Năm 2023, Cục phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đưa ra thống kê rằng cứ 10 doanh nghiệp Việt thì có 6 doanh nghiệp lo lắng về mức chi phí đầu tư cho công nghệ số. Vậy các doanh nghiệp phải làm thế nào để tìm ra lời giải cho bài toán kinh tế? Đọc ngay bài viết dưới đây của FSI để có câu trả lời.
Các yếu tố tác động đến chi phí chuyển đổi số của doanh nghiệp
Theo IDC, lượng tiền đổ về cho chuyển đổi số sẽ đạt tới 2,3 tỷ USD vào năm 2023. Tuy nhiên, trong số các doanh nghiệp đang nỗ lực chuyển đổi số cũng có tới 80% trì hoãn và chuyển đổi số thất bại bởi chi phí của các dự án liên quan tiêu tốn tới 4,55 triệu đô la. Rõ ràng, ta nhận thấy bài toán kinh tế đang đè nặng ngân sách doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để khoản đầu tư cho chuyển đổi số doanh nghiệp không bị lãng phí?
Trước khi tìm kiếm giải pháp, ta cần hiểu rõ 5 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Mục đích chính khi đặt chân vào đường đua chuyển đổi số
Khi bắt tay vào công cuộc chuyển đổi số, ta cần có định hướng, chiến lược cụ thể. Doanh nghiệp cần biết mình, biết ta, phải hiểu rằng mục đích chính khi đặt tiền và niềm tin vào chuyển đổi số là gì. Chính mục đích ban đầu đề ra sẽ quyết định lượng tiền rót vào các dự án chuyển đổi số.
Ví dụ: Có những ngân hàng tiến hành chuyển đổi số với mục đích chính nhằm chuyển đổi trải nghiệm khách hàng đa kênh để cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa liền mạch hơn. Ngân hàng đã tận dụng các giải pháp công nghệ hiện đại để mở tài khoản số có tích hợp trực tiếp với 15 hệ thống bên thứ ba. Dự án đã giúp tăng năng suất của nhân viên lên 300% và nâng cấp trải nghiệm khách hàng trong quá trình thanh toán.
Công nghệ nào, chi phí ấy
Mỗi doanh nghiệp có thể tiến hành chuyển đổi, cải tiến đa dạng hoạt động khác nhau liên quan tới tối ưu hiệu suất hay bảo mật dữ liệu, phân tích dữ liệu,… Tương ứng với đó, các loại phần mềm, dịch vụ chuyển đổi số tương ứng sẽ được lựa chọn để tạo ra sự thay đổi đồng bộ như: Cloud, các công nghệ tiên tiến AI, Machine Learning, NLP, Big Data…
Trong số đó, với những phần mềm ứng dụng công nghệ mới, dung lượng lưu trữ lớn, vận hành mạnh mẽ, tính tùy biến cao, khả năng xử lý dữ liệu lớn thì sẽ tốn kém chi phí và phức tạp hơn các ứng dụng khác. Nhà lãnh đạo ưu tiên các công nghệ mới hiện đại thì cũng phải chấp nhận đầu tư khoản chi phí tương ứng.
Ngoài ra, các khoản phí phát sinh như phí tư vấn chuyên sâu, hỗ trợ kỹ thuật hay chi phí đào tạo sẽ là chướng ngại khiến nhiều doanh nghiệp với ngân sách hạn chế phải chùn bước.
Chi phí đào tạo nhân viên, định hướng khách hàng
Từ năm 2021 đến năm 2022, các tổ chức ở Hoa Kỳ đã chi tổng cộng hơn 100 tỷ USD cho việc đào tạo nhân viên. Thực tế này cho thấy, trong giai đoạn công nghệ bùng nổ, những nỗ lực chuyển đổi số chỉ hiệu quả nếu nhân viên và khách hàng được trang bị đủ kiến thức để làm chủ công nghệ. Bởi vậy việc truyền thông hướng dẫn khách hàng và nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên đóng vai trò quan trọng, đảm bảo chuyển đổi số thành công.
Để đảm bảo ROI cao nhất, chúng ta cần xây dựng một kế hoạch triển khai công nghệ mới sao cho không làm gián đoạn quy trình công việc hiện có cũng như không làm người dùng choáng ngợp. Cần phải tính đến trường hợp nếu nhân viên và khách hàng của bạn không chuẩn bị và không chịu thay đổi để sử dụng các nền tảng công nghệ số đúng cách. Khi ấy, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tinh thần để chịu thêm chi phí khắc phục lỗi và đào tạo lại.
Chi phí “bắt tay” với chuyên gia tư vấn
Một số doanh nghiệp Việt hiện nay chưa có bộ phận công nghệ riêng, thiếu lực lượng nhân sự có chuyên môn nên không đủ khả năng để quản lý sự phức tạp của các dự án. Chính bởi vậy việc hợp tác với các chuyên gia tư vấn cũng như dịch vụ tư vấn chuyển đổi số của bên thứ ba chính là giải pháp phù hợp.
Cơ bản các công ty tư vấn chuyển đổi số sẽ xây dựng hoàn chỉnh chiến lược chuyển đổi phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp giúp họ có định hướng để triển khai phần mềm phù hợp hiệu quả, giao diện đơn giản, dễ dùng.
Thông thường chi phí dịch vụ tư vấn sẽ bị ảnh hưởng bởi:
- Chi phí bổ sung do thời lượng dự án kéo dài
- Chi phí đi lại
- Chi phí mua và triển khai thêm các phần mềm mới.
Tiền rơi khi hệ thống ngưng trệ
Trong quá trình vận hành hệ thống số trong doanh nghiệp, đôi lúc sự cố xảy ra như dữ liệu bị lỗi, phần mềm ngừng hoạt động,… khiến hoạt động trong và ngoài công ty có thể bị ngưng trệ. Khi ấy, các công ty cần buộc phải bỏ ra các khoản chi phí phát sinh để khắc phục sự cố, xây dựng lại các bộ phận trong hệ thống công nghệ hoặc bồi thường cho những khách hàng có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi thời gian ngừng hoạt động.
Một ví dụ về việc hệ thống bất ngờ dừng hoạt động đã xảy ra vào năm 2017 với hãng Delta Airines. Sự cố kéo dài 11 tiếng làm ảnh hưởng đến hơn 200 chuyến bay. Hệ thống dừng hoạt động do cơ sở hạ tầng chưa được nâng cấp và vụ việc này tiêu tốn của hãng tới 150 triệu USD.
5 kế sách thực chiến giúp cắt giảm chi phí đầu tư cho chuyển đổi số
Cẩn trọng với từng nước đi, chuẩn bị chiến lược chắc chắn
John Rosman tác giả cuốn “The Amazon Way” đã nhận định: “Chúng ta không thể thay đổi để thích nghi nếu không có định hướng rõ ràng về tương lai”. Hiểu một cách đơn giản các công ty cần vẽ lại bức tranh rõ ràng về tương lai lý tưởng sau khi tích hợp công nghệ số. Sau đó, họ cần quyết định cách thức để xây dựng chiến lược chuyển đổi số hiệu quả, phù hợp với thực tiễn.
Trước khi theo đuổi một chiến lược mang tính bước ngoặt, doanh nghiệp cần liệt kê và phân tích rõ tình thế hiện tại, xác định rõ những nút thắt cần được tháo gỡ và những mục tiêu quan trọng cần đạt được, tránh tình trạng bỏ dở giữa chừng, tốn kém chi phí. Cơ bản nhà lãnh đạo cần hiểu rõ bản chất, nhu cầu chuyển đổi số cho tổ chức và cho ngành của mình là gì.
Việc tiến hành phân tích cẩn trọng sẽ giúp các doanh nghiệp có cơ hội để lấp đầy những lổ hổng và biết chính xác những gì cần tối ưu. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng khung chi phí cụ thể để đầu tư cho những công nghệ tương ứng.
Mục tiêu kinh doanh song hành cùng ưu tiên chuyển đổi số
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều có một định nghĩa riêng về thành công. Bởi vậy, trước khi tiến hành rót vốn vào các phần mềm, sản phẩm công nghệ mới, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng chúng phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, mục tiêu chiến lược đã đề ra trước đó. Vậy câu hỏi đặt ra là: Làm thế để xây dựng chiến lược chuyển đổi số tương ứng với mục tiêu kinh doanh?
McKinsey đã chia ra 3 giai đoạn trong chu kỳ chuyển đổi số:
- Nắm bắt vai trò công nghệ với doanh nghiệp: Doanh nghiệp sẽ tiến hành theo dõi những lợi ích thiết thực với từng bộ phận dưới sự hậu thuẫn bởi công nghệ.
- Đổi mới việc cung cấp công nghệ: Doanh nghiệp cần lên kế hoạch lặp đặt, chuyển giao công nghệ mới, xây dựng môi trường số xây dựng môi trường làm việc hiện đại.
- Xây nền tảng vững chắc cho tương lai: Sắp xếp lại tổ hợp công nghệ được ứng dụng, doanh nghiệp có thể kiểm soát thông qua việc đặt KPI, làm sạch dữ liệu, tăng cường bảo mật để tránh gián đoạn, ngừng hoạt động.
Phân tích số liệu để thay đổi kịp thời
Để đảm bảo ROI cao nhất thu lại được từ tiến trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống các chỉ số KPI chuyển đổi số cụ thể cùng các công nghệ đo lường tương ứng. Hệ thống công nghệ này giúp doanh nghiệp có được những nét vẽ cụ thể trong bức tranh tổng quan về cách thức nhân viên và khách hàng thực hiện quy trình kỹ thuật số mới.
Dưới đây là một số chỉ số liên quan cần phân tích:
- Tỷ lệ nhân viên và khách hàng chấp nhận: tỷ lệ phần trăm người dùng đang tích cực sử dụng nền tảng công nghệ mới
- Tỷ lệ tương tác: tần suất người dùng tương tác với các công cụ và quy trình số trực tuyến
- Số lượng yêu cầu hỗ trợ được gửi đi: Tần suất người dùng liên hệ với nhóm hỗ trợ khách hàng để được trợ giúp
- Điểm hài lòng của khách hàng: Tiêu chí này giúp doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hài lòng của khách hàng với công cụ và quy trình mới
- Tỷ lệ duy trì người dùng: Tỷ lệ này giúp xác định người dùng tiếp tục sử dụng công nghệ sau một khoảng thời gian nhất định.
Dựa trên những tiêu chí, KPI cụ thể, doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình số đang được vận hành trơn tru, kịp thời phát hiện lấp đầy những lổ hổng còn tồn tại, tránh tình trạng tiền rót xuống đều đặn mà quy trình lại không phù hợp, chưa hiệu quả với nhân viên nội bộ và khách hàng.
Giải thích cho nhân viên về bức tranh số hóa, chuyển đổi số toàn diện
Việc quản lý sự thay đổi sẽ trở nên phức tạp nếu mỗi nhân viên cảm thấy mình đang hành động như một con rối vô định bởi những quy trình mới. Bởi vậy, để mỗi nhân viên có thể nhìn thấy bức tranh tổng quan về những bước tiến số của doanh nghiệp với mục tiêu và lộ trình dự án cụ thể, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo về số hóa, chuyển đổi đó để gắn kết mục tiêu lớn của doanh nghiệp với mục tiêu nhỏ của mỗi nhân viên.
Khi mỗi nhân viên hiểu được tầm nhìn và lợi ích mà chuyển đổi số mang lại cho thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp, trải nghiệm của khách hàng, họ sẽ tìm thấy động lực mạnh mẽ để thực thi, tạo ra giao điểm giữa bản thân và quá trình chuyển đổi số. Nhờ vậy, quy trình vận hành số trong doanh nghiệp sẽ được thực thi đồng bộ hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng lãng phí. Nhà lãnh đạo dứt điểm xóa bỏ thực trạng nhân viên hiểu “lờ mờ”, “hiểu không rõ ràng” dẫn tới lãng phí nguồn lực, không tận dụng tối đa các công nghệ số hiện đại.
Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín và chuyên nghiệp
Trước thực trạng nhiều doanh nghiệp Việt đang loay hoay với bài toán chi phí thì việc lên kế hoạch, chọn đúng đối tác, nhà tư vấn cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín chính là một nước đi mang tính chiến lược.
Với 15 năm kinh nghiệm số hóa, chuyển đổi số cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước như DB Schenker Việt Nam, Mercedes-Benz Việt Nam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam,… FSI đã nghiên cứu và phát triển giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI, đưa ra lời giải cho bài toán chi phí trong số hóa.
FSI tự hào về đội ngũ 100 chuyên gia công nghệ hàng đầu, 3500 nhân sự số hóa bài bản, giàu kinh nghiệm. Điều này giúp các doanh nghiệp không cần lo lắng về chi phí thuê nhân sự triển khai bên ngoài, đánh cược khoản đầu tư lớn vào địa chỉ không uy tín.
Bên cạnh đó, giải pháp số hóa tài liệu tổng thể của FSI ứng dụng các công nghệ tiên tiến và tự động hóa cao như OCR, ICR, OMR (giúp tự động nhận diện, trích xuất thông tin và nhập liệu chính xác), giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% chi phí và 80% thời gian triển khai.
Song hành cùng công nghệ vượt trội và đội ngũ thực thi chuyên nghiệp, FSI hiện là đơn vi phân phối chính thức và độc quyền các máy scan, thiết bị số hóa chuyên dụng tới từ các thương hiệu hàng đầu thế giới như Canon, Kodak, Plusteck. Bởi vậy, khách hàng khi lựa chọn giải pháp số hóa của FSI sẽ yên tâm giải quyết được bài toán chi phí do không phải bận tâm các khoản phát sinh do đầu tư thuê, mua trang thiết bị.
Sau cùng, nhờ sở hữu hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện lấy dữ liệu làm trung tâm, FSI luôn sẵn sàng đồng hành cùng các nhà quản lý trên hành trình cung cấp các phần mềm, dịch vụ thiết thực hậu số hóa, giúp tạo lập kho lưu trữ số tập trung, lưu trữ dữ liệu khoa học, đồng thời khai phá và ứng dụng hiệu quả dữ liệu vào vận hành doanh nghiệp.
Với khả năng tận dụng nguồn dữ liệu hiện đang được ví như “mỏ vàng thế kỷ 21”, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được xu hướng kinh doanh mới, hiểu thêm về hành vi khách hàng, xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp, cải thiện quy trình vận hành và nâng cao doanh thu. Như vậy, đồng hành cùng FSI, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng thắt chặt các khoản chi cho chuyển đổi số mà còn có thể gia tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp mình.
Để tiết kiệm chi phí chuyển đổi số, nhà lãnh đạo cần có những chiến lược đầu tư công nghệ cụ thể. Mục tiêu càng rõ ràng, bước đi càng chắc chắn. Hy vọng với bài viết trên đây, các nhà lãnh đạo đã nhận được những bài học đầu tư thông minh khi thực hiện chuyển đổi số, lựa chọn giải pháp tối ưu để vừa hội nhập, vươn ra biển lớn, vừa đảm bảo duy trì ngân sách hợp lý cho doanh nghiệp mình.
