Máy scan từ lâu đã trở thành một thiết bị “chễm chệ” trong văn phòng của nhiều doanh nghiệp hiện đại. Hoạt động số hoá tài liệu nhờ vậy mà cũng ngày càng phát triển. Vậy scan tài liệu ứng dụng trong doanh nghiệp như thế nào? Scan tài liệu sẽ đưa tới những lợi ích thiết thực gì cho mỗi doanh nghiệp? Cùng khám phá ngay trong bài viết dưới đây để có câu trả lời.
Tổng quan về hoạt động scan tài liệu trong doanh nghiệp
Scan tài liệu là gì?

Scan tài liệu là quá trình chuyển đổi hình ảnh, dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu như hợp đồng, văn bản, tạp chí,… đang hiển thị trên trang giấy thành những dữ liệu, hình ảnh, file điện tử lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nhờ các công cụ chuyển đổi như máy scan, máy in có tính năng scan và các phần mềm hỗ trợ scan tài liệu mà quá trình scan được thực hiện dễ dàng.
Lợi ích của scan tài liệu với doanh nghiệp

- Tiết kiệm không gian: nhờ loại bỏ các tài liệu hết hạn, không còn giá trị sử dụng, dành không gian lưu trữ các tài liệu có giá trị hoặc sử dụng cho các mục đích khác.
- Tiết kiệm thời gian: Trung bình mỗi nhân viên có thể tiêu tốn 20 – 30% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm tài liệu theo phương thức thủ công truyền thống trên các kệ giá. Khi scan tài liệu hình ảnh thành các file kỹ thuật số trong điện thoại, máy tính khiến cho việc truy xuất thông tin dễ dàng, thuận tiện hơn.
- Tiết kiệm chi phí: chi phí thuê nhân sự phụ trách quản lý, sắp xếp, xử lý tài liệu giấy, chi phí thuê không gian kho bãi lưu trữ tài liệu, chi phí cho các trang thiết bị, hóa chất, bìa bọc, kệ giá để tài liệu, chi phí vận chuyển tài liệu, chi phi in ấn, sao chép tài liệu…
- Tiết kiệm nhân lực: Lưu trữ, bảo quản tài liệu theo phương thức truyền thống, doanh nghiệp cần sử dụng một đội ngũ nhân lực chuyên trách, thống kê, quản lý, bảo quản. Khi tiến hành scan tài liệu, nguồn nhân lực đầu tư cho quá trình lưu trữ, bảo quản trước đây sẽ được cắt giảm và chuyển đổi sang các hoạt động tạo thêm nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả xử lý công việc: nhân viên không còn tốn nhiều công sức và thời gian tìm kiếm, chia sẻ tài liệu cần thiết trong quá trình làm việc, có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự cộng tác trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu cho tổ chức: tài liệu số được lưu trữ và kiểm soát với cấu trúc rõ ràng, trên hệ thống có tính bảo mật cao, qua đó, có thể theo dõi chính xác thời điểm và người truy cập, sử dụng, chỉnh sửa tài liệu, đồng thời bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin doanh nghiệp, khắc phục các hạn chế của tài liệu vật lý như rủi ro mất, hỏng, hao tổn do sự cố thiên tai, thời tiết, thời gian, điều kiện môi trường, mối mọt.
- “Xanh hóa” tổ chức: nhờ cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy, hạn chế lượng rác thải giấy của doanh nghiệp, giúp bảo vệ môi trường.
Những ứng dụng quan trọng của hoạt động scan tài liệu trong doanh nghiệp
Gia tăng giá trị sử dụng tài liệu trong doanh nghiệp

Theo quy định về quản lý, lưu trữ tài liệu hiện nay, tài liệu của các ngành tuỳ từng loại khác nhau mà có thời hạn bảo quản khác nhau. Có loại tài liệu chỉ cần bảo quản 5 năm. Có loại tài liệu cần bảo quản 15 năm, 30 năm, thậm chí là bảo quản vĩnh viễn với những loại tài liệu quan trọng.
Việc scan tài liệu trong doanh nghiệp sẽ chuyển đổi hoàn toàn các dữ liệu trên giấy thành các dữ liệu lưu trữ linh hoạt trên thiết bị kỹ thuật số như máy tính, điện thoại di động, giúp gia tăng giá trị sử dụng của tài liệu.
Nhờ dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin cần thiết, việc tiến hành scan tài liệu sẽ giúp nhân viên có thể nhanh chóng hoàn thành các công việc, tăng khả năng cộng tác giữa các phòng ban khi cần thống kê, sử dụng dữ liệu.
Thiết lập kho lưu trữ dữ liệu tập trung trên nền tảng số

Việc tiến hành scan tài liệu trong doanh nghiệp chính là bước đầu tiên để tạo dữ liệu số. Mọi loại tài liệu từ hợp đồng, hoá đơn, chứng từ, bảo hiểm, báo cáo, thông tin dự án,… sẽ được đưa vào máy scan để số hoá. Dựa vào đó mà doanh nghiệp dễ dàng thiết lập kho lưu trữ số dùng chung, phục vụ cho công tác tìm kiếm và sử dụng sau này. Kho tài liệu số được sắp xếp khoa học, giúp tìm kiếm thuận tiện, truy xuất dễ dàng thông tin khi cần.
Tối ưu hóa nguồn lực cho việc lưu trữ và bảo quản tài liệu

Thông thường, việc lưu trữ bảo quản tài liệu giấy cần phải đầu tư chi phí cho mặt bằng xây dựng kho hoặc tiêu tốn không gian văn phòng làm việc. Ngoài ra cần phải đầu tư chi phí cho những trang thiết bị bảo quản cụ thể như các hộp, giá theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn cùng các dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm, máy hút ẩm, điều hoà nhiệt độ, thiết bị chống cháy.
Không chỉ vật lực, việc lưu trữ thông thường cần một lượng lớn nhân lực phụ trách công việc như xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu lên giá, lập sơ đồ kho, kiểm tra, bảo quản, tìm kiếm tài liệu trong kho.
Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ, quá trình scan tài liệu đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Các tài liệu điện tử không đòi hỏi không gian lưu trữ vật lý, cũng như không tốn nhân sự phụ trách nếu được thiết lập tự động và chặt chẽ. Những tài liệu quan trọng sẽ được bảo mật an toàn hơn, chất lượng tài liệu sau khi scan sẽ được bảo đảm. Quá trình tìm kiếm, khai thác, sử dụng sau này cũng vì vậy mà trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Giải pháp scan tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp từ FSI
Khi được triển khai hiệu quả, scan tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị scan tài liệu chuyên nghiệp, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ scan tài liệu chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành số hóa đa chủng loại, kích cỡ tài liệu, với khả năng bảo mật cao và tính chính xác của tài liệu scan lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị scan tài liệu chuyên dụng, đội ngũ nhân sự đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: Tập đoàn Viettel, DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp scan tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp:
Website: www.fsivietnam.com.vn
Hotline: 0904 805 255