Cần nhanh chóng tìm ra đáp án giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong bối cảnh Covide đang hoành hành
Sức khỏe – Có sức khỏe mới có tất cả
Dịch Covid-19 bùng phát từ Trung Quốc và lan nhanh ra nhiều quốc gia khác được dự báo sẽ tác động mạnh đến tất cả các ngành kinh doanh tại Việt Nam ngay từ đầu năm. Trong thời gian tới ứng phó với đại dịch COVID-19 và hậu quả từ đại dịch sẽ là một trong những thách thức lớn nhất cho doanh nghiệp trong thời đại này.
Tác động trực tiếp từ đại dịch là về sức khỏe, nên các doanh nghiệp dù có hoạt động theo kế sách này, kế sách kia, nhưng vẫn phải quan tâm vào yếu tố “sức khỏe”, sức khỏe cần được đặt lên hàng đầu! Vì nếu giả sử chỉ cần một người nhiễm bệnh thôi cũng đã kéo theo cả công ty phải cách ly, bị trì hoãn các hoạt động kinh doanh và sản xuất.
Sức khỏe chính là yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp hoạt động mùa dịch
Theo đó, nhiều doanh nghiệp cần ưu tiên vấn đề an toàn cho nhân viên. Các biện pháp mà các doanh nghiệp cần làm luôn và ngay để đảm bảo sức khỏe môi trường doanh nghiệp đó là: tiến hành phun khử khuẩn xung quanh khu vực làm việc; thực hiện đo thân nhiệt cho toàn bộ cán bộ nhân viên; phát khẩu trang, đặt nước sát khuẩn tại nhiều vị trí, đồng thời yêu cầu 100% cán bộ nhân viên thường xuyên rửa tay bằng xà phòng, nước sát khuẩn và đeo khẩu trang, tránh tiếp xúc, tụ tập, qua lại nơi đông người.
Ứng dụng làm việc online tốt – Đây là điều chủ chốt
Trải qua đợt dãn cách xã hội lần 1, nhiều doanh nghiệp đã chủ động lên phương án để nhân viên làm việc tại nhà. Do đó, các doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ngay cho mình những ứng dụng công nghệ thời 4.0 làm việc trên môi trường Internet thật tốt để có thể tương tác với đối tác, khách hàng, hay nhân viên giữa các bộ phận. Muốn vậy các doanh nghiệp cần đưa mọi quy trình, dữ liệu lên môi trường online để vận hành hiệu quả. Đây chính là sự ra đời của “chuyển đổi số”! Yếu tố này đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Chuyển đổi số là “yếu tố” vàng trong làng doanh nghiệp
Chuyển đổi số được biết đến như một giải pháp giúp tối ưu doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động. Chuyển đổi số giúp các nhà lãnh đạo có thể điều khiển công việc của doanh nghiệp từ xa thông qua việc trao đổi face to face, nhận báo cáo, kế hoạch và theo dõi online qua phần mềm họp trực tuyến, hay qua hệ thống quản trị chung, nhờ đó giúp bộ máy vận hành của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.
Sự thay đổi mạnh mẽ trong chuyển đổi số đòi hỏi các doanh nghiệp vận hành phải có tư duy, quy trình và công cụ, phần mềm phù hợp. Giờ đây chúng ta đã thấy nhiều dịch vụ mới đã phát triển mạnh mẽ trong thời điểm COVID-19 bùng phát, có thể kể đến như: Thương mại điện tử; Tiếp thị điện tử; Sự kiện online; Giáo dục trực tuyến và từ xa; Hợp tác và hội họp từ xa; Công cụ, phần mềm theo dõi công việc từ xa…
Ví dụ điển hình như việc hợp tác và hội họp từ xa online, hiện nay trên thị trường đã có nhiều phần mềm như Zoom, Skype, WEONE Meeting,….Đây là phần mềm được nhiều chuyên gia đánh giá cao trong thời kỳ dịch bệnh. Với các phần mềm họp online, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo cuộc họp, nhắn họp, thông báo đến đối tượng cần họp trực tuyến; Ghi âm, ghi hình cuộc họp; Chat, trao đổi trực tuyến trong thời điểm diễn ra cuộc họp.
WEONE MEETING cho phép tạo cuộc họp trực tuyến nhanh chóng trên hệ thống số.
WEONE MEETING cho phép tổ chức cuộc họp trực tuyến nhanh chóng
“Tự động hóa” – Cần tự động hóa ngay trước khi quá muộn
Quản lý tự động chính là “bước tiến” cao nhất của việc làm online, là việc mà các đơn vị hãy nên làm ngay trong thời điểm dịch này! Quản lý tự động và tự động hóa mọi quy trình, thủ tục chính là việc làm sao để tương tác, kết nối giữa các bộ phận với nhau không bị cản trở, gián đoạn, mọi giai đoạn đều phải được chạy sẵn theo một workflow
Có thể lấy ví dụ đơn giản , khi cần thông tin, dữ liệu hay file mẫu của bộ phận này, bộ phận khác, một nhân viên bất kỳ đều có thể tìm được trên kho dữ liệu chung. Nếu công việc chia theo giai đoạn, nhiều quy trình, thì khi một bộ phận update thông tin, bộ phận liên quan sẽ tự động nhận được thông tin, dữ liệu. Hơn thế, quản lý công việc theo các quy trình đã được online hóa, giúp các đơn vị phối hợp thông suốt công việc, hạn chế sai sót trong xử lý công việc, nâng cao hiệu quả và tối ưu thời gian làm việc
Hiện nay, có một số công cụ quản lý giao việc tốt do nước ngoài cung cấp được biết đến như Trello, Kanban,..Tuy nhiên những phần mềm này yêu cầu trình độ tiếng anh tốt. Tại Việt Nam, Hệ thống quản trị và điều hành doanh nghiệp WEONE cũng được nhiều đơn vị đánh giá là ứng dụng giao việc dễ sử dụng, đặc biệt thân thiện với người Việt vì ngôn ngữ là tiếng Việt. WEONE chính là hệ thống quản trị phục vụ việc chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp từ xa nhờ WEONE
FSI ứng dụng hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp từ xa WEONE cho phép quản lý quy trình nghiệp vụ chủ động
WEONE giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như Quy trình – thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn. Với WEONE, các quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được thiết lập và quản lý toàn diện theo một chu trình khép kín giúp quản lý công việc từ đầu đến cuối giúp quản lý công việc, cập nhật báo cáo, theo dõi và giám sát tiến độ thuận tiện và bảo mật cao.
Như vậy trước nguy cơ có thể dãn cách xã hội đợt 2 diễn ra, các doanh nghiệp cần chuyển đổi nhanh sang mọi thứ thành online, trong đó các yếu tố về sức khỏe, phương thức và công cụ là những yếu tố then chốt để doanh nghiệp chuyển mình, giữ vững vị thế trong mùa dịch.
