Văn bản là một phương tiện để lưu trữ, ghi nhận, truyền tải nội dung qua các hình thức khác nhau để truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng và chính xác nhất. Đối với các cơ quan, các doanh nghiệp thì việc sử dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản là điều thực sự cần thiết. Bởi phần mềm quản lý văn bản là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức trong vấn đề quản lý văn bản.
Khái niệm quản lý văn bản là gì?
Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị.
Ngày trước, cách lưu trữ văn bản, hình ảnh thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó được lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Việc làm này thường tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và thậm chí chi phí bảo quản rất cao. Trong khi đó, việc áp dụng phần mềm lưu trữ văn bản, hình ảnh đang dần trở thành xu thế hiện nay trong việc xây dựng chính quyền điện tử. Hơn nữa, phần mềm lưu trữ văn bản giúp các doanh nghiệp, cơ quan tiết kiệm về thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.
Đã có rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu tuy nhiên không ít các đơn vị tổ chức đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần là do hệ thống phần mềm lưu trữ thiết kế chưa phù hợp với chính các đơn vị tổ chức đó. Việc thiết kế, tính toán giao diện cũng như tính năng phần mềm để phù hợp với các doanh nghiệp cơ quan là điều hết sức quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, họ đều mong muốn có một hệ thống tích hợp các chức năng như phần mềm lưu trữ tài liệu, hồ sơ và lưu trữ dữ liệu.
Quy trình quản lý văn bản và điều hành là gì? Tác dụng của quy trình đó như thế nào?
Hệ thống quy trình quản lý văn bản và điều hành thông minh đang dần được tất cả các cơ quan doanh nghiệp ưa chuộng bởi sự tiện ích, an toàn và tiết kiệm cho nên việc quản lý và lưu trữ văn bản, thông tin trên các tài liệu giấy càng bộc lộ những hạn chế của mình. Đặc biệt “Hệ thống quản lý văn bản thông minh DocEye” được nhiều các cơ quan tổ chức doanh nghiệp biết đến và tin dùng. Mời các bạn tìm hiểu thêm về dịch vụ chuyển đổi số trong doanh nghiệp của FSI.
Theo số liệu thống kê từ Bộ công thương, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể không thành công nếu như văn bản bằng giấy bị thất lạc. Cách thức lưu trữ thông tin hiện tại lưu giữ văn bản, tài liệu giấy bằng bản cứng dễ bộc lộ các yếu điểm như: tốn diện tích cũng như tốn chi phí bảo quản; các loại văn bản, tài liệu lưu trữ dễ bị hỏng (ẩm, mốc, côn trùng…) điều này khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin kém hiệu quả, mất nhiều thời gian.
Trong khi đó, xu hướng quản lý văn bản điện tử với việc sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời, nó đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp. Chính vì thế, quy trình quản lý văn bản thông qua các phần mềm, hệ thống quản lý đang trở thành xu hướng được người tiêu dùng lựa chọn trong những năm gần đây.
Các phần mềm quản lý văn bản được tin dùng hiện nay
1. Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử CloudOffice
Là hệ thống phần mềm mà ở đó cơ quan doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ các tính năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên hệ thống mạng máy tính. Có tính năng xử lý, theo dõi các loại hình văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua mạng truy cập Internet.
2. Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office
Là phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là giải pháp mà văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp có một môi trường làm việc cộng tác với trên 20 tính năng ứng dụng tiện lợi, hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website, phục vụ cho mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử
3. Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye
Là một hệ thống được sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân phối toàn bộ tất cả các thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Bên cạnh đó nó còn là phần mềm hỗ trợ công việc quản lý văn bản có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà các đơn vị, doanh nghiệp đều mong muốn có được. Phần mềm quản lý tài liệu DocEye có tính năng đặc biệt là thu thập và quản lý thông tin tài liệu, hệ thống hóa các tài liệu theo tính năng, nhu cầu của khách hàng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm tài liệu. Nhận dạng và chỉnh sửa lỗi tài liệu dễ dàng, phần mềm DocEye tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng IONE giúp bóc tách thông tin chính xác đến 95%. Hơn nữa Phần mềm DocEye giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin linh hoạt, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin không giới giạn không gian và khoảng cách.
4. Các phần mềm quản lý văn bản điều hành miễn phí
Phần mềm quản lý văn bản miễn phí nó là hệ thống phần mềm hiệu quả và là một trong những công cụ tiện ích phục vụ quá trình lưu trữ các loại văn bản, tài liệu, hồ sơ trong các cơ quan, doanh nghiệp. Đây là một hệ thống phần mềm hiệu quả nhất lại không tốn chi phí. Chính vì vậy cách áp dụng những sự phát triển tiến bộ của công nghệ trong thời đại công nghệ số là một hình thức làm tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một vài ví dụ về các phần mềm quản lý văn bản miễn phí:
- Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel
Đâyl được xem là ứng dụng dùng để lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả và khoa học. Ở phần mềm này File excel theo dõi các văn bản trong công ty, File excel theo dõi tài liệu, hồ sơ…Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu này còn có thể lưu trữ một kho tài liệu để có thể giúp người dùng cập tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di động thông minh.
- Phần mềm quản lý văn bản miễn phí Access
Chức năng của phần mềm này là sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất. Chính vì vậy, việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, linh hoạt. Và thậm chí ưu điểm lớn nhất của sản phẩm này là tính bảo mật cao, thao tác nhanh gọn tiện dụng, thời gian tra cứu tìm kiếm, quản lý hợp lý và quản lý bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả…