềm chăm sóc nhân sự.
- Sự cần thiết phải thu hút nhân viên trong bối cảnh thiếu hụt nhân tài
Nghiên cứu của Gallup cho thấy chỉ khoảng một phần ba số nhân viên đã tham gia trước đại dịch. Giờ đây, nhân viên đã quen với việc làm việc từ xa và có nhiều thời gian hơn để đánh giá lại các ưu tiên của họ. Do đó nhiều người đã quyết định bỏ việc. Theo Bộ Lao động, hơn 4 triệu nhân viên Mỹ đã rời bỏ công việc trong tháng 8, một con số kỷ lục.
Trên thực tế, nhân viên trung bình thay đổi công việc bốn năm một lần và nhân viên từ 25-34 tuổi thay đổi công việc ba năm một lần. Thu hút và giữ chân nhân tài vẫn là ưu tiên hàng đầu, tuy nhiên điều đó có thể khó khăn hơn trong môi trường làm việc hỗn hợp.
Nhân viên đang dành nhiều thời gian làm việc từ xa hơn trong bối cảnh áp lực ngày càng tăng khi nhóm của họ không thể gặp họ trực tiếp và nhiều người đang gặp phải tình trạng kiệt sức khi làm việc. Họ phải đối mặt với sự gián đoạn liên tục từ các thông báo trò chuyện và cuộc gọi điện video khác nhau, khiến họ mất tập trung.
Trên hết, họ đang tìm kiếm thứ gì đó sẽ đơn giản hóa ngày làm việc của họ và giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Câu trả lời không phải là công nghệ nhiều hơn, mà là công nghệ thân thiện hơn với người dùng, giúp họ kết nối với mọi thứ họ cần từ nơi làm việc của họ.
Cách một phần mềm chăm sóc nhân sự giải quyết những vấn đề này
phần mềm hỗ trợ các chăm sóc dành cho nhân viên còn có khả năng cung cấp cho các nhà lãnh đạo một phương pháp để quản lý tất cả các tương tác của nhân viên. phần mềm cũng cung cấp cho họ cái nhìn về cách nhân viên đang làm việc để từ đó có thể điều chỉnh phù hợp. phần mềm chăm sóc nhân sự mang lại nhiều lợi ích khác, bao gồm: tính tập trung hóa, nâng cao hiệu quả, mang lại chăm sóc thú vị cho nhân viên, giảm chi phí công nghệ thông tin,…
Việc có một phần mềm duy có nhiều chức năng sẽ phá vỡ các rào cản giữa các phòng ban và cung cấp cho các nhà lãnh đạo một nguồn dữ liệu cập nhật thường xuyên các hoạt động, tương tác, chăm sóc của nhân sự. (tính tập trung hóa).
Hơn nữa, một phần mềm chăm sóc nhân sự tốt còn có khả năng cho phép người dùng tạo quy trình làm việc tự động hóa các tác vụ thủ công, chẳng hạn như theo dõi các ứng viên trong quá trình tuyển dụng hoặc tạo yêu cầu dịch vụ cho các bộ phận công nghệ, HR và FM để giúp việc giới thiệu dễ dàng hơn.
Nhân viên mong đợi công nghệ tại nơi làm việc thân thiện với người dùng như công nghệ họ sử dụng ở nhà. Cấp cho họ quyền truy cập vào mọi thứ họ cần để làm việc hiệu quả — trong một ứng dụng duy nhất tại nơi làm việc — từ bất kỳ thiết bị nào họ chọn. Ngoài ra, nhiều công ty hiện có hàng chục hệ thống phần mềm khác nhau trong hệ thống công nghệ của họ. Việc xem xét tập trung các phần mềm với nhau vừa có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, vừa bảo đảm an toàn thông tin.
Mặc dù danh mục phần mềm chăm sóc nhân sự còn tương đối mới, nhưng bạn có thể sẽ thấy nhiều giải pháp công nghệ tự xây dựng thương hiệu theo cách này. Điều quan trọng là phải tìm hiểu kỹ hơn về thương hiệu và xem những gì họ thực sự cung cấp.
