Quản lý cơ sở vật chất bao gồm việc tận dụng, phát triển và hiện đại hóa các tài sản của doanh nghiệp, bao gồm: các vật dụng có mặt tại văn phòng, hệ thống thiết bị được trao cho nhân sự, văn phòng làm việc, cấu trúc văn phòng… Hệ thống phòng ốc khang trang, trang thiết bị hiện đại phù hợp với môi trường văn phòng giúp hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc. Hơn thế, điều này cũng giúp giữ chân nhân viên bởi sự tiện nghi và thoải mái trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
-
Lực lượng lao động ngày càng phân tán
Chỉ 2 năm trước, các đội nhóm gồm hàng chục người có thể gặp nhau trong cùng một phòng với tần suất 5 ngày một tuần. Giờ đây, các cuộc họp gặp mặt trực tiếp đang trở nên ít phổ biến hơn rất nhiều, nhất là khi công việc được phân bổ nhiều hơn trên các địa điểm và múi giờ khác nhau.
Nghiên cứu của CBRE (tập đoàn về bất động sản – thương mại lớn có trụ sở tại Mỹ) cho thấy 87% các công ty lớn đang áp dụng chiến lược làm việc kết hợp trong đó nhân viên làm việc từ xa trong một thời gian cố định. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý cần phải suy nghĩ lại về việc họ thực sự cần bao nhiêu không gian văn phòng và có chiến lược hơn trong việc quản lý không gian. Họ cũng cần đầu tư vào công nghệ hỗ trợ cộng tác kết hợp.
-
Ngày càng phụ thuộc vào không gian văn phòng linh hoạt
Trong một cuộc khảo sát vào tháng 1 của PwC, 31% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho biết họ lên kế hoạch giảm diện tích văn phòng của mình và 56% thực sự có kế hoạch tăng nó. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là họ nhất thiết phải mở rộng trụ sở công ty của mình. Trong cùng một cuộc khảo sát, 58% cho biết họ có kế hoạch mở thêm nhiều địa điểm, chẳng hạn như văn phòng vệ tinh ở các vùng ngoại ô, gần nơi nhân viên sinh sống để khuyến khích sự hợp tác trực tiếp nhiều hơn.
Adam Stoltz, giám đốc tư vấn tại HOK – công ty tư vấn thiết kế & xây dựng hàng đầu tại Mỹ cho biết mô hình “hub-home-speak” là một cách hay để suy nghĩ về không gian văn phòng linh hoạt. Theo Adam, trụ sở văn phòng vẫn là “trung tâm” cho các hoạt động xây dựng nhóm, đào tạo và xây dựng văn hóa công ty. Nơi này đóng vai trò giúp nhân viên kết nối, họp nhóm và giao lưu trực tiếp.
-
Chú trọng nhiều hơn đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên
Sức khỏe của nhân sự và quyền được chăm sóc sức khỏe thường xuyên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi dịch Covid-19 xảy ra. Các nhân sự yêu cầu được kiểm tra thân nhiệt, kiểm tra dịch tễ và sử dụng các thiết bị, sản phẩm khử khuẩn nhiều hơn. Ngoài ra, họ cũng quan tâm đến vệ sinh văn phòng và sự quản lý chặt chẽ của lãnh đạo với việc phòng, chống Covid.
Khi nhân viên có nhu cầu quan tâm sức khỏe của mình hơn, các nhà lãnh đạo nên xem xét mở rộng các lợi ích và chương trình sức khỏe nhằm hỗ trợ nhân viên, giúp họ chăm sóc bản thân và có kiến thức về các căn bệnh thường gặp.
-
Đầu tư vào công nghệ tòa nhà thông minh
Việc sử dụng các thiết bị được kết nối với Internet of Things (IoT) tiếp tục gia tăng. IDC dự đoán sẽ có hơn 41,6 tỷ thiết bị được kết nối vào năm 2025. Tại nơi làm việc, công nghệ tòa nhà thông minh giúp các nhà quản lý tạo ra một môi trường thoải mái hơn như: quản lý năng lượng (điện) – môi trường làm việc hiệu quả, quản lý hệ thống và tài sản của tòa nhà, như lập kế hoạch đáp ứng cho các nhu cầu của nhân sự…
Cảm biến về công suất cũng giúp các nhà lãnh đạo cơ sở thu thập dữ liệu thời gian thực về những phòng và bàn làm việc có sẵn và giúp dự báo nhu cầu không gian trong tương lai dễ dàng hơn.
-
Tăng cường sử dụng mô hình thông tin tòa nhà
Phần mềm xây dựng mô hình thông tin (BIM) lập bản đồ các khía cạnh vật lý của một tòa nhà trong suốt vòng đời của nó, từ thiết kế và xây dựng đến bảo trì liên tục. Với dữ liệu từ phần mềm BIM, họ có thể giảm chi phí, nâng cao hiệu quả, giảm rủi ro an toàn và tăng cường quản lý cơ sở vật chất.
Điều này cho phép các kiến trúc sư và các nhà lãnh đạo có cơ sở lập để lập kế hoạch các tòa nhà thông minh hơn ngay từ đầu và có cách tiếp cận chủ động hơn trong việc sửa chữa. BIM hiện là bắt buộc đối với tất cả các dự án ở Vương quốc Anh và được dự đoán rằng sẽ có nhiều tổ chức áp dụng nó trên toàn cầu trong năm tới.
-
Các công nghệ mới nổi sẽ nâng cao năng suất và sự hợp tác
Theo Metaverse, các công nghệ sử dụng trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo,… sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa nơi làm việc ảo và thực tế.
Thay vì nói chuyện với đồng nghiệp của họ trên màn hình hai chiều, nhân viên có thể tương tác với hình đại diện ba chiều trong một không gian chung gần giống với văn phòng vật lý hơn. Họ có thể bắt tay bằng găng tay xúc giác hoặc tham quan cơ sở bằng tai nghe VR để mang lại cho họ trải nghiệm phong phú hơn. Mặc dù chúng ta vẫn còn cách xa thực tế này nhiều năm nữa, nhưng các công ty đã đầu tư vào các công nghệ có thể biến điều đó thành hiện thực – và đây là điều các nhà lãnh đạo thông minh đang chú ý.
Kết:
Khi các quan hệ đối tác mới, công nghệ và các xu hướng quản lý cơ sở khác tiếp tục định hình lại lực lượng lao động, các nhà quản lý cơ sở sẽ đảm nhận nhiều vai trò chiến lược hơn. Họ sẽ cần xem xét làm thế nào để các yếu tố này có thể được sử dụng tốt nhất và mang lại giá trị lớn nhất cho nơi làm việc và họ sẽ cần phải tìm ra sự cân bằng giữa việc nâng cao trải nghiệm của nhân sự và quản lý chi phí đầu tư – mua sắm.
