Sự bùng nổ của chuyển đổi số trong những năm gần đây đã tạo đà cho công nghệ được nhân rộng và ứng dụng phổ biến hơn. Bên cạnh những lợi ích thường thấy như giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất,… quản lý khối lượng công việc lớn minh bạch, hiệu quả chính là yếu tố đưa công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0.
Điều gì khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản lý công việc?
Có 3 nguyên nhân chính khiến mọi nỗ lực quản trị công việc của doanh nghiệp đều thất bại:
1. Kỹ năng quản lý thời gian kém
Nhân viên cảm thấy mệt mỏi vì không thể quản lý thời gian hiệu quả với khối lượng công việc dày đặc
Điều này không chỉ xảy ra đối với cấp nhân viên mà thậm chí một số lãnh đạo cũng không được trang bị tốt kỹ năng này. Họ thường dành nhiều thời gian cho những công việc ngoài lề và cảm thấy bối rối, thậm chí mắc những sai lầm không đáng có khi phải tiếp nhận khối lượng công việc lớn, dồn dập hay phải xử lý vấn đề trong một khoảng thời gian ngắn.
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề trên là do những người này không biết sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng loại công việc (đâu là đầu việc quan trọng cần thực hiện trước, đầu việc nào đã sắp đến deadline, công việc nào có thể làm sau,…). Thay vào đó, nếu đang làm dở một công việc nhưng khi được giao cho một việc khác, họ thường bỏ luôn công việc đang làm sang một bên rồi nhảy sang làm việc mới được giao.
Cứ như vậy, kết quả là việc nào cũng dang dở không xong, việc dễ thì chú tâm làm cần thận chau chuốt, việc quan trọng lại làm làm qua loa cho xong rồi biện minh là không đủ thời gian.
Cứ như vây, kết quả là việc nào cũng dang dở không xong, việc dễ thì chú tâm làm cẩn
2. Sự phân công công việc không rõ ràng
Đồng nghiệp thường xuyên tranh cãi và đổ lỗi cho nhau vì công việc được phân công không rõ ràng
Nhân viên của bạn có thường đổ lỗi, trốn tránh trách công việc hay không? Đây là tình trạng thường xuyên xảy ra tại nhiều doanh nghiệp khi mà quy trình và sự phân công công việc không được thể hiện rõ ràng.
“Em không nhận được tin nhắn giao việc của sếp nên chưa làm”, “do bạn A, bạn B gửi báo cáo cho em muộn nên mới quá deadline”, “công việc này thường do phòng A, ban B phụ trách không thuộc nhiệm vụ phòng em”,…
Vô số lý do được nhân viên đưa ra để biện minh cho lỗi sai và sự chậm trễ của mình. Tuy nhiên, nhà quản lý lại không có cách nào truy cứu được trách nhiệm thực sự thuộc về ai do việc phân công không được thể hiện minh bạch, thống nhất. Quá trình giao nhận việc thậm chí còn được thực hiện trên nhiều công cụ khác nhau (email, zalo, messenger,…). Do vậy khi gặp vấn đề, cấp trên không nắm được lỗi thực sự là do ai, nguyên nhân dẫn đến vấn đề là gì.
3. Không có công cụ hỗ trợ
Thật khó để đơn giản hóa việc quản lý khối lượng công việc khi không có sự hỗ trợ của công nghệ. Bởi lẽ với các mô hình quản lý thủ công, bạn không thể nắm được tổng quát công việc của từng nhân sự (nhân viên này đang phụ trách bao nhiêu đầu việc, tình trạng của từng đầu việc ra sao, đang phối hợp với ai,…), đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn, cấp quản lý phải kiểm soát, theo dõi công việc của hàng chục người khác trong bộ phận.
Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả hơn?
Đây là câu hỏi được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm, bởi quản lý công việc không hiệu quả đồng nghĩa với việc:
- Các nhà quản lý, trưởng bộ phận sẽ liên tục bị cuốn vào những cuộc họp, giải trình không có hồi kết
- Nhân viên phải đảm nhận vô số công việc cùng lúc, việc này chưa xong việc khác đã đến
- Giấy tờ trong doanh nghiệp thì chất đống như núi
Nếu tình trạng này cứ liên tục tiếp diễn thì doanh nghiệp sẽ ngày càng thụt lùi và không thể bắt kịp được với tốc độ phát triển chung của ngành và đối thủ.
Theo một nghiên cứu năm 2020 cho thấy nhân viên không cảm thấy hài lòng khi phải đảm nhân một khối lượng công việc quá tải. Vấn đề này dẫn đến việc giảm năng suất và nhân viên dễ rơi vào tình trạng ‘kiệt sức’ trong quá trình làm việc.
Đừng lo lắng, với sự trợ giúp của công nghệ, việc quản lý công việc của doanh nghiệp bạn chỉ là điều dễ như trở bàn tay.
Một phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn:
- Có cái nhìn tổng quát và chi tiết về các công việc đang phụ trách
- Quan sát được tiến độ công việc của từng thành viên
- Thu hẹp rào cản giao tiếp giữa các phòng ban
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp
Mặt khác, quy trình quản lý công việc cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp sử dụng công cụ cho phép các thành viên trong công ty hoạt động trên cùng một nền tảng.
May mắn, có một công cụ rất thích hợp có thể xử lý các vấn đề trên, đó chính là phần mềm tự động hóa doanh nghiệp WEONE!
WEONE là gì? 3 cách giúp quản lý công việc dễ dàng với WEONE
WEONE là gì?
WEONE là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp giải quyết bài toán liên quan đến quản lý công việc hiệu quả
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp giúp doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, cho phép quản lý toàn bộ quy trình, nghiệp vụ của doanh nghiệp trên một nền tảng thống nhất. Trong đó có quản lý công việc.
Với phân hệ quản lý công việc có trong phần mềm tự động hóa doanh nghiệp WEONE, doanh nghiệp có thể: quản lý sát sao công việc của từng cá nhân, bộ phận; phân chia công việc rõ ràng tránh tình trạng đổ lỗi, trốn tránh trách nhiệm; giao – nhận công việc đồng bộ trên một hệ thống duy nhất; đánh giá khách quan năng suất làm việc của nhân sự;…
3 cách giúp quản lý công việc dễ dàng với WEONE
- Quản lý công việc thống nhất chỉ trong một ứng dụng
Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng nhiều hơn 1 phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp của mình. Do tính chất công việc của mỗi phòng ban là khác nhau nên nhiều công ty đã để mỗi phòng ban sử dụng một công cụ quản lý khác nhau.
Song chính điều này lại khiến cho công tác quản lý công việc khó kiểm soát hơn, dữ liệu được trả về không đồng bộ, phân tán rải rác trên nhiều ứng dụng, công tác phối hợp giữa các phòng ban cũng vì thế không được thể hiện rõ ràng, thường xuyên ngưng trệ.
WEONE sẽ giúp doanh nghiệp bạn quản lý công việc dễ dàng hơn nhờ quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban trên một nền tảng làm việc thống nhất. Nó sẽ hoạt động như một trung tâm dữ liệu lưu trữ tất cả các quy trình kinh doanh và là công cụ duy nhất để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng
Thay vì tốn thời gian nhắn tin hỏi từng người trong phòng, WEONE giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian trong việc phân công công việc hơn
“Em đang làm việc gì đó?”, “Đầu việc này bao giờ thì xong?”, “Hôm nay deadline nhưng anh vẫn chưa nhận được báo cáo của em”’,… Với sự trợ giúp của WEONE, bạn sẽ không cần phải chạy theo nhân viên của mình để hỏi những câu nhàm chán kia nữa.
Toàn bộ mọi tác vụ giao – nhận việc đều được thực hiện trên một ứng dụng duy nhất. Công việc được giao ra sẽ đính kèm tài liệu, người phụ trách, thời gian hoàn thành cụ thể. Nhân viên nhìn vào đó có thể biết được đâu là đầu việc quan trọng cần ưu tiên trước và bám sát tiến độ của từng công việc.
Đối với các công việc cần sự hợp tác giữa nhiều bộ phận, phần mềm sẽ hiển thị rõ từng bước trong quy trình giao việc: ai đảm nhận nhiệm vụ nào, thời gian bao lâu, người tiếp nhận tiếp theo là ai,… rõ ràng, minh bạch, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm.
- Đánh giá công việc khách quan
Chìa khóa để quản lý công việc một cách hiệu quả là giao đúng nhiệm vụ cho đúng người. Bằng việc đánh giá khách quan quá trình làm việc của từng thành viên, hiểu được cách họ quản lý công việc và điểm mạnh của họ sẽ nhà quản lý giao việc phù hợp hơn với từng người.
WEONE sẽ giúp bạn thực hiện được điều đó!
Tất cả các công việc được giao trên hệ thống tự động hóa WEONE đều được lưu trữ và đánh giá cụ thể ngay trên hệ thống. Tại đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên qua biểu đồ theo dõi trên hệ thống: ai đang hoàn thành tốt công việc, ai chưa quản lý công việc tốt, đầu việc nào đang có nguy cơ quá hạn,… Nhờ đó biết được điểm mạnh, điểm yếu và phân bổ công việc hợp lý.
Tất cả các công việc được giao trên hệ thống tự động hóa WEONE đều được lưu trữ và đánh giá cụ thể ngay trên hệ thống. Tại đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên qua biểu đồ theo dõi trên hệ thống: ai đang hoàn thành tốt công việc, ai chưa quản lý công việc tốt, việc nào đang có nguy cơ quá hạn….Nhờ đó mà biết được điểm mạnh, điểm yếu và phân bổ công việc hợp lý.
Quản lý công việc hiệu quả là cách tuyệt vời để bảo vệ sức khỏe cho nhân sự khi họ đang phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải. Không chỉ vậy, nó còn giúp họ tăng năng suất làm việc nhanh chóng.
Quản lý công việc hiệu quả là cách tuyệt vời để bảo vệ sức khỏe cho nhân sự khi họ đang phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải. Không chỉ vậy, nó còn giúp họ tăng năng suất làm việc nhanh chóng. Thật may mắn là chúng ta có WEONE – Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp giúp các lãnh đạo trong doanh nghiệp dễ dàng giải quyết bài toán về quản lý công việc. Hãy tìm hiểu thêm về những tính năng tuyệt vời của WEONE ngay tại đây:
