Nguyên tắc Horenso giúp nhiều doanh nghiệp Nhật Bản xây dựng tính kỷ luật và nâng cao hiệu quả công việc. Nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới ưu tiên vận dụng trong quá trình thảo luận, ra quyết định. Vậy điều kỳ diệu gì đã khiến phương pháp Horenso hiệu quả tới vậy? Bí quyết “vàng” nào nào giúp mọi doanh nghiệp trở nên thành công hơn với phương pháp này? Cùng FSI khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
Nhật Bản từ lâu vốn là một quốc gia nghèo nàn về tài nguyên và thường xảy ra động đất thiên tai. Tuy nhiên, nền kinh tế Nhật Bản lại vô cùng vững mạnh, luôn nằm trong top 5 nền kinh tế lớn nhất thế giới. Những sản phẩm được sản xuất tại Nhật Bản đều có chất lượng vượt trội và mang đến sự an tâm tin dùng cho tất cả các khách hàng trên toàn cầu. Để đạt tới những kỳ tích ấy, một phần nhờ vào nhiều những phương pháp làm việc thông minh và hiệu quả đã được đúc kết qua nhiều thập kỷ. Trong đó, có thể nhắc đến phương pháp Horenso.
Horenso là gì?
Horenso từ lâu vốn được coi là phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản trong làm việc nhóm. Phương pháp này hướng tới mục đích cao nhất là giúp tối ưu giao tiếp ở nơi làm việc và nâng cao giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.
Horenso chính là viết tắt của 3 từ: Hokoku – Báo cáo, Renraku – Liên lạc, Sodan – Bàn bạc. Trong công việc, báo cáo và liên lạc dùng để trao đổi thông tin, còn việc tiến hành – thảo luận là để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho vấn đề thường hay mắc phải. Phương pháp Henroso còn mang hàm nghĩa là chủ động hơn trong công việc.
| Xem thêm: Thực trạng và xu hướng chuyển đổi số tại Việt Nam |
Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso trong làm việc nhóm của người Nhật
Để áp dụng nguyên tắc phương pháp Horenso hiệu quả trong công việc, mỗi doanh nghiệp cần phải cần có áp dụng các phương pháp hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp cụ thể để các doanh nghiệp có thể tham khảo
Hokoku – Báo cáo
Khi vận dụng mô hình của Horenso, báo cáo chính là việc nhân viên tiến hành cập nhật lại chi tiết kết quả làm việc cho cấp trên. Việc chủ động báo cáo chính là yếu tố vô cùng cần thiết cho các công việc, dự án và từ đó sẽ khiến cấp trên có thể bao quát được công việc.
- Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo tốt nhất đó chính là khi nhân viên đã hoàn thành công việc được giao. Với công việc mang tính dài hạn, nhân viên nên thường xuyên báo cáo định kỳ tiến độ trong quá trình thực hiện.
- Phương pháp báo cáo tốt: Nhân viên cần phải tiến hành báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và nên báo cho sếp những tin xấu trước. Ngoài ra, văn phong của nhân viên khi báo cáo cần phải lịch sự, tôn trọng người đọc hoặc người nghe.
- Phương pháp báo cáo không tốt: Đó chính là tiến hành báo cáo gian dối, thiếu chính xác, ít thông tin và báo cáo những tin tốt trước. Ngoài ra, văn phong báo cáo thiếu tôn trọng và thông tin mang tính thống kê cũng sẽ không mang lại hiệu quả tốt.
Renraku – Liên lạc
Trong phương pháp Horenso, liên lạc luôn là nguyên tắc khó thực hiện nhất. Bởi vì việc tiến hành liên lạc thường liên quan đến yếu tố thời gian nên người Nhật luôn cần phải vô cùng cẩn trọng để tìm ra thời điểm liên lạc thích hợp.
- Phương pháp liên lạc tốt: Đối với những công việc đơn giản và mang tính khẩn cấp thì bạn có thể liên lạc bằng miệng hoặc thông qua điện thoại và chỉ nói những điều cần thiết. Khi cần phải liên lạc với nhiều người, nhân viên có thể tạo cuộc họp hoặc email nội bộ để tiến hành thông báo. Nhân viên khi tiến hành liên lạc nên dùng văn bản nếu đó là công việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng hay rút kinh nghiệm…
- Phương pháp liên lạc không tốt: Sử dụng cách thức liên lạc dài dòng khó hiểu, không có mối liên quan tới công việc hiện tại. Điều này dẫn tới mất nhiều thời gian hoặc việc liên lạc được tiến hành ngẫu hứng không cân nhắc thời điểm phù hợp khiến ít người biết.
Sodan – Bàn bạc
Bàn bạc chính là thời điểm then chốt để tất cả các thành viên trong nhóm có thể tiến hành giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Mỗi người đều có điểm mạnh cũng như góc nhìn khác nhau nên việc tiến hành bàn bạc, thảo luận và đưa ra ý kiến đóng góp sẽ giúp cho vấn đề được giải quyết ở tất cả các khía cạnh và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Phương pháp thảo luận tốt: Thảo luận và tôn trọng ý kiến của nhiều nhân viên để có sự góp ý từ nhiều quan điểm khác nhau. Người quản lý có nghĩa vụ ghi nhận các ý kiến. Mỗi lần thảo luận phải có mục đích thảo luận rõ ràng để ai cũng nắm bắt được. Khi đã đưa ra quyết định cuối cùng thì mọi thành viên cần tuân thủ theo.
- Phương pháp thảo luận không tốt: Tiến hành thảo luận khi có ít người với quan điểm và cách thức thảo luận không giống nhau (không được đồng nhất, mang tính ngẫu hứng). Cuộc thảo luận sẽ không ghi nhận các ý kiến đóng góp, chưa suy nghĩ kỹ đã bác bỏ ngay lập tức. Mục đích thảo luận không rõ ràng. Người đứng đầu chỉ đạo cuộc thảo luận không đưa ra được quyết định cuối cùng và để mỗi người làm một hướng, tuỳ ý.
Tại sao nên áp dụng phương pháp Horenso trong công việc?
Ở tại nhiều công ty cũng như các doanh nghiệp việc làm việc nhóm teamwork thường xuyên diễn ra. Trong đó quy tắc Horenso được áp dụng bởi tác dụng sẽ khiến sự phối hợp giữa các thành viên ăn ý hơn, hiệu quả công việc được gia tăng.
Cụ thể phương pháp Horenso sẽ giúp mọi người có được sử chủ động trong công việc. Mỗi một nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Bên cạnh đó, việc thực hiện nguyên tắc Horenso sẽ tạo điều kiện cho mỗi nhân viên bộc lộ được những điểm mạnh của mình. Chính đội ngũ nhân viên này sẽ đưa ra những ý kiến đóng góp, rèn luyện cũng như không ngừng sáng tạo để công việc đặt kết quả cao nhất.
Khi làm việc theo quy tắc Horenso, mỗi một người sẽ cần phải có tinh thần đồng đội, đoàn kết hợp tác với đồng nghiệp. Chính bởi vậy nên kỹ năng giao tiếp sẽ được nâng cao. Cùng với đó là mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên vì thế sẽ trở nên thân thiết hơn, gắn bó hơn.
Hiện tại nguyên tắc Horenso đã được các công ty ở Việt Nam áp dụng khá nhiều. Trên thực tế, phương pháp làm việc nhóm theo kiểu Nhật này không chỉ trong môi trường làm việc. Mà nó còn áp dụng hiệu quả trong cuộc sống và học tập.
Phương pháp Horenso sẽ giúp đa số các doanh nghiệp với mọi quy mô từ nhỏ đến lớn có thể dễ dàng áp dụng. Đặc biệt với phương pháp này, môi trường công sở sẽ không còn nặng nề, áp lực. Lắng nghe, sẻ chia, thấu hiểu và đoàn kết sẽ giúp mỗi nhân viên có thể ngày càng phát triển và hoạt động hiệu quả hơn.
| Xem thêm: Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ |
