Sự phát triển công nghệ hiện đại dẫn đến sự ra đời của phần mềm tự động hóa doanh nghiệp như một giải pháp nhằm tối ưu quy trình vận hành, giảm bớt những công việc thủ công và nhân sự dư thừa.
Hiện trạng của các doanh nghiệp hiện nay
Công nghệ phát triển song song cùng với nhu cầu tối ưu hóa quy trình làm việc đã khiến phần mềm tự động hóa ra đời như một “cứu cánh” đối với các hoạt động của doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy, bất cập tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp là quy trình quản trị nội bộ, xử lý, lưu trữ giấy tờ quá cồng kềnh, rườm rà và không hiệu quả. Thử tưởng tượng nếu bạn là nhân viên đang cần lãnh đạo xét duyệt văn bản, bạn sẽ phải mất thời gian ngồi soạn thảo đơn từ, di chuyển tới các phòng ban liên quan để trình ký.
Quá trình này mất quá nhiều thời gian và công sức, đặc biệt trong trường hợp lãnh đạo không có mặt tại văn phòng hoặc đi công tác xa, quá trình thẩm định, phê duyệt tờ trình bị chậm trễ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Một trong những khó khăn nữa trong quy trình quản lý công việc đó là nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang quản lý công việc theo cách truyền thống với quá nhiều thủ tục hành chính, giấy tờ, và cả một hệ thống quy trình làm việc đồ sộ, nhưng thực tế nhân viên lại không thấy được vai trò của mình trong bức tranh tổng thể đó, cũng không biết phải phối hợp giữa các bộ phận liên quan ra sao.
Để giải quyết được những vấn đề trên, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp ra đời khắc phục nhược điểm trong mô hình kinh doanh truyền thống và đáp ứng những nhu cầu bức thiết nhất của doanh nghiệp.
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp là gì?
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp là phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp bao gồm: quản lý quy trình, quản lý nhân viên, quản lý tài liệu, quản lý nhân sự,… Phần mềm giúp cho việc quản lý và thực hiện công việc trở nên khoa học, hiệu quả hơn.
Có thể thấy, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh mẽ và trở thành công cụ đắc lực của doanh nghiệp nhờ những tính năng ưu việt của nó. Nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, phần mềm sẽ giúp khắc phục những nhược điểm của mô hình kinh doanh và quản lý truyền thống.
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp giúp bạn những gì?
Tiết kiệm thời gian và công sức
Việc tối ưu quy trình làm việc làm giảm bớt những thủ tục, thao tác rườm rà như ký tá giấy tờ, quản lý văn bản tài liệu giấy, nhập dữ liệu, thông tin giao dịch… cho nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Nhờ phần mềm tự động hóa doanh nghiệp, tất cả công việc, quy trình của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống, nhân viên làm việc trên hệ thống đó giúp tối đa hiệu suất làm việc.
Quản trị doanh nghiệp hiệu quả
Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả toàn bộ nguồn nhân lực, đồng thời phân công nhiệm vụ, quản lý nhân viên một cách dễ dàng. Từ việc phân bổ, kiểm soát, theo dõi các bộ phận của công ty, đến việc đánh giá hiệu suất, kiểm tra hoạt động của các phòng ban hay chăm sóc khách hàng,.. đều được kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó, lãnh đạo có thể nắm bắt và đánh giá toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp một cách khoa học nhất.
Mang lại lợi nhuận cao
Nhờ việc tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm công sức và chi phí cho những thủ tục rườm rà, một bộ phận nhân sự sẽ được giảm tải. Quá trình vận hành doanh nghiệp cũng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, đem đến sự hài lòng cho khách hàng, từ đó mang lại lợi nhuận cho công ty.
Nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp
Cụ thể với phần mềm tự động, bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ sử dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể cập nhật báo cáo, theo dõi và giám sát tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động thông minh/ máy tính.
Thêm vào đó, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp khiến cho việc chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả, duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp WEONE – giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp
WEONE là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp được phát triển bởi FSI – 1 trong top 10 doanh nghiệp dẫn đầu về năng lực công nghệ 4.0 – nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi sâu sát mọi thứ một cách thuận tiện và giữ nhân viên “bận rộn” một cách hiệu suất, ít tốn công nhất.
Thay vì lúc nào cũng ‘chạy theo nhân viên’ để đảm bảo công việc bắt kịp tiến độ hay nặng đầu vì phải xử lý những chuyện cỏn con, nhà quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung xây dựng kế hoạch tăng trưởng hoặc kết nối, mở rộng các mối quan hệ với mạng lưới xung quanh!
WEONE giúp nhà quản trị:
- Giám sát tiến độ cùng lúc nhiều dự án: quản trị tổng quan trên một hệ thống duy nhất chỉ với vài thao tác đơn giản, tránh mất thời gian tham gia từng cuộc họp hoặc chuyển đổi qua lại giữa nhiều phần mềm khác nhau để tổng hợp báo cáo, xem lại hạng mục hoặc trao đổi tiểu tiết công việc.
- Dự đoán rủi ro và xác định điểm nghẽn: theo dõi tình trạng dự án theo thời gian thực, dự đoán nguy cơ chậm trễ, không kịp deadline và nguyên nhân cụ thể – do đâu, vì ai đồng thời đưa ra các giải pháp tháo gỡ trước khi quá muộn.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: nhận định nhanh những việc cần ưu tiên xử lý gấp, những việc cần trao quyền hoặc những hạng mục không quá quan trọng có thể rời lại sau. Đây vốn là thử thách không nhỏ khi quá nhiều quyết định đang ‘dồn ép’ đồng thời lên vai nhà quản lý và khả năng đi vào chi tiết công việc ‘giảm dần’ theo sự mở rộng quy mô.
- Đánh giá khối lượng và hiệu suất nhân sự, phòng ban: điều phối công việc hợp lý, khoa học hơn và có giải pháp đào tạo hoặc bổ sung nhân sự để phục vụ cho độ tăng trưởng của công ty. Hoặc đánh giá cách nhân sự sử dụng thời gian để có chiến lược thay đổi và sử dụng nguồn lực tối ưu hơn.
Từ góc độ cấp dưới, WEONE cũng mang đến những giải pháp giúp giảm gánh nặng đa nhiệm trong quản lý và xử lý công việc cá nhân, đồng thời giúp quá trình giải quyết công việc diễn ra nhanh chóng, trơn tru hơn thông qua:
- Tự động nhắc nhở công việc: Tránh tình trạng thiếu sót, quên việc, trôi việc khi phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Nhân viên không cần nhớ tất cả hạng mục hoặc cả quy trình dài hoặc lội lại các đoạn chat mà có thể ‘làm đến đâu, xem đến đó’ theo quy trình từng bước trên hệ thống.
- Cảnh báo tự động tới các dự án đã trễ hoặc sắp đến hạn: Sắp xếp lại thứ tự công việc hoặc trao đổi với cấp trên, đội nhóm để tìm ra giải pháp hợp lý khi có quá nhiều công việc cần ưu tiên.
- Minh bạch về trách nhiệm, vai trò: Các luồng công việc được quy trình hóa và phân công rõ ràng giữa các phòng ban. Mọi chỉ thị, phản hồi hoặc tài liệu liên quan đều được lưu trữ trực tuyến, tránh tình trạng đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau khi có vấn đề phát sinh.
- Thuận tiện theo dõi phê duyệt và bổ sung, điều chỉnh theo yêu cầu: Giảm thời gian chết, tránh việc chờ đợi, di chuyển giữa các chi nhánh, phòng ban để sử dụng thời gian hiệu quả hơn cho các nhiệm vụ khác
Đẩy hết công việc lên hệ thống, giải quyết công việc năng suất, hiệu quả hơn trong với vài thao tác với WEONE.
