Hướng dẫn quản lý hóa đơn chuyên nghiệp
Hướng dẫn quản lý hóa đơn chuyên nghiệp
Đối với hóa đơn truyền thống dạng vật lý, để quản lý hóa đơn hiệu quả thì hóa đơn phải được quản lý dưới dạng cuốn và được bảo quản cẩn thận. Khi có nhu cầu phát sinh cần lấy hoặc giao nhận hóa đơn cho bộ phận khác sẽ ghi chép lại hoặc lập biên bản giao nhận để đảm bảo tính bảo mật. Trong quá trình quản lý hóa đơn, nếu để hóa đơn, chứng từ bị mất, hỏng hoặc bị cháy thì sẽ bị xử lý theo quy định tại thông tư 10/2014/TT-BTC và 39/2014.
Hóa đơn phải được lập theo quy định tại TT39 và TT 26/2015/TT-BTC. Nếu phát sinh nhu cầu chuyển địa điểm thì việc quản lý hóa đơn phải được thực hiện theo TT 26/2015/TT-BTC. Liên 3 hóa đơn lưu nội bộ phải được lưu trữ đầy đủ và không được để thất lạc.
Hai chi nhánh hạch toán phụ thuộc của doanh nghiệp sẽ được sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính. Trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo phát hành hóa đơn và phân bổ các hóa đơn chuyển cho hai chi nhánh. Đồng thờ các số liệu sẽ được quản lý bằng sổ theo dõi.
Khái niệm quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn giấy khá phức tạp và phải thực hiện qua nhiều bước dẫn gây tốn nhiều thời gian. Đồng thời chi phí in ấn, sao chép và quản lý hóa đơn giấy cũng tốn một lượng chi phí đáng kể. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển sang hình thức quản lý hóa đơn điện tử. Nó không chỉ giúp quản lý hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả hơn mà còn giúp tiết kiệm chi phí quản lý và thời gian tìm kiếm,…
Quản lý hóa đơn điện tử khác với quản lý hóa đơn truyền thống
Với hóa đơn điện tử, tất cả mọi thông tin liên quan đến việc tạo lập, gửi, xác nhận, quản lý lưu trữ, thông tin về dữ liệu hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều được thể hiện rõ ràng trên hệ thống điện tử.
Quản lý hóa đơn điện tử bao gồm các loại như: quản lý hóa đơn gtgt, quản lý hóa đơn xuất khẩu. các hóa đơn khác như: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, thu phí ngân hàng ,…
Quản lý hóa đơn điện tử phải đảm bảo được các yêu cầu và nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc lên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn phải đảm bảo được lập và chỉ được sử dụng một lần suy nhất.
Nguyên tắc quản lý hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử cũng cần được đảm bảo nghiêm các quy định chung của công tác quản lý hóa đơn.
Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.
Tổ chức quản lí hóa đơn điện tử có nhiệm vụ rà soát và thông báo việc quản lý và sử dụng mẫu hóa đơn. Một lưu ý mà các doanh nghiệp càn quan tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử là loại hóa đơn này không sử dụng mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử sử dụng mã của cơ quan thuế không thu tiền.
Lợi ích của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Lợi ích của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Khắc phục những bất cập của hóa đơn truyền thống như: mất nhiều thời gian tìm kiếm, hạn chế trong việc sử dụng hóa đơn, tốn chi phí quản lý và bảo quản, rủi ro về bảo mật,… Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chính là công cụ quản lý hưu điệu, đáp ứng được các nhiệm vụ:
– Tiết kiệm chi phí quản lý, in ấn hóa đơn giấy, phục chế hóa đơn khi bị hỏng
– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm chuyển tiếp thông tin hóa đơn cho các bộ phận trong công ty
– Bảo mật thông tin an toàn, tránh tình trạng bị mất trong quá trình kiểm tra, sử dụng, bị hỏng trong quá trình bảo quản
– Tránh được các tủi ro mất thông tin
– Khả năng tích hợp cao với nền tảng công nghệ và những ứng dụng có sẵn trên hệ thống
Các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử easyinvoice
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử easyinvoice
Easyinvoice là phần mềm quản lý hóa đơn đáp ứng các nhu cầu về:
– Tiết kiệm 90% thời gian và chi phí in ấn, bảo quản hóa đơn cho doanh nghiệp
– Bảo mật thông tin hóa đơn an toàn, ngăn ngừa các nguy cơ cháy, hỏng, làm giả hóa đơn
– Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành
– Tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi không giới hạn
Phần mềm E-invoice
Phần mềm E-invoice
E-invoice là một chuyên gia về hóa đơn điện tử. Đây là phần mềm đầu tiên đi tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ số thông minh Blockchain để nâng cao chất lượng bảo mật. Các điểm ưu việt của E-invoice có thể kế đến như:
– Lập, khởi tạo và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị: mobile, PC, website
– Có khả năng tích hợp cùng nhiều phần mềm quản lý có sẵn khác
– Tự động gửi thông báo đến cho khách hàng qua Email hoặc SMS
– Báo cáo thống kê tình hình sử dụng, xuất nhập hóa đơn
– Tự thiết kế các mẫu hóa đơn khác nhau đơn giản, chuyên nghiệp
– Theo dõi công nợ, thanh toán hóa đơn ngay trên hệ thống mobile
Quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng hơn với phần mềm DocEye
Quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng hơn với phần mềm DocEye
DocEye là một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp đã và đang được ứng dụng tại nhiều đơn vị lớn như: Công ty CP Bic Việt Nam, Công ty TNHH KENDA Việt Nam, Học Viện quân y, Citicom,… Phần mềm không chỉ cung cấp một hệ thống tổng thể giúp công tác quản lý tài liệu trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn mà còn được đánh giá cao bởi các giải pháp tích hợp đi kèm. Một trong số đó là giải pháp quản lý hóa đơn điện tử.
DocEye giúp người dùng giải quyết các vấn đề về:
– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin
– Tiết kiệm chi phí quản lý hóa đơn giấy
– Quản lý và truy xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng
– Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến người dùng
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng mọi lúc mọi nơi
