Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số bằng việc mua phần mềm. Sau một thời gian, hệ thống đã nhiều hơn nhưng dữ liệu vẫn rời rạc. Quy trình vẫn cần Excel, email hoặc nhập lại thông tin.
Nguyên nhân thường không nằm ở thiếu công nghệ. Doanh nghiệp có thể chưa xác định rõ mục tiêu, phạm vi, dữ liệu và cách tổ chức triển khai.
Phạm vi có thể từ tư vấn chiến lược đến số hóa dữ liệu và cải tiến quy trình. Một số dự án còn gồm tích hợp, đào tạo và tối ưu.
Bài viết giải thích từng nhóm dịch vụ chuyển đổi số và quy trình triển khai từ A-Z. Khung quy trình mang tính tham khảo, không phải một tiêu chuẩn bắt buộc cho mọi doanh nghiệp.
Tóm tắt nhanh
Dịch vụ chuyển đổi số không phải một phần mềm đơn lẻ. Doanh nghiệp thường cần kết hợp chiến lược, dữ liệu, quy trình, công nghệ và con người. Quy trình nên bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh, sau đó mới lựa chọn hạng mục và giải pháp.
Xem thêm:
Dịch vụ chuyển đổi số là gì?
Dịch vụ chuyển đổi số là nhóm hoạt động tư vấn và triển khai. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ số vào quản lý, vận hành và tạo giá trị.
Theo Sổ tay Hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp, chuyển đổi số là việc tích hợp và áp dụng công nghệ số. Mục tiêu là nâng hiệu quả kinh doanh, quản lý, năng lực cạnh tranh và tạo giá trị mới.
Các hoạt động có thể bắt đầu từ số hóa dữ liệu. Sau đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, cải thiện phối hợp hoặc thay đổi sâu hơn mô hình hoạt động.
Vì vậy, dịch vụ chuyển đổi số không đồng nghĩa với mua một phần mềm. Một dự án có thể chỉ cần tư vấn lộ trình. Dự án khác có thể bao gồm dữ liệu, hệ thống, quy trình, đào tạo và vận hành.
Cũng không có một danh mục dịch vụ cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Phạm vi cần dựa trên mục tiêu, hiện trạng, ngân sách, nguồn lực và mức độ sẵn sàng.
Dịch vụ chuyển đổi số khác số hóa ở điểm nào?
Số hóa chủ yếu chuyển thông tin từ dạng giấy hoặc vật lý sang dạng số. Đây thường là bước tạo dữ liệu đầu vào.
Chuyển đổi số rộng hơn. Dữ liệu số được đưa vào quy trình, hệ thống và quyết định quản trị để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành.
Một doanh nghiệp có thể đã scan toàn bộ hồ sơ nhưng vẫn chưa chuyển đổi số sâu. Nếu quy trình vẫn thủ công và dữ liệu chưa được kết nối, giá trị khai thác còn hạn chế.
Dịch vụ chuyển đổi số doanh nghiệp thường gồm những hạng mục nào?
Tùy nhà cung cấp và nhu cầu thực tế, dịch vụ chuyển đổi số có thể gồm một hoặc nhiều nhóm dưới đây. Doanh nghiệp không cần triển khai toàn bộ cùng lúc.
1. Tư vấn chiến lược và đánh giá hiện trạng
Trong dịch vụ chuyển đổi số, nhóm tư vấn giúp doanh nghiệp xác định hiện trạng và ưu tiên. Nhóm này trả lời ba câu hỏi: đang ở đâu, muốn đạt gì và làm gì trước.
Hoạt động thường gồm phỏng vấn lãnh đạo, khảo sát phòng ban, rà soát quy trình, dữ liệu, hệ thống và nguồn lực nội bộ. Đầu ra có thể là bức tranh hiện trạng, danh sách ưu tiên và mục tiêu chuyển đổi. Từ đó, doanh nghiệp xây lộ trình theo từng giai đoạn.
2. Số hóa, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp vẫn có hồ sơ giấy, file rời hoặc dữ liệu không thống nhất. Khi đó, dữ liệu cần được tạo lập và chuẩn hóa trước khi tích hợp sâu.
Trong một dự án dịch vụ chuyển đổi số, dữ liệu có thể cần số hóa, làm sạch và chuẩn hóa. Doanh nghiệp cũng cần xác định nguồn dữ liệu chính thức.
Đây là nền tảng quan trọng cho báo cáo, tự động hóa, BI và các ứng dụng AI về sau.
Xem thêm: Chuẩn hóa dữ liệu là gì? Quy trình 6 bước doanh nghiệp cần biết
3. Số hóa và tối ưu quy trình
Mục tiêu không phải đưa nguyên cách làm thủ công lên phần mềm. Doanh nghiệp cần xem lại các bước, điểm chờ, phê duyệt và thao tác lặp.
Sau đó, quy trình phù hợp mới được số hóa hoặc tự động hóa. Ví dụ là tiếp nhận hồ sơ, phê duyệt đề xuất, xử lý yêu cầu khách hàng hoặc lập báo cáo.
Nếu chỉ số hóa một quy trình chưa hợp lý, doanh nghiệp có thể tạo ra một quy trình số nhưng vẫn chậm.
4. Triển khai và tích hợp hệ thống
Doanh nghiệp có thể cần triển khai hệ thống mới hoặc kết nối các phần mềm đang có. Mục tiêu là giảm nhập lại dữ liệu và đứt gãy giữa các bộ phận.
Phạm vi có thể gồm cấu hình, tùy chỉnh, tích hợp API, chuyển dữ liệu, kiểm thử và thiết lập quyền truy cập.
Khi các hệ thống không kết nối, doanh nghiệp dễ hình thành Data silo. Khi đó, mỗi bộ phận có một phần thông tin riêng và khó nhìn toàn cảnh.
Xem thêm: Data silo là gì? Rào cản lớn trong chuyển đổi số doanh nghiệp
5. Xây nền dữ liệu phục vụ báo cáo và phân tích
Sau khi dữ liệu được tạo lập và kết nối, doanh nghiệp cần tổ chức dữ liệu để dễ tìm, đối chiếu và khai thác.
Dịch vụ chuyển đổi số có thể bao gồm thiết kế kho dữ liệu, chuẩn chỉ số và báo cáo quản trị. Một số dự án còn chuẩn bị dữ liệu cho phân tích nâng cao.
Điểm quan trọng là báo cáo phải dựa trên cách hiểu dữ liệu thống nhất. Nếu mỗi phòng ban tính một chỉ số khác nhau, công cụ mới không giải quyết được gốc vấn đề.
6. An toàn thông tin, phân quyền và quản trị dữ liệu
Chuyển đổi số làm tăng lượng dữ liệu và số điểm truy cập. Vì vậy, quyền sử dụng, bảo vệ dữ liệu và trách nhiệm quản trị cần được thiết kế cùng dự án.
Tài liệu hướng dẫn cho doanh nghiệp Việt Nam cũng đề cập chính sách bảo mật kinh doanh và dữ liệu. Đây là nội dung cần được xây dựng trong lộ trình chuyển đổi.
Doanh nghiệp nên xác định ai được xem, sửa hoặc chia sẻ dữ liệu. Các yêu cầu pháp lý chuyên ngành cũng cần được rà soát trước khi triển khai.
7. Đào tạo, quản trị thay đổi và hỗ trợ vận hành
Một hệ thống chỉ tạo giá trị khi người dùng đưa nó vào công việc hằng ngày. Vì vậy, đào tạo và quản trị thay đổi không nên để đến cuối dự án.
Dịch vụ chuyển đổi số cũng có thể gồm đào tạo theo vai trò, tài liệu hướng dẫn và truyền thông nội bộ. Sau go-live, doanh nghiệp cần cơ chế hỗ trợ và tiếp nhận phản hồi.
Sau khi vận hành, doanh nghiệp tiếp tục theo dõi KPI. Những vấn đề mới sẽ được xử lý trước khi mở rộng sang đơn vị hoặc quy trình khác.
Quy trình triển khai dịch vụ chuyển đổi số từ A-Z
Không có một quy trình bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Tùy hiện trạng và nguồn lực, doanh nghiệp có thể thực hiện một số phần song song hoặc nối tiếp nhau.
Khung tám bước dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung một dự án dịch vụ chuyển đổi số đầy đủ hơn.
Bước 1: Gắn chuyển đổi số với mục tiêu kinh doanh
Bắt đầu bằng vấn đề cần giải quyết thay vì tên công nghệ. Mục tiêu có thể là rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi hoặc có dữ liệu sớm hơn.
Mỗi mục tiêu nên có chỉ số đo. Ví dụ, thay vì “số hóa quy trình”, doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu giảm thời gian xử lý một loại hồ sơ.
Bước 2: Đánh giá hiện trạng
Doanh nghiệp rà soát quy trình, dữ liệu, hệ thống, hạ tầng, kỹ năng và cách phối hợp giữa các phòng ban.
Giai đoạn này cần chỉ ra điểm nghẽn cụ thể. Ví dụ là nhập liệu lặp, dữ liệu phân tán, phê duyệt chậm hoặc báo cáo mất nhiều ngày.
Bước 3: Xác định phạm vi, ưu tiên và KPI
Trong dịch vụ chuyển đổi số, doanh nghiệp không nên số hóa mọi thứ cùng lúc. Hãy chọn các bài toán có giá trị rõ và khả năng triển khai phù hợp.
Mỗi hạng mục cần có người phụ trách, nguồn lực, ngân sách, thời gian và KPI. Điều này giúp kiểm soát phạm vi dự án.
Bước 4: Thiết kế trạng thái mục tiêu
Nhóm dự án xác định quy trình sau chuyển đổi sẽ vận hành ra sao. Đồng thời, doanh nghiệp xác định dữ liệu nào cần dùng và hệ thống nào cần kết nối.
Thiết kế nên tính đến phân quyền, an toàn dữ liệu, khả năng tích hợp và phương án mở rộng. Các yếu tố này không nên bổ sung ở phút cuối.
Bước 5: Chuẩn bị dữ liệu và quy trình
Dữ liệu cũ có thể cần số hóa, làm sạch hoặc chuẩn hóa. Quy trình cũng cần loại bỏ bước thừa trước khi đưa lên hệ thống.
Đây là bước thường bị xem nhẹ. Nếu dữ liệu đầu vào thiếu nhất quán, hệ thống mới có thể tái tạo chính các vấn đề cũ.
Bước 6: Thí điểm, triển khai và tích hợp
Doanh nghiệp có thể thí điểm trên một phòng ban hoặc quy trình nhỏ. Kết quả giúp kiểm tra giả định trước khi mở rộng.
Ở giai đoạn triển khai dịch vụ chuyển đổi số, dự án chuyển sang cấu hình, phát triển, tích hợp và kiểm thử. Người dùng nghiệp vụ cần tham gia xác nhận.
Bước 7: Đào tạo, go-live và chuyển giao
Trước go-live, doanh nghiệp cần hướng dẫn người dùng theo vai trò. Quy trình hỗ trợ khi có lỗi hoặc thắc mắc cũng cần được công bố rõ.
Đội nội bộ nên nhận đủ tài liệu, quyền quản trị và kiến thức cần thiết. Mục tiêu là tránh phụ thuộc không cần thiết vào nhà cung cấp.
Bước 8: Đo lường, tối ưu và mở rộng
Sau triển khai, doanh nghiệp so sánh KPI với mục tiêu ban đầu. Chỉ số có thể gồm thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, mức sử dụng hoặc thời gian lập báo cáo.
Nếu kết quả đáp ứng kỳ vọng, mô hình có thể được mở rộng. Nếu chưa, doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình, dữ liệu hoặc cách đào tạo trước.
Lưu ý khi áp dụng quy trình A-Z
Bảo mật, quản trị dữ liệu và quản trị thay đổi là các công việc xuyên suốt. Chúng không nên chỉ xuất hiện ở một bước cuối của dự án.
Xem thêm: Thuê công ty tư vấn chuyển đổi số hay tự triển khai nội bộ?
Chi phí dịch vụ chuyển đổi số phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Không có một mức giá chung cho dịch vụ chuyển đổi số. Hai doanh nghiệp cùng ngành vẫn có thể có phạm vi và hiện trạng rất khác nhau.
Chi phí thường chịu ảnh hưởng bởi sáu nhóm yếu tố:
- Phạm vi dự án: một quy trình, một phòng ban hay toàn doanh nghiệp.
- Khối lượng và chất lượng dữ liệu: đã số hóa, chuẩn hóa hay còn phân tán.
- Số lượng hệ thống cần kết nối và độ phức tạp của tích hợp.
- Mức độ tùy chỉnh theo nghiệp vụ riêng.
- Yêu cầu về bảo mật, phân quyền, lưu trữ và tuân thủ.
- Số lượng người dùng, đào tạo và mức hỗ trợ sau go-live.
Báo giá dịch vụ chuyển đổi số nên gắn với phạm vi và đầu ra cụ thể. Cách này dễ so sánh hơn một con số tổng nhưng không rõ nội dung.
Khi đánh giá chi phí, cũng cần tính nguồn lực nội bộ. Nhân sự nghiệp vụ, dữ liệu và quản lý dự án đều ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ.
7 tiêu chí chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển đổi số
Khi chọn dịch vụ chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ xem năng lực công nghệ. Đơn vị cung cấp còn phải hiểu bài toán và làm rõ cách đo kết quả.
- Bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh thay vì giới thiệu công nghệ trước.
- Khảo sát hiện trạng đủ sâu trước khi chốt phạm vi.
- Mô tả rõ đầu ra, trách nhiệm, thời gian và tiêu chí nghiệm thu.
- Có khả năng tích hợp với hệ thống đang vận hành khi cần.
- Có phương án rõ về dữ liệu, phân quyền và an toàn thông tin.
- Có kế hoạch đào tạo, chuyển giao và hỗ trợ người dùng.
- Có KPI để đánh giá hiệu quả sau khi đưa vào vận hành.
Khi chọn dịch vụ chuyển đổi số, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra kinh nghiệm trong bối cảnh tương tự. Case study chỉ là nguồn tham khảo và không bảo đảm kết quả giống nhau.
Lộ trình chuyển đổi số tại FSI: từ chiến lược đến kế hoạch triển khai
Chuyển đổi số không nên bắt đầu từ việc chọn phần mềm hay công nghệ. Doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu, nhận diện vấn đề đang tồn tại và xác định thứ tự ưu tiên trước khi triển khai.
Tại FSI, lộ trình tư vấn chuyển đổi số được triển khai qua ba giai đoạn chính:
1. Xác định định hướng và ưu tiên chuyển đổi số
FSI cùng doanh nghiệp làm rõ mục tiêu chuyển đổi số dựa trên chiến lược kinh doanh và những bài toán thực tế cần giải quyết.
Từ đó, các nhiệm vụ và nhóm ưu tiên được xác định rõ hơn. Doanh nghiệp có thể biết nên tập trung cải thiện hoạt động nào trước, thay vì triển khai công nghệ theo từng nhu cầu rời rạc.
2. Khảo sát hiện trạng và nhận diện điểm nghẽn
Sau khi xác định định hướng, FSI khảo sát hiện trạng tại các phòng ban để làm rõ những vấn đề đang ảnh hưởng đến vận hành.
Việc đánh giá không chỉ thực hiện riêng từng bộ phận mà còn xem xét mối liên hệ giữa các phòng ban. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện các điểm nghẽn như dữ liệu chưa liên thông, quy trình bị gián đoạn, thao tác trùng lặp hoặc hệ thống chưa kết nối hiệu quả.
Đây là cơ sở để xác định vấn đề nào cần xử lý trước và tránh đầu tư dàn trải.
3. Xây dựng lộ trình triển khai và KPI
Từ kết quả khảo sát, FSI cùng doanh nghiệp xác định các hạng mục ưu tiên, nguồn lực cần thiết, mục tiêu và KPI cho từng giai đoạn.
Lộ trình giúp trả lời rõ ba câu hỏi:
- Việc gì cần triển khai trước?
- Cần nguồn lực nào để thực hiện?
- Kết quả được đo lường bằng chỉ số nào?
Với cách tiếp cận lấy dữ liệu làm trung tâm, FSI đồng thời xem xét dữ liệu trong toàn bộ quá trình từ tạo lập, kết nối, xử lý đến khai thác và đưa vào vận hành. Nhờ đó, các bài toán về dữ liệu, quy trình và hệ thống được đặt trong cùng một lộ trình thay vì triển khai riêng lẻ.
Sau giai đoạn tư vấn, doanh nghiệp có thể hình dung rõ hơn mình đang ở đâu, cần ưu tiên điều gì và từng giai đoạn chuyển đổi số cần đạt kết quả nào. Đây là cơ sở để triển khai các dự án tiếp theo theo phạm vi phù hợp với mục tiêu và nguồn lực thực tế.
Tìm hiểu thêm:
Kết luận
Dịch vụ chuyển đổi số là một nhóm hoạt động rộng, không phải một phần mềm duy nhất. Phạm vi có thể đi từ tư vấn đến dữ liệu, quy trình, hệ thống và con người.
Một lộ trình tốt cần bắt đầu từ vấn đề kinh doanh. Sau đó, doanh nghiệp mới xác định phạm vi, KPI, dữ liệu và giải pháp cần thiết.
Khi triển khai theo từng ưu tiên, doanh nghiệp dễ kiểm soát nguồn lực hơn. Hiệu quả dịch vụ chuyển đổi số cần được kiểm chứng bằng KPI thực tế.
Câu hỏi thường gặp
1. Dịch vụ chuyển đổi số gồm những gì?
Tùy nhu cầu, dịch vụ chuyển đổi số có thể gồm tư vấn chiến lược, số hóa dữ liệu và tối ưu quy trình. Phạm vi cũng có thể gồm tích hợp, đào tạo và hỗ trợ vận hành.
2. Doanh nghiệp nhỏ có cần dịch vụ chuyển đổi số không?
Có thể cần, nhưng phạm vi nên nhỏ và bám bài toán rõ. Doanh nghiệp không cần triển khai toàn bộ các hạng mục ngay từ đầu.
3. Dịch vụ chuyển đổi số có bao gồm tư vấn không?
Có thể có. Nhiều đơn vị tách tư vấn và triển khai thành hai gói riêng. Doanh nghiệp nên kiểm tra rõ phạm vi trước khi ký hợp đồng.
4. Một dự án chuyển đổi số mất bao lâu?
Không có thời gian cố định. Tiến độ phụ thuộc phạm vi, dữ liệu, mức tích hợp, tùy chỉnh, số người dùng và khả năng phối hợp của đội nội bộ.
5. Làm sao biết dự án chuyển đổi số có hiệu quả?
Cần đặt KPI trước khi triển khai. KPI nên gắn với kết quả như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, chi phí vận hành hoặc tốc độ lập báo cáo.
