Đại dịch khiến các doanh nghiệp, tổ chức buộc phải chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa. Mô hình này đã nhanh chóng chứng tỏ được hiệu quả của nó trong đại dịch. Vậy ở thời kỳ “bình thường mới” liệu nhân viên, doanh nghiệp có muốn quay lại văn phòng truyền thống nữa không?
Theo một cuộc khảo sát Flexjobs, 95% nhân viên có một tỷ lệ năng suất cao hơn so với trước khi đại dịch. Họ cũng cho biết họ có ít phiền nhiễu hơn, các cuộc họp hiệu quả hơn và môi trường làm việc thoải mái hơn – tất cả đều góp phần vào năng suất, sự hài lòng và mức độ gắn kết cao hơn.
Bởi vì những thay đổi do COVID gây ra rất rộng và có sức lan tỏa đến mức chúng sẽ ảnh hưởng đến cách phát triển công việc ngay cả sau khi đại dịch kết thúc. Hiện nay, xuất hiện 2 chiều hướng tâm lý: 81% người lao động muốn tiếp tục làm việc từ xa, trong khi 77% mong gặp lại đồng nghiệp nơi văn phòng. Để đáp ứng nhu cầu của cả 2 nhóm, chỉ có môi trường làm việc linh hoạt mới giúp họ an tâm dù làm việc ở nhà hay đến công sở mùa dịch.
Do đó, điều quan trọng nhà lãnh đạo phải thích ứng với những thay đổi của mô hình làm việc trong thời kỳ hậu COVID và đưa ra các giải pháp thông minh kết hợp sự an toàn của làm việc từ xa với hiệu quả công việc văn phòng. Và điều này đã mở đường cho một mô hình nơi làm việc mới – ‘Hybrid Workplace’ – Nơi làm việc kết hợp.
Mô hình làm việc kết hợp là gì?
Mô hình làm việc kết hợp là mô hình nơi làm việc hiện đại mới bao gồm sự kết hợp giữa thời gian ở văn phòng và làm việc tại nhà. Nhân viên được lựa chọn ở một mức độ nào đó về việc họ muốn làm việc tại nhà hay tại văn phòng miễn là họ nhất quán trong việc hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu đạt được.
Một cuộc khảo sát tại nơi làm việc của Hoa Kỳ cho thấy hơn một nửa (52%) người lao động Hoa Kỳ thích một giải pháp kết hợp bao gồm sự kết hợp giữa thời gian ở văn phòng và làm việc từ xa.
1 nơi làm việc kết hợp ưu tiên, khuyến khích sự cân bằng giữa công việc, cuộc sống, giúp nhân viên giảm bớt lo lắng khi quay lại văn phòng.
Chuyển sang nơi làm việc kết hợp có nghĩa thiết kế lại các quy trình của doanh nghiệp để đáp ứng kỳ vọng của nhân viên. Đưa ra các chính sách làm việc linh hoạt, kết nối lực lượng lao động và cung cấp các công cụ để nhân viên sáng tạo, đổi mới và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Tất cả những yếu tố này, mở ra năng suất và tính linh hoạt cao hơn cho nhân viên.
Phương pháp kết hợp nhằm mục đích cung cấp sự cân bằng tối ưu giữa công việc hiệu quả và sự gắn bó với việc giảm căng thẳng, ít đi lại hơn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Đây là một thực tế thú vị khác – một nghiên cứu về các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trên khắp Tây Âu cho biết rằng gần 9 trong số 10 nhà lãnh đạo (88%) mong đợi một cách làm việc kết hợp hơn trong dài hạn.
Ưu điểm của mô hình làm việc kết hợp
Giảm chi phí hoạt động
Một nơi làm việc kết hợp có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu mỗi tháng cho việc thuê bất động sản đồng thời cải thiện sự nhanh nhẹn và hiệu quả tại nơi làm việc. Đây là lý do tại sao các nhà lãnh đạo thấy giá trị kinh doanh hấp dẫn trong việc duy trì một cách tiếp cận kết hợp hơn để làm việc.
Trên thực tế, 56% các nhà lãnh đạo mong đợi làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí vì họ sẽ có thể thực hiện các bước như giảm diện tích văn phòng và chi tiêu cho việc đi công tác.
Ngoài ra, bằng cách không phải duy trì một địa điểm làm việc thực tế, người sử dụng lao động có thể cắt giảm đáng kể chi phí thuê, vật tư văn phòng, tiện ích, v.v. và có thể tái đầu tư tiết kiệm chi phí để tăng trưởng.
Tăng năng suất
Khi các công ty đua nhau hỗ trợ làm việc từ xa và linh hoạt , đã có nhiều đồn đoán về việc điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất như thế nào. Tuy nhiên, trong một nghiên cứu về tác động của đại dịch đối với hiệu quả hoạt động của các công ty trên khắp châu Âu, 82% các nhà lãnh đạo chỉ ra rằng công ty của họ ít nhất cũng hoạt động hiệu quả như trước đây.
Mô hình nơi làm việc kết hợp cho phép nhân viên tự do ở một mức độ nào đó để lựa chọn môi trường làm việc mà họ cảm thấy hiệu quả nhất. Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng để đảm bảo sự thành công của việc sắp xếp công việc kết hợp, các nhà lãnh đạo phải xây dựng bối cảnh địa điểm và thời gian làm nổi bật năng suất.
Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng thông tin chi tiết về dữ liệu để hiểu những thay đổi trong phong cách và thói quen làm việc của nhân viên so với những thông tin chi tiết trước đây để kết luận xem ai đang phát triển mạnh ở nhà hơn so với văn phòng. Những hiểu biết sâu sắc này cũng có thể giúp xác định những nhân viên đang gặp khó khăn trong việc thích nghi với nền văn hóa mới.
Trong khi nỗ lực hướng tới việc triển khai một nơi làm việc kết hợp thành công, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải xem xét các mẫu cá nhân của nhân viên để đưa ra quyết định tốt nhất về việc ai nên làm việc ở đâu và làm thế nào để tối ưu hóa hiệu suất công việc. Cung cấp cho nhân viên môi trường làm việc tốt nhất theo nhu cầu và mục tiêu của họ có thể giúp họ giảm bớt căng thẳng và cải thiện năng suất.
Tăng sự hài lòng trong công việc
Kể từ sau đại dịch, người sử dụng lao động đã phải làm rất nhiều việc để cải thiện sự hài lòng trong công việc. Và nơi làm việc kết hợp có thể là một giải pháp để tăng sự hài lòng của nhân viên trong một tổ chức.
Nhân viên làm việc theo mô hình hybrid hài lòng với công việc của họ hơn so với những người làm việc tại nhà hoặc văn phòng độc quyền. Một cuộc khảo sát kết luận rằng 65% nhân viên hài lòng với công việc khi có thể làm việc tại nhà và văn phòng theo ý muốn. Trong khi chỉ 53% những người làm việc tại văn phòng riêng hài lòng và chỉ 57% những người làm việc tại nhà hài lòng.
Sự linh hoạt của nơi làm việc kết hợp với môi trường làm việc kết hợp mang lại cảm giác tự do cho nhân viên, dẫn đến tăng năng suất và do đó tăng sự hài lòng trong công việc.
Cách triển khai mô hình làm việc kết hợp thành công
Dưới đây là một số mẹo để triển khai thành công mô hình nơi làm việc kết hợp cho nhóm của bạn.
Có chính sách rõ ràng, minh bạch
Thực hiện nơi làm việc kết hợp có nghĩa là thực hiện các chính sách làm việc linh hoạt theo yêu cầu của tổ chức.
Nhưng sự linh hoạt này có ý nghĩa gì đối với nhân viên? Mọi người có thể làm việc 1 ngày 1 tuần ở nhà nếu họ thích? Họ có thể điều chỉnh thời gian ở văn phòng theo cách họ vừa đáp ứng trách nhiệm vừa dành thời gian cho những việc cá nhân không? Họ có thể làm việc tại nhà theo ý muốn? Họ có phải thông báo cho người giám sát trước khi đến làm việc không?
Để tránh bất kỳ sự quản lý yếu kém nào trong khi thực hiện mô hình kết hợp, sự rõ ràng trong các chính sách tại nơi làm việc là điều tối quan trọng.
Trên thực tế, khoảng một nửa số nhân viên (49%) đánh giá các chính sách làm việc từ xa là quan trọng khi tìm kiếm một công việc mới . Do đó, các doanh nghiệp muốn thu hút nhân tài hàng đầu cần đảm bảo cả sự rõ ràng và minh bạch với các chính sách làm việc linh hoạt của họ.
Hỗ trợ nhân viên của bạn
Để quản lý hiệu quả nơi làm việc kết hợp, các nhà quản lý cần dành thời gian để tương tác nhiều hơn với nhân viên của họ, chia sẻ tin tức cá nhân hoặc thậm chí thực hiện một số bài tập để nuôi dưỡng lòng tin, sự quan tâm và tôn trọng lẫn nhau.
Các nhà quản lý có thể tổ chức các cuộc họp xa xã hội với các nhân viên đến văn phòng và các phiên họp ảo trực tiếp với các nhân viên từ xa. Các phiên họp này có thể dành để tìm hiểu mọi thách thức mà nhân viên có thể gặp phải khi điều chỉnh trong mô hình làm việc mới và các nhà quản lý có thể nỗ lực để hạn chế chúng cho phù hợp.
Các nhà quản lý được kỳ vọng sẽ thúc đẩy nhân viên thông qua ý nghĩa và mục đích, đồng thời kết nối công việc của họ với ý thức lớn hơn về những gì công ty đang cố gắng hoàn thành để duy trì sự gắn bó và năng suất của nhân viên.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc có tính linh hoạt và khuyến khích trách nhiệm
Một môi trường làm việc kết hợp mong đợi các nhân viên làm việc chặt chẽ cùng nhau với nhóm của họ thay vì làm việc riêng lẻ. Do đó, lựa chọn quan trọng nhất để cung cấp năng lượng cho các nhóm kết hợp là lựa chọn các công cụ hợp tác phù hợp để cải thiện các hoạt động cộng tác công việc toàn diện.
Các nhóm làm việc tại một nơi làm việc kết hợp cần phải giao tiếp, giao nhiệm vụ, thảo luận về các dự án và chia sẻ, tài liệu, thông tin cần thiết cho các thành viên khác trong nhóm. Và các công cụ cộng tác trực tuyến sẽ trợ giúp điều đó. Cải thiện quy trình làm việc nhóm giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và năng lượng. Đây là lý do tại sao mà hơn 60% giám đốc điều hành của các doanh nghiệp đang có kế hoạch tăng ngân sách cho công cụ cộng tác công việc
Đo lường hiệu quả sự hài lòng tại nơi làm việc
Khi nói đến sự hài lòng tại nơi làm việc, các công ty thường được đánh giá dựa trên năng lực của họ trong việc nuôi dưỡng sự hợp tác, giải quyết vấn đề và chuyển giao kiến thức. Để triển khai một nơi làm việc kết hợp thời đại mới thành công, mang lại lợi ích cho con người cũng như mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, các tổ chức cần có khả năng đo lường kết quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Cách hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE có thể giúp doanh nghiệp bạn chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp những tính năng thiết yếu như quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu có thể giúp doanh nghiệp tổ chức văn phòng kết hợp nhanh chóng.
Kiểm soát tất cả các đầu công việc của nhân viên/nhóm/phòng ban
WEONE giúp nhà quản lý dễ dàng phân bổ công việc, năm bắt công việc từ tổng quan đến chi tiết từng đầu công việc, tính năng nhắc nhở công việc giúp hạn chế tình trạng quên việc, chậm deadline. Ngay cả khi làm việc từ xa thì nhà lãnh đạo có thể yên tâm về vấn đề kiểm soát công việc.
Cộng tác dễ dàng
Số hoá mọi quy trình thực tế từng phòng ban của doanh nghiệp lên nền tảng số, tự động hoá xử lý công việc, thông tin xuyên suốt, phát hiện ngay những điểm tắc nghẽn giúp các phòng ban phối hợp với nhau nhịp nhàng hơn.
Dễ dàng giải quyết mọi công việc từ xa
WEONE giúp nhà quản lý có thể phê duyệt công việc mọi lúc, mọi nơi. Khi có yêu cầu giải quyết công việc của cấp dưới, thông tin yêu cầu sẽ được tự động gửi cho nhà quản lý. Và khi truy cập phần mềm, nhà lãnh đạo có thể cùng lúc nắm bắt tiến độ, xem tất cả công việc cần phê duyệt với file kết quả được đính kèm. Như vậy, nhà lãnh đạo có thể chủ động thời gian và chỉ mất ít phút để review công việc, góp ý với nhân viên qua phần bình luận nếu có điều chỉnh hoặc phê duyệt nếu công việc hoàn thành tốt.
Chia sẻ thông tin tài liệu nhanh chóng
Tạo kho lưu trữ trực tuyến, an toàn bảo mật giúp nhân sự truy cập và khai thác sử dụng thông tin từ bất cứ đâu chỉ với 1 click dù làm việc ở bất cứ đâu. Đồng thời tạo điều kiện cho phép nhân sự chỉnh sửa, ghi chú thậm chí thay thế, đính kèm các tài liệu mới nhưng vẫn có thể truy xuất, khôi phục file gốc.
WEONE với những tính năng ưu việt sẽ là công cụ cần thiết và đặc biệt hữu ích để doanh nghiệp có thể vận hành từ xa hiệu quả. Hệ thống sẽ theo dõi, giám sát công việc của các nhân viên từ xa đáng để doanh nghiệp trải nghiệm và đưa vào sử dụng, đặc biệt là trong thời kỳ số hóa và bệnh dịch khó lường trước như hiện nay.
Đăng ký trải nghiệm tính năng thông minh của WEONE ngay tại đây https://business.weone.vn/
