Đã gần kết thúc quý I của năm 2021, đừng để những ý tưởng của bạn mãi chỉ nằm trên giấy. Ứng dụng công nghệ thông minh để xây dựng các công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý nhân sự sẽ giúp công ty của bạn phát triển bền vững và vận hành hiệu quả hơn.
Để quản lý doanh nghiệp tốt, trước hết cần quản trị con người
Chúng ta liên tục được nghe về chuyển đổi số, ai ai cũng bảo “thời 4.0 rồi chuyển đổi số ngay đi” nhưng thực chất chuyển đổi số là gì và nên làm thế nào để chuyển đổi số thì không phải ai cũng chỉ ra được rõ ràng.
Ở cấp độ doanh nghiệp thì mục đích cuối cùng của chuyển đổi số là giúp nhà lãnh đạo quản lý và vận hành công ty tốt hơn, nâng cao mức độ cạnh tranh của thương hiệu và đem về doanh thu cho doanh nghiệp.
Bóc tách nhỏ hơn nữa về từng mục tiêu này, nhiều người sẽ hỏi rằng “Phải làm sao để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn?”. Câu trả lời ở đây chính là nhân sự. Nhân sự chính là nền tảng phát triển của doanh nghiệp, là một trong những thành phần cốt lõi quyết định việc vận hành của cả bộ máy.
Nhưng quản lý nhân sự tốt bằng cách nào?
Yếu tố 1: Tiếp nhận thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra đánh giá chính xác
Lãnh đạo hiệu quả không phải là người sẽ nói những điều hay ho và được mọi người yêu thích, một nhà lãnh đạo tài ba phải chỉ ra được những điều tốt và chưa hoàn thiện của nhân viên cũng như bản thân doanh nghiệp bằng kết quả đo lường thực tế.
“Tháng này công việc của em là không hiệu quả”
“Tháng này em có 3 đầu việc trễ deadline, 5 lần làm sai quy trình, làm tiến độ công việc bị kéo dài thêm nửa tháng”
Giữa hai cách nói này, cách nói nào khiến bạn cảm thấy dễ hiểu hơn? Đương nhiên là cách số 2. Nó chỉ rõ được những con số và vấn đề cụ thể, nhờ đó cả nhân viên và cả lãnh đạo đều có những nhận định chính xác nhất về vấn đề đang diễn ra.
Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng để thực hiện được thì lại là cả một quá trình. Thực tế không phải nhà lãnh đạo nào cũng được trang bị tốt kỹ năng phân tích dữ liệu. Trong khi đó các báo cáo được gửi đến thì lại dài lê thê hàng chục, thâm chí hàng trăm trang. Lãnh đạo sẽ cẩn thận đọc các báo cáo đó ư? Không. Sẽ chẳng có một vị giám đốc nào rảnh rang đến độ ngồi đọc chi tiết từng trang báo cáo của nhân viên cả. Họ thường đọc lướt và tóm gọn lại những kết quả quan trọng nên có thể sẽ bỏ sót một vài yếu tố.
Một lý do khác khiến lãnh đạo công ty khó lòng đưa ra đánh giá chính xác là do các quy trình báo cáo tại hầu hết các công ty hiện nay còn khá rườm rà, không nhất quán. Lãnh đạo thường là người cuối cùng nhận được tất cả các báo cáo sau khi tổng hợp mà không được theo sát toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối nên không biết hết các vấn đề tồn đọng.
Trước những vấn đề trên, một câu hỏi khác tiếp tục được đặt ra là “Làm cách nào để lãnh đạo tiếp nhận thông tin và đánh giá nhân viên của mình chính xác hơn?” Công nghệ chính là lời giải!
Hệ thồng tự động hóa doanh nghiệp WEONE giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn
Các phần mềm hỗ trợ quản trị và điều hành công việc từ xa như Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ giúp các nhà lãnh đạo quản lý theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên kể từ khi được giao việc đến khi hoàn thành qua biểu đồ theo dõi trên hệ thống: ai đang hoàn thành tốt công việc, ai chưa quản lý công việc tốt, đầu việc nào đang có nguy cơ quá hạn,… Nhờ đó biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng người và đưa ra nhận định chính xác.
Yếu tố 2: Xây dựng trục làm việc liên thông giữa các phòng ban
Công tác phối hợp công việc giữa các phòng ban liên tục gặp trục trặc dường như đã trở thành vấn đề thâm căn, ăn sâu bén rễ vào nhiều tổ chức.
Các công việc không được phân công rõ ràng, nhiệm vụ không được thống nhất từ đầu, không nắm được quy trình chuyển giao cụ thể là những nguyên nhân chính khiến các phòng ban thường xuyên tranh cãi khi làm việc cùng nhau.
“Đầu việc này không phải do phòng em phụ trách”, “ Do ban kia gửi thống kê muộn nên bọn em mới bị chậm deadline”, “Bộ phận kia làm sai quy trình…”,….
Bạn có thấy những câu nói này quen thuộc không? Đây là câu chuyện thường gặp ở doanh nghiệp do không thể quản lý minh bạch trục làm việc liên thông của các bộ phận. Đa số nguyên nhân là do mỗi phòng ban làm việc trên một phần mềm khác nhau, việc trao đổi không thống nhất trên một nền tảng. Do đó khi gặp vấn đề, cấp trên không nắm được lỗi thực sự là do ai, nguyên nhân dẫn đến vấn đề là gì.
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ giúp doanh nghiệp bạn quản lý công việc dễ dàng hơn nhờ quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban trên một nền tảng làm việc thống nhất. Nó hoạt động như một trung tâm dữ liệu lưu trữ tất cả các quy trình kinh doanh và là công cụ duy nhất để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.
Lãnh đạo có thể giao việc cho mỗi phòng ban trực tiếp trên hệ thống kèm deadline hoàn thành, join các thành viên/phòng ban cùng thực hiện vào luồng công việc đã giao Mọi báo cáo, tiến độ công việc sẽ được hiển thị ngay trên hệ thống (ai/bộ phận nào đang làm phần nào, tiến độ đến đâu, bước này do ai phụ trách,…) giúp nhân viên và quản lý chủ động hơn, đồng thời giúp công việc được tiến hành nhịp nhàng hơn, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau. Mỗi thay đổi trong quy trình hay vi phạm sẽ được gửi cảnh báo trên hệ thống.
Phân tích và ra quyết định chính xác, được mọi người công nhận, phân bổ công việc hợp lý, đem lại chất lượng công việc tốt nhất cho cả hệ thống là cả một nghệ thuật mà ở đó, các nhà lãnh đạo là những nghệ nhân tài ba. Hãy luôn cẩn trọng trong mọi quyết định và thông minh trong việc ứng dụng công nghệ để hỗ trợ doanh nghiệp.
