Các tập đoàn ở Hoa Kỳ hiện đang chi hơn 120 tỷ đô la mỗi năm chỉ riêng cho in ấn tài liệu, hầu hết chúng sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời trong 3 tháng và đi vào sọt rác. Để tiết kiệm chi phí, tận dụng sức mạnh công nghệ số, văn phòng không giấy đã ra đời. Vậy làm sao để xây dựng một văn phòng không giấy? Liệu chúng ta có thể thay đổi được thói quen sử dụng tài liệu giấy trong công việc? Cùng FSI khám phá ngay trong bài viết dưới đây.

Văn phòng không giấy là gì?
Văn phòng không giấy (paperless office) là mô hình văn phòng hiện đại sử dụng chủ yếu các tài liệu kỹ thuật số thay cho tài liệu giấy. Văn phòng vận hành nhờ hệ thống quản lý tài liệu điện tử cùng với hệ thống lưu trữ đám mây thay thế không gian lưu trữ hồ sơ vật lý.
Việc giảm thiểu sử dụng các tài liệu bản cứng sẽ đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số của tổ chức, doanh nghiệp và đem tới nhiều lợi ích đáng kể như tối ưu hoá chi phí, không gian, cải thiện hiệu suất và khả năng làm việc linh hoạt, đồng thời, cắt giảm lượng rác thải giấy.
Tại sao doanh nghiệp hiện đại vẫn chưa thể từ bỏ sử dụng tài liệu giấy?
Bất chấp sự phát triển của xu hướng văn phòng không giấy trên thế giới, nhiều công ty hiện nay vẫn phụ thuộc nhiều vào tài liệu giấy, tác động tiêu cực đến môi trường. Vậy tại sao chúng ta vẫn chưa dừng sử dụng tài liệu giấy? Dưới đây là một vài lí do thu được từ cuộc khảo sát thực tế các nhân sự đang làm việc tại văn phòng.
Thói quen cũ khó bỏ
Các công ty đã dựa vào hoạt động kinh doanh trên giấy trong xuyên suốt nhiều thế kỷ vì vậy việc số hoá toàn bộ giấy tờ khó có thể xảy ra dễ dàng chỉ trong một sớm một chiều. Thực tế cho thấy nhiều đối tác hay nhân viên ngày nay giữ thói quen thích đọc, tra cứu thông tin trên một tờ giấy được in ra hơn là nhìn vào tài liệu trên màn hình. Đặc biệt để đảm bảo sự chắc chắn, niềm tin hay sự uy tín trước mặt đối tác đang quen với cách làm truyền thống thì việc sử dụng tài liệu giấy vẫn được ưu tiên. Bởi vậy việc triển khai 1 văn phòng không giấy vấp phải thách thức lớn liên quan tới tư duy, thói quen thủ cựu nói trên.

Sợ mất tài liệu, hệ thống nhiễm virus
Trong kỷ nguyên số, các nhà lãnh đạo luôn bất an trước những công nghệ mới. Tâm lý lo lắng, ưa thích sự ổn định luôn hiển hiện, kéo chân doanh nghiệp trên hành trình phát triển. Nhiều nhà lãnh đạo quan ngại rằng hệ thống quản lý tài liệu sau khi số hoá có thể bị dính virus, lỗi phần mềm hoặc mất dữ liệu đột ngột làm gián đoạn quá trình truy cập tài liệu của doanh nghiệp họ. Trên thực tế, khi mà có tới 180.000 máy tính trong các cơ quan, tổ chức Việt Nam bị nhiễm mã độc APT trong năm 2022 (theo thống kê của BKAV) thì đây quả thực là mối quan ngại lớn.

Ưu tiên các mục tiêu khác
Giữa những mục tiêu phát triển khác như nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đầu tư, đổi mới trang thiết bị văn phòng,… ngân sách doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ chưa thực sự coi việc số hóa giấy tờ là ưu tiên hàng đầu. Tư duy cũ với lối nghĩ số hoá là chưa cần thiết, tốn kém và khó thực hiện đã cản bước doanh nghiệp trên hành trình phát triển số.
Trên thực tế, số hóa giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp đặt nền tảng cho chuyển đổi số – xu thế phát triển ngày nay của doanh nghiệp Việt nói riêng và doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên thế giới nói chung. Theo khảo sát của VINASA, hơn 92% doanh nghiệp Việt đã có sự quan tâm hay thậm chí đã tích cực ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của mình. Ngoài ra, số hóa giấy tờ là một cơ hội lớn để tiết kiệm ngân sách bởi ngày nay chi phí giấy đang ngày một tăng cao.

Lợi ích vượt trội khi xây dựng văn phòng không giấy
Nhìn chung, việc số hóa giấy tờ và những lo ngại liên quan: bảo mật không tốt, dễ mất tài liệu quan trọng, tốn kém nhiều chi phí đầu tư,… luôn tồn tại và những lo lắng đó hoàn toàn có cơ sở. Tuy nhiên, trên thực tế, không gian văn phòng với mô hình làm việc linh hoạt Hybrid-working kết hợp giữa làm việc trực tiếp và làm việc từ xa đã chỉ ra rằng việc tích trữ giấy tờ trong ngăn kéo vật lý không còn hiệu quả hay an toàn. Tài liệu được lưu trữ linh hoạt trên Cloud và sử dụng công nghệ bảo mật đa lớp đã trở thành “chiếc ngăn kéo trực tuyến” có thể dễ dàng chỉnh sửa, truy cập mọi lúc mọi nơi với nhiều ưu điểm tuyệt vời:
Tiết kiệm không gian
Nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay thuê văn phòng chỉ để bảo quản, lưu trữ giấy tờ khiến lãng phí không gian và tốn kém chi phí đầu tư ban đầu. Chính bởi thế nên việc số hoá tài liệu hay xây dựng văn phòng không giấy sẽ mang đến cơ hội lớn để tiết kiệm tối đa không gian văn phòng, tối ưu không gian làm việc nhằm nâng cao điều kiện làm việc, tính thân thiện của môi trường công sở và giảm tối đa số lượng giấy tờ vật lý mà một công ty sở hữu.

Tiết kiệm chi phí
Thông qua việc sử dụng các tài liệu điện tử và hệ thống quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử, chúng ta sẽ hạn chế được chi phí in ấn, gửi tài liệu cũng như tiêu huỷ tài liệu, chi phí kho bãi và thiết bị lưu trữ tài liệu… Vì quản lý tài liệu số đơn giản, dễ dàng hơn nên công ty có thể giảm nhân sự quản lý tài liệu, giảm chi phí tiền lương cũng như giảm tối đa thời gian nhân viên dành ra để xử lý tài liệu giấy.
Theo số liệu nghiên cứu từ Acciona, nhờ xây dựng văn phòng không giấy, các doanh nghiệp có thể cắt giảm tới 65% chi phí vận hành tổng thể tương đương với 1.000 – 5.000 đô la hàng tháng.
Nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu theo mô hình cũ khiến tài liệu khó quản lý. Nếu một số tài liệu bị xếp sai chỗ, tất cả các tài liệu còn lại đều bị ảnh hưởng, khó tìm kiếm, sửa đổi. Xây dựng văn phòng không giấy, tiến hành số hoá toàn bộ tài liệu vật lý, việc phân loại hay gắn nhãn tài liệu trở nên đơn giản. Ngoài ra chúng ta còn có thể tiết kiệm được nhân lực quản lý, dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi tài liệu, hồ sơ khi cần.
Thông qua việc số hóa toàn bộ tài liệu giấy doanh nghiệp hiện đại với mô hình làm việc từ xa doanh nghiệp có thể tiến hành trình ký điện tử mọi lúc mọi nơi. Nhờ đó, tiến trình phát triển mô hình làm việc Hybrid-working hay làm việc từ xa phát triển thuận lợi hơn trong các doanh nghiệp hiện đại.
Tối ưu thời gian làm việc
Theo thống kê, để tìm một tài liệu giấy trên giá kệ, chúng ta cần tiêu tốn khoảng 18 phút làm việc tương đương với việc sụt giảm 21% năng suất làm việc mỗi ngày. Ngoài ra, thời gian in ấn, nhân bản, sắp xếp như quản lý giấy tờ sẽ lấn át thời gian làm công việc chuyên môn quan trọng khác.
Giả sử một nhân viên cần chia sẻ tài liệu với khách hàng hoặc đồng nghiệp, trước hết họ cần tìm tài liệu đó, đem tới phòng ban khác để trao đổi hoặc gửi đi bằng đường bưu điện nếu đồng nghiệp, khách hàng ở xa. Cách làm này sẽ tiêu tốn thời gian đáng kể so với việc chia sẻ tài liệu trực tuyến.
Bởi vậy việc số hoá tài liệu giấy cơ bản sẽ giúp nâng cao 21% năng suất làm việc, loại bỏ hoàn toàn thời gian lãng phí, giúp 100% thời gian làm việc được tối ưu.

Bảo vệ môi trường, phát triển bền vững
Việc giảm tiêu thụ giấy trong quá trình vận hành doanh nghiệp là một mục tiêu phù hợp với chiến lược phát triển bền vững trong tương lai.
Theo Greenpeace, ở Châu Âu, 80% chất thải văn phòng được tạo ra từ giấy và bìa cứng. Theo nghiên cứu, chỉ riêng một công ty đa quốc gia ở Tây Ban Nha có thể in tới 2 triệu tờ giấy trong một năm. Điều này tương đương với việc tiêu thụ 268 cây xanh và ngốn tới 561.000 lít nước để rồi thải ra 32 tấn CO2.
Như vậy, doanh nghiệp số hoá tài liệu giấy sẽ tiến gần hơn tới mục tiêu văn phòng không giấy, 80% chất thải văn phòng sẽ biến mất hoàn toàn, hàng chục triệu tấn CO2 không được tạo ra, hàng trăm ngàn cây xanh sẽ có cơ hội tiếp tục phát triển.
Số hoá tài liệu giấy sẽ kiến tạo nên văn hoá không giấy tờ, giúp doanh nghiệp hiện đại dễ dàng định vị thương hiệu công ty thân thiện với môi trường, phát triển bền vững.

Giải pháp số hoá tài liệu hiện thực hóa viễn cảnh văn phòng không giấy
Bước đầu tiên để có một văn phòng không giấy đó chính là lên kế hoạch chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu điện tử. Bước này cần doanh nghệp đầu tư thời gian công sức và công nghệ hiện đại.
Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình xây dựng văn phòng không giấy, FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam – đã nghiên cứu, phát triển và đang tiếp tục hoàn thiện hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện lấy dữ liệu làm trung tâm. Trong đó, giải pháp số hóa tổng thể của FSI với 15 năm kinh nghiệm được đánh giá có năng lực triển khai xuất sắc top 1 thị trường, là bước triển khai quan trọng giúp doanh nghiệp tiến gần tới mục tiêu xây dựng văn phòng không giấy và hiệu suất cao.
Năng lực triển khai xuất sắc
Dịch vụ số hoá tài liệu của FSI bao gồm tổng thể từ Dịch vụ chỉnh lý tài liệu – Scan tài liệu – tới Nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu, giúp số hóa đa dạng các loại tài liệu với kích thước linh hoạt từ hồ sơ, tài liệu cho tới sách báo, tranh, ảnh, kích cỡ tài liệu, từ khổ A5 cho tới gấp đôi A0 tuỳ thuộc nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài ra, dịch vụ số hoá tài liệu của FSI đảm bảo tính chính xác của dự án lên tới 99.99%. Với đội ngũ nhân sự hơn 100 chuyên gia đầu ngành, 3500 cộng tác viên được đào tạo bài bản về số hoá, giàu kinh nghiệm triển khai thực tế giúp xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh, FSI tự tin phụ trách các dự án số hoá lớn, yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
Bên cạnh đó, về khả năng bảo mật trong quá trình triển khai, dịch vụ số hoá tài liệu của FSI đạt tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Đây là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn “an tâm chọn mặt gửi vàng” cùng FSI xây dựng thành công mô hình văn phòng không giấy.

Tối ưu thời gian và chi phí triển khai
Là đối tác phân phối độc quyền chính thức thiết bị số hoá, máy scan của các thương hiệu hàng đầu thế giới như Plustek, Kodak, Contex, Rowe, FSI đảm bảo nguồn lực và chất lượng trong quá trình đồng hành cùng mọi doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy.
Sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu tổng thể của FSI, các tổ chức, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí đầu tư nguồn nhân lực và vật lực, đặc biệt, thời gian triển khai nhanh chóng nhờ ứng dụng các công nghệ tiên tiến hiện đại, được tự động hoá với độ chính xác cao (OCR, ICR, OMR).
Cung cấp giải pháp xử lý, khai thác dữ liệu hiệu quả sau số hoá
Với hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số lấy dữ liệu làm trọng tâm, FSI đem tới dịch vụ tư vấn và các giải pháp cụ thể phục vụ khai thác và quản lý dữ liệu điện tử hiệu quả dành cho khối doanh nghiệp, sau khi đã hoàn tất công tác số hóa tài liệu.
Tiêu biểu, các giải pháp giúp lưu trữ và xử lý dữ liệu thông minh dành cho khối doanh nghiệp phải kể tới: Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp DocEye và Nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn VLAKE.
DocEye là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ tài liệu khoa học, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng với khả năng phân quyền mạnh mẽ và bảo mật cao. Trong khi đó, VLAKE là giải pháp cho phép lưu trữ không giới hạn về dung lượng và định dạng dữ liệu, kết nối đa nguồn dữ liệu mà không ảnh hưởng tới vận hành của hệ thống hiện tại, tạo lập datawarehouse nhanh chóng, và trực quan hóa dữ liệu tạo lập các báo cáo nhanh.
Như vậy, sau khi xây dựng thành công văn phòng không giấy, doanh nghiệp sẽ được FSI hỗ trợ để lưu trữ, xử lý và khai thác dữ liệu hiệu quả, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và cải thiện năng suất của toàn tổ chức.
Trong kỷ nguyên số, văn phòng không giấy sẽ trở thành mục tiêu phát triển của đa số doanh nghiệp. Do đó, một nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn thức thời, đầu tư một cách thông minh, nhanh chóng số hoá và loại bỏ tài liệu giấy khỏi doanh nghiệp để xây dựng văn phòng hiệu suất cao.