“Làm thế nào để đảm bảo nhân viên làm việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất?”, “Làm thế nào để hoạt động giao dịch, kinh doanh không bị ngưng trệ?”; “Làm thế nào để công tác giữa các phòng ban được liền mạch như khi làm việc trực tiếp?”,… là những câu hỏi thường trực của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu làm việc online. Tất cả những vấn đề này đều có thể được giải quyết với nguyên tắc 3 “số”.
Covid-19 đã giáng những đòn nặng nề lên toàn bộ nền kinh tế và buộc nhiều doanh nghiệp phải chuyển sang hình thức làm việc từ xa. Các doanh nghiệp vốn đã quen với kiểu làm việc truyền thống ngồi tại văn phòng, mọi hoạt động đều thực hiện trực tiếp “face to face” không tránh khỏi sẽ bỡ ngỡ khi mới chuyển sang hình thức làm việc mới này: công việc có thể bị trì trệ, luồng công việc bị ngắt quãng, tính kết nối bị hạn chế,…
Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Nicolas Bloom & James Liang, các nhân viên làm việc từ xa còn hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. Mấu chốt giữa việc làm online hiệu quả hay không nằm ở chỗ nhà quản lý có nắm bắt được tâm lý của nhân viên và cung cấp cho họ những phương tiện hỗ trợ công việc toàn diện hay không. Và một trong những chìa khóa tháo gỡ vấn đề này là: Công nghệ.
3 yếu tố giúp doanh nghiệp vận hành từ xa hiệu quả: Văn hóa số – giao tiếp số – quy trình số
Văn hóa số: Bản lề giúp doanh nghiệp thúc đẩy tư duy làm việc từ xa hiệu quả
Để tránh việc nhân viên bị xao nhãng và giảm năng suất làm việc khi rời xa văn phòng làm việc, xây dựng văn hóa số vững mạnh chính là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp nhân viên thích nghi nhanh với mọi hình thức làm việc mà còn giúp họ dễ dàng ứng phó với những thay đổi trong môi trường làm việc mới, đảm bảo tính hiệu quả và kỷ luật trong công việc.
- Định hướng rõ ràng – Kỷ luật nghiêm minh
Trái ngược với hình thức làm việc truyền thống, nhân viên khi làm việc từ xa sẽ không có nhiều thời gian để kết nối với văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu của tổ chức. Bởi vậy, lãnh đạo cần phải liên tục định hướng tư tưởng của họ với tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh của công ty để đảm bảo tính thống nhất trong công việc.
Ngoài ra, là một lãnh đạo, bạn cần giúp mỗi nhân viên cần phải nhận thức được rằng dù làm việc ở đâu thì vẫn phải toàn tâm toàn ý hoàn thành công việc được giao, cống hiến cho doanh nghiệp dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Bởi doanh nghiệp có phát triển thì lợi ích của người lao động mới càng được đảm bảo. Bất kỳ hành vi vi phạm, trễ nải công việc nào đều cần nhắc nhở và kỷ luật theo thường lệ nhằm đảm bảo tính kỷ luật cho nhân sự dù họ làm việc tại đâu.
- Tạo động lực bằng những khen thưởng kịp thời
Tuy nhiên, đừng vì chỉ nhìn vào năng suất công việc mà quên đi những lời khen và phần thưởng kịp thời để ủng hộ sự nỗ lực của nhân viên. Để có kết quả vượt trội, hãy dành những lời khen cụ thể hơn cho nhân viên trong các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc tạo các bài đăng khen thưởng công khai trên các kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp để khuyến khích các cá nhân, tập thể xuất sắc.
Đây cũng là dịp để nhân viên truyền kinh nghiệm làm việc cho đồng nghiệp, khích lệ ý chí phấn đấu của cả hai bên. Khi nhân viên báo cáo rằng họ đã hoàn thành nhiệm vụ, đừng tiết kiệm những lời động viên đơn giản như “Bạn đã làm rất tốt!”, “Tôi đã nhận được báo cáo”. Cảm ơn bạn!”. Hơn nữa, phần thưởng cũng là một phương tiện hữu hiệu để kích thích sự sẵn sàng hỗ trợ của nhân viên.
- Cung cấp công cụ làm việc phù hợp
Không phải bất kỳ nhân viên nào cũng có sẵn những công cụ làm việc từ xa phù hợp để đáp ứng nhu cầu công việc bởi họ đã quen sử dụng những thiết bị, công cụ có sẵn trên văn phòng. Do đó để đảm bảo tất cả nhân viên đều được trang bị đầy đủ công cụ để phục vụ công việc, hãy làm một công khảo sát nhỏ để biết đâu là công cụ mà nhân viên của bạn còn thiếu (laptop, máy in, máy ảnh,…) để cung cấp cho họ.
Ngoài ra, thay vì để nhân viên tự bơi trong đống hồ sơ tài liệu chất chồng mang từ công ty về, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và cấp tài khoản cho nhân viên để họ có thể truy cập, khai thác tài liệu khi cần thiết ngay tại nhà mà không cần mang đi mang về nhiều lần.
Giao tiếp số: Kết nối và công tác công việc từ xa chưa bao giờ đơn giản đến thế
- Ứng dụng công nghệ vào phương thức giao tiếp số
Ngay từ khi chúng ta chưa áp dụng các phương pháp làm việc từ xa thì những cách thức liên lạc từ xa đã gặp phải một số trục trặc: lỡ mất thông tin quan trọng do chuỗi email bị cắt xén hàng loạt, thông tin bị trôi vì các cuộc trò chuyện trong nhóm chat, lỡ việc do công việc giao trên nhiều nền tảng không thống nhất, tương tác giữa các phòng ban đình trệ vì không nắm rõ đầu mối công việc,…
Hình thức giao tiếp không đồng bộ này vô tình đã khiến nhân viên rơi vào trạng thái mất kiểm soát, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả công việc. Chính vì vậy điều doanh nghiệp cần làm là ứng dụng một giải pháp công nghệ toàn diện giúp công tác giao việc, báo cáo, kiểm soát tiến độ công việc quy về một nền tảng thống nhất, hạn chế việc sử dụng nhiều ứng dụng phân tán.
Để hoàn thiện phương thức giao tiếp số, tạo ra một không gian làm việc tập trung cho tất cả mọi người, doanh nghiệp có thể tham khảo hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE. Đây là giải pháp quản lý và điều hành doanh nghiệp toàn diện cho doanh nghiệp trên một nền tảng thống nhất.
Bạn có thể giao việc cho nhân viên trực tiếp trên hệ thống kèm deadline hoàn thành, join các thành viên/phòng ban cùng thực hiện vào luồng công việc đã giao Mọi báo cáo, tiến độ công việc sẽ được hiển thị ngay trên hệ thống (ai/bộ phận nào đang làm phần nào, tiến độ đến đâu, bước này do ai phụ trách,…) giúp nhân viên và quản lý chủ động hơn, đồng thời giúp công việc được tiến hành nhịp nhàng hơn, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau.
2. Đừng bỏ qua việc họp online
Một trong những phương pháp giúp các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường là phải đảm bảo sự giao tiếp liên tục giữa các thành viên. Điều đó không chỉ dừng lại ở một vài dòng chat trên điện thoại mà nên đối thoại trực tiếp face to face qua các ứng dụng họp online.
Hãy dành chút thời gian nghỉ giải lao để trò chuyện với nhân viên của mình, quan tâm đến cuộc sống hàng ngày của nhân viên trong giai đoạn này, cách họ chuẩn bị bữa trưa hoặc sức khỏe của gia đình họ như thế nào,… Tạo thời gian và không gian để nhân viên nói về tin tức, sở thích, và các chủ đề khác như cách họ làm trong văn phòng, giúp họ giảm bớt căng thẳng và cảm thấy kết nối tốt hơn.
Mặt khác, bạn cũng không nên bỏ qua các cuộc họp định kỳ. Đây là cách giúp nắm bắt rõ nhất tiến độ làm việc của nhân viên trong thời điểm này, đồng thời giúp họ tháo gỡ những vướng mắc đang gặp phải.
Quy trình số: Tinh gọn và chuẩn hóa mọi quy trình – thủ tục trong doanh nghiệp
Nếu còn giữ tư duy xây dựng quy trình thì phải cố định và bám sát vào đó không được thay đổi trong quá trình thực hiện thì doanh nghiệp sẽ không bao giờ có thể làm việc từ xa hiệu quả được khi mà “work from home” lại là hình thức làm việc yêu cầu tính linh hoạt cao.
Thực tế, khi doanh nghiệp tinh gọn những bước không cần thiết trong quy trình truyền thống và đưa nó lên nền tảng quản lý chung của công ty không chỉ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian mà còn có thể ứng dụng linh hoạt trong nhiều trường hợp khác nhau.
Ví dụ như để ban hành một quyết định, trước đây nhân viên phải chạy đến từng phòng gặp trực tiếp các lãnh đạo có liên quan (từ trưởng phòng, đến người có thẩm quyền liên quan, giám đốc, chủ tịch) để xin phê duyệt. Nếu không gặp được một trong các lãnh đạo để xin chữ ký thì quyết định đó không thể được ban hành. Nhưng nếu sử dụng hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, nhân viên có thể đẩy hồ sơ cần lên hệ thống, tài liệu sẽ được chuyển đến các lãnh đạo có liên quan phê duyệt/ hoặc ký ngay lập tức ngay cả khi không thể gặp trực tiếp.
Đột ngột chuyển sang mô hình làm việc mới chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng đối với doanh nghiệp. Việc mất thời gian để thích nghi trong hoạt động cộng tác, làm việc hiệu quả thời gian đầu là điều rất dễ xảy ra. Tuy nhiên, FSI tin rằng với nguyên tắc 3 “số” mà chúng tôi đã chia sẻ, doanh nghiệp có thể sớm vượt qua những khó khăn ở thời điểm hiện tại và tìm ra hướng đi đúng cho mình.
