Một trong những khó khăn của doanh nghiệp khi muốn xây dựng văn phòng 4.0 là làm sao để nhân viên của họ không còn cảm thấy ngần ngại với những công nghệ mới và sẵn sàng sử dụng nó trong quá trình làm việc. Trong chia sẻ dưới đây, FSI sẽ đưa ra một số gợi ý giúp người quản lý “thuyết phục” nhân viên của họ sẵn sàng và chủ động hơn trong “cuộc chiến đổi mới” của doanh nghiệp
Phân loại nhân viên
Thực tế, không phải tất cả nhân viên trong công ty sẽ từ chối thử áp dụng những công nghệ mới. Bên cạnh những người còn e ngại việc sử dụng công nghệ, sẽ vẫn có một số nhân viên cảm thấy thích thú và tò mò với những cái mới.
Mô hình vòng đời sử dụng công nghệ
- Nhà xã hội học danh tiếng Everett Rogers đã phân thái độ cởi mở khác nhau ở mỗi người trước việc sử dụng công nghệ thành 5 loại:
- Nhà cải tiến (Innovator): Mặc dù chiếm số lượng ít nhất (chỉ 2,5%) nhưng họ là những người thường đi tiên phong và đón đầu các xu hướng công nghệ mới. Với niềm đam mê công nghệ, nhà quản lý doanh nghiệp thậm chí còn chẳng cần tốn thời gian thuyết phục thì họ cũng sẵn sàng trải nghiệm những thứ mới.
- Người áp dụng sớm (Early adopters): Tượng tự như “Nhà cải tiến” những người này cũng có cái nhìn rất thoáng về việc sử dụng công nghệ mới. Tuy không phải là người tiên phong nhưng họ cũng là những người sẽ nhanh chóng tiếp nhận và sử dụng công nghệ nếu thấy được những lợi ích của nó.
- Phần đông áp dụng sớm (Early majority): Chiếm một nửa trong đại đa số thành phần, nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế. Early majority thường đợi người khác xem xét kỹ lưỡng, họ muốn biết phần mềm mới hữu ích thế nào thì mới áp dụng
- Phần đông áp dụng muộn (Late majority): Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ và công cụ cũ đã trở nên không hợp lý.
- Những người chậm chạp (Laggards): Đây là nhóm người khá bảo thủ và thường có xu hướng sử dụng những phần mềm quen thuộc. Rất khó để thuyết phục họ chuyển sang sử dụng một công nghệ hoàn toàn mới. Cách duy nhất để thúc đẩy nhóm nhân viên này là loại bỏ dần những cái cũ và buộc họ phải sử dụng phần mềm mới.
Sau khi đã phân loại các nhân viên của doanh nghiệp thành các nhóm như trên, người quản lý có thể xác định được họ nên tiếp cận nhóm đối tượng nào trước, ai là người sẽ giúp họ truyền cảm hứng đến những nhân viên khác hay thông điệp truyền tải đến từng nhóm nhân viên là gì,…
Tổ chức các lớp định hướng cho nhân sự
Hướng dẫn triển khai cho một số nhân sự áp dụng trước
Một trong những nguyên nhân khiến nhân viên “kháng cự” trước việc ứng dụng công nghệ mới là bởi họ cảm thấy hoàn toàn bị động trước những thay đổi của công ty. Nhiều nhân sự cho rằng họ không hề được thông báo về bất cứ thông tin thay đổi nào trước đó. Vì vậy, khi được yêu cầu phải thay đổi phương thức làm việc và sử dụng những công nghệ mới, họ cảm thấy chưa thực sự sẵn sàng.
Để nhân sự chủ động hơn trước “làn sóng đổi mới”, doanh nghiệp nên sớm thông báo cho nhân viên của mình về những thay đổi trong thời gian tới. Tổ chức các cuộc họp chia sẻ về định hướng mới của công ty, phân tích cho nhân sự thấy được những lợi ích mà họ sẽ nhận khi ứng dụng công nghệ mới hay những tác hại nếu không chịu thay đổi.
Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn một số nhân sự thuộc nhóm Innovator hay Early adopters để áp dụng triển khai thử nghiệm trước. Sau đó mới dần lan rộng áp dụng cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu
Công nghệ chỉ thực sự tốt khi nó thực sự đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đang cần. Ngay cả khi doanh nghiệp đã tìm ra những nhân viên sẵn sàng sử dụng công nghệ, họ vẫn có thể thất bại trong việc thuyết phục những nhân viên khác nếu ứng dụng đó không đem lại những lợi ích mà nhân viên của họ mong muốn. Nhóm nhà cải tiến hay người áp dụng sớm thậm chí sẽ chẳng giúp doanh nghiệp lan tỏa công nghệ này đến những bộ phận khác bởi họ thấy nó không thực sự hữu ích.
Để tránh việc xây dựng cả một hệ thống ERP phức tạp gây tốn chi phí, trước khi quyết định, nhà quản lý cần phải xem xét những công nghệ họ định áp dụng có giải quyết được vấn đề mà nhân viên của các phòng ban đang gặp phải hay không. Như vậy, sau khi được triển khai doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn nhận được sự hưởng ứng của nhân viên khi sử dụng.
Dành thời gian để đào tạo cho nhân sự
Tổ chức các buổi training để nhân sự làm quen với công nghệ mới
Việc áp dụng công nghệ mới đồng nghĩa với việc nhân viên phải học cách làm quen với nó. Chính vì vậy, tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng cho nhân sự là điều quan trọng doanh nghiệp không thể bỏ qua.
Tuy nhiên một số doanh nghiệp lại thực hiện việc này khá “qua loa” do áp lực thực hiện dự án. Điều này khiến cho nhân viên chưa sử dụng thành thạo phần mềm đã phải bắt tay vào làm dự án, vừa làm vừa mày mò gây tốn thời gian và không hiệu quả. Từ đó họ cũng có xu hướng đánh giá thấp hiệu quả của công nghệ và có suy nghĩ công nghệ mới đang kéo hiệu suất làm việc của họ lại.
Một doanh nghiệp có chuyển đổi số thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào nhận thức và tinh thần sẵn sàng thay đổi của nhân sự. Là một nhà lãnh đạo thông minh, bạn cần phải biết cách để truyền tải tầm nhìn và sự quyết đoán trong vấn đề thay đổi đến nhân sự của mình. Trên dưới có đồng lòng thì hành trình thay đổi của doanh nghiệp mới có thể thành công.
