Giai đoạn 2021-2022, những biến động của ngành xăng dầu trên thế giới khiến các doanh nghiệp xăng dầu trong nước cũng gặp phải không ít khó khăn thách thức trong công tác quản lý. Để đảm bảo doanh nghiệp phát triển vững vàng ngay cả trong những điều kiện bất lợi, việc hoàn thiện bộ máy quản lý một cách hiệu quả và minh bạch từ xa là điều mà các doanh nghiệp xăng dầu đang rất quan tâm.
Khó khăn khi quản lý các chi nhánh xăng dầu trong hệ thống
Kinh doanh xăng dầu là một ngành đặc biệt có chi phí kinh doanh cao. Ngoài việc phải đầu tư lớn và quy trình công nghệ phức tạp, nguyên nhân còn đến từ sự hao hụt trong quá trình vận chuyển xăng dầu… Thêm vào đó, với số lượng nhiều chi nhánh là các cây xăng trong hệ thống, nếu không quản lý tốt sẽ dẫn đến chi phí bị đội lên nhiều lần. Do đó, các doanh nghiệp xăng dầu cần chú trọng 3 vấn đề trong công tác quản lý đó là: quản lý đo lường, quản lý số lượng và quản lý chất lượng… Theo chủ trương Bộ Công Thương, các doanh nghiệp cần đẩy mạnh áp dụng tự động hóa trong kiểm soát Nhập – Xuất – Quản lý hàng hoá theo hướng tự động, đồng bộ, xuyên suốt trong quản trị.
Công ty xăng dầu KVV là một doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu chiếm hơn 60% thị phần xăng dầu khu vực miền Nam có hệ thống hơn 30 cửa hàng sau 30 năm phát triển. Chia sẻ với FSI – đơn vị top 10 doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam, KVV cho biết khối lượng hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp này là một con số khổng lồ. Vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt là các hồ sơ, tài liệu như: hoá đơn chứng từ, giấy tờ xuất nhập, báo cáo tồn kho, giấy tờ kiểm định chất lượng định kỳ… vẫn đang lưu trữ tại các chi nhánh riêng biệt và chưa có hệ thống quản lý tập trung. Điều này khiến việc tra cứu, tìm kiếm, khai thác thông tin bị chậm trễ dẫn đến việc điều hành và quản lý doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Cụ thể, việc quản lý số lượng xuất – nhập hàng hóa chưa hiệu quả, hiệu suất lao động của doanh nghiệp chưa được tối ưu.
Để giải quyết bài toán này, Anh T, Giám đốc công ty KVV chia sẻ với đội ngũ tư vấn từ FSI: “KVV cần 1 giải pháp quản lý và khai thác các hồ sơ tài liệu tập trung, có thể tích hợp cùng các hệ thống sẵn có của mình thành một hệ thống chuyển đổi số tổng thể.”
Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh – công cụ cho phép quản lý hiệu quả từ xa
Nắm bắt được kỳ vọng từ KVV nói riêng và các doanh nghiệp xăng dầu tại Việt Nam nói chung, FSI đem tới hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye – Phần mềm do chính công ty nghiên cứu và cho ra mắt từ năm 2016 đã đạt được nhiều giải thưởng: 3 giải Sao Khuê liên tiếp năm 2016, 2017, 2018 và giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019.
Với bộ công nghệ lõi OCR, ICR, OMR, ADRT, Twain Scan… DocEye mang đến 4 tính năng chính đó là: Lưu trữ tập trung mọi tài liệu doanh nghiệp trên nền tảng số, tìm kiếm thông minh, chia sẻ không giới hạn và cơ chế bảo mật đa lớp. DocEye giúp doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ số tập trung, áp dụng công nghệ giúp việc phân loại, tra cứu tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác. Sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của KVV với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng.
Xây dựng “Kho lưu trữ số tập trung” chỉ trong 10 ngày
Để đảm bảo tiến độ triển khai trước dịp Tết Nguyên Đán 2022, FSI đã nhanh chóng tiến hành khảo sát và đánh giá thực tế công tác lưu trữ và quản lý tài liệu của hơn 30 cửa hàng cũng như hiện trạng công nghệ của công ty KVV. Đồng thời tập trung nguồn lực để hoàn thành được mục tiêu tiến độ cam kết. Kết quả sau 10 ngày triển khai, toàn bộ tài liệu, hoá đơn chứng từ của hơn 30 chi nhánh xăng dầu đã được lưu trữ tập trung, phân loại khoa học trên hệ thống DocEye.
Cũng trong thời gian này, FSI triển khai đào tạo làm chủ công nghệ cho nhân sự quản lý cấp trung đến cấp cao của KVV. Qua đó, KVV có thể chủ động thiết lập các tính năng theo đặc thù ngành, phân quyền chi tiết cho người dùng các cấp trong hệ thống để đảm bảo 100% tính bảo mật.
Bà Trương Thị Phố – Chuyên viên tư vấn FSI chia sẻ về thực tế triển khai DocEye cho KVV: “10 ngày là thời gian không tưởng để ứng dụng DocEye trên toàn hệ thống, xử lý số lượng tài liệu khổng lồ, song song đào tạo để nhân sự KVV hoàn toàn chủ động với sản phẩm sau khi nghiệm thu. Nhờ sự chuyên nghiệp của đội ngũ triển khai FSI, dự án đã hoàn thành đúng “deadline” như KVV yêu cầu để cải tiến bộ máy điều hành ngay trước thềm Tết Nguyên Đán 2022. Đây được xem là một trong những dự án rất khó quên”.
Với mục tiêu đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, FSI đã hoàn tất dự án này trong điều kiện thời gian gấp rút nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cao nhất làm hài lòng khách hàng. Với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, FSI mong muốn được đem tới cho các doanh nghiệp các giải pháp phần mềm công nghệ cao giúp tối ưu hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp. FSI cam kết đồng hành và tư vấn giải pháp xuyên suốt hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp trong tương lai.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
