Logistics đang ngày càng phát triển về quy mô, đòi hỏi các doanh nghiệp logistics cần có phương thức quản lý nhân sự tập trung, hiệu quả. Trong đó, số hoá tài liệu nhân sự là nền tảng quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số ngành Logistics.
Cuộc đổ bộ thị trường và những thách thức về quản lý tài liệu nhân sự
Theo nghiên cứu, tốc độ tăng trưởng những năm gần đây của ngành Logistics khoảng 14 – 16%, với quy mô khoảng 40-42 tỷ USD/năm. Chính sự phát triển nóng của ngành khiến tốc độ tăng trưởng nguồn nhân lực không theo kịp, đồng thời gây khó khăn trong công tác quản lý và tuyển dụng do thị trường nhân sự gặp nhiều biến động.
S Express (tên doanh nghiệp được bảo mật theo yêu cầu của khách hàng) là một đơn vị phụ trách toàn bộ hoạt động giao vận, kho bãi và lưu giữ hàng hoá cho công ty tổng. Tính đến cuối năm 2022, số lượng nhân sự của công ty lên tới hơn 1000 người. Khi số lượng nhân sự tăng đột biến, số lượng tài liệu giấy quản lý nhân sự như hồ sơ và hợp đồng nhân sự,… cũng tăng theo cấp số nhân, ước chừng hơn 500.000 tài liệu. Số tài liệu này đang tiếp tục tăng mỗi năm.
Không chỉ đối mặt với số lượng tài liệu tăng chóng mặt cùng tình trạng biến động nhân sự liên tục khiến việc quản lý gặp nhiều rắc rối. S Express còn gặp thách thức lớn khi số tài liệu nhân sự kể trên đang được xử lý và lưu trữ thủ công tại các phòng ban thuộc 2 chi nhánh Hà Nội – HCM, cũng như rải rác tại 3 kho chứa hàng của công ty. Hiện trạng này dẫn tới những khó khăn và áp lực trong quá trình làm việc hàng ngày của phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) như: Không thể quản lý vòng đời nhân viên, khó theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự trong doanh nghiệp, tìm kiếm thông tin nhân sự mất rất nhiều thời gian, sai sót trong báo cáo do làm thủ công, khó chia sẻ và sử dụng hiệu quả các hồ sơ nhân sự.
Giải pháp số hoá dữ liệu giúp tối ưu hoá quản lý nhân sự từ FSI
Để giải quyết bài toán trên, S Express tìm tới các giải pháp công nghệ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng mong muốn bắt kịp xu hướng chuyển đổi số của các doanh nghiệp hiện đại nói chung và doanh nghiệp FDI tại Việt Nam nói riêng. Suốt một thời gian dài, S Express không ngừng tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa chuyên nghiệp nhằm chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy về nhân sự sang tài liệu số, thiết lập 1 cơ sở dữ liệu (CSDL) hay 1 kho dữ liệu số dùng chung, vừa để phục vụ trong nội bộ phòng HCNS, vừa để sử dụng trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Việc thiết lập CSDL hàng nghìn nhân sự cũng là cơ sở để S Express mở rộng hoạt động số hóa toàn diện, nhằm cải thiện quy trình vận hành tại các phòng ban khác cũng đang xử lý số lượng tài liệu lớn, đồng thời thiết lập nền tảng hướng tới chuyển đổi số thành công.
Với 15 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ cao, số hóa, chuyển đổi số cho hơn 5500 khách hàng, FSI đã vượt qua quy trình lựa chọn đối tác nghiêm ngặt của công ty tổng để trở thành đối tác giải pháp chuyển đổi số cho đơn vị top đầu của ngành Logistic tại Việt Nam. Cụ thể, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể, áp dụng các công nghệ tiên tiến như OCR, ICR, đảm bảo giải quyết bài toán của S Express với chất lượng cao nhất về độ chính xác và khả năng bảo mật thông tin.
Kết quả sau chưa đầy 1 tháng triển khai, toàn bộ 500.000 hồ sơ nhân sự được quản lý tập trung trên nền tảng số, phân loại khoa học theo từng phòng ban, chi nhánh trên toàn quốc. Đồng thời, nhờ việc áp dụng các công nghệ bóc tách tiên tiến giúp việc tìm kiếm hồ sơ theo từ khoá trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, nhân viên ban Hành Chính Nhân Sự dễ dàng tìm kiếm thông tin nhân sự ở bất kỳ thời điểm nào, dễ dàng cập nhật mọi biến động nhân sự để chủ động báo cáo với cấp trên.
Không dừng lại ở đó, FSI cam kết đồng hành cùng S Express xuyên suốt hành trình chuyển đổi số với hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số lấy dữ liệu làm trung tâm. Sau số hoá tài liệu, hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu cũng rất quan trọng – tạo tiền đề cho việc khai thác, xử lý mọi tài liệu số trong nội bộ của doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm và giải pháp đã được hàng nghìn đơn vị trong nước tin tưởng của FSI, S Express chắc chắn sẽ đạt được những mục tiêu tối ưu hoá quy trình vận hành, quản trị thông minh và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong thời gian tới.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
