Trong một cuộc thăm dò gần đây của Gartner, 90% các nhà lãnh đạo nhân sự cho biết nhân viên sẽ được phép làm việc từ xa ngay cả khi vắc xin COVID-19 được phổ biến rộng rãi. Hầu hết các tổ chức đã có nhiều tháng nghiên cứu kinh nghiệm làm việc từ xa để giữ cho nhân viên làm việc hiệu quả và gắn bó, nhưng nhiều tổ chức vẫn xem việc thiết lập từ xa là tạm thời.
Các nhà quản trị đang gặp rất nhiều thách thức trong vấn đề quản lý nhân viên làm việc từ xa. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho nhà quản trị cách thức quản lý từ xa khiến cho công việc hiệu quả mà vẫn giữ được nhiệt huyết của đội ngũ làm việc.
Rất nhiều nhà quản lý vẫn loay hoay không biết quản lý nhân viên làm việc từ xa sao cho hiệu quả
Những thách thức trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Những nhà quản trị sẽ gặp nhiều thách thức
1. Sử dụng đúng công cụ làm việc từ xa
Hãy chắc chắn rằng đội ngũ của bạn đang sử dụng đúng các công cụ phù hợp và chính xác để hoạt động cộng tác từ xa trở nên hiệu quả. Công nghệ ngày nay đã giúp chúng ta có một nhóm làm việc hiệu quả trên toàn cầu. Vì vậy cần thông qua các công cụ phù hợp để giúp việc tổ chức công việc từ xa trên tập trung 1 hệ thống.
2. Tính hợp tác của các thành viên
Tính hợp tác là một phần quan trong trong doanh nghiệp và cũng là một mặt hạn chế đối với các nhóm làm việc từ xa. Sức mạnh đoàn kết là khi cả đội ngũ cùng có tinh thần đồng đội và kết hợp lẫn nhau. Sự thiếu phối hợp dẫn đến việc quản lý không tốt, ảnh hưởng đến việc tổ chức dự án theo đúng tiến độ.
Tính hợp tác giữa các thành viên là một trong những thách thức cho nhà quản trị trong quản lý công việc từ xa
3. Thiết lập trình quản lý
Đội ngũ nhân viên làm việc từ xa luôn có một không gian làm việc tự do cho riêng mình. Vậy để làm thế nào để nhà quản trị có thể biết rằng mỗi cá nhân có đang làm việc và thực hiện nhiệm vụ đúng deadline hay không? Đó luôn là một bài toán cần lời giải của các nhà quản trị bởi việc khó khăn và hạn chế trong việc kiểm soát.
Do đó để tạo môi trường làm việc minh bạch, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động
- Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng
- Thảo luận về mục tiêu cụ thể trong dự án với các thành viên để mọi người hiểu được trách nhiệm
- Đưa ra lịch làm việc, ngày nghỉ, thời gian họp và các nội quy cơ bản khác của đội ngũ
- Theo dõi các chỉ số dự án
- Giám sát tốt mọi vấn đề.
6 nguyên tắc vàng để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả
Làm sao để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả?
Nguyên tắc 1: Đảm bảo về yếu tố giao tiếp giữa nhân viên và doanh nghiệp
Có thể nói, giao tiếp là yếu tố then chốt trong quá trình quản lý nhân viên từ xa. Vì đây sẽ tạo nên tính liên kết giữa nhân viên và quản lý. Thông qua, kênh giao tiếp này bạn có thể dễ dàng hỗ trợ nhân viên mỗi khi gặp khó khăn. Hoặc truyền đạt và cập nhật thông tin nhanh chóng và kịp thời cho nhân viên của mình. Do đó, bạn phải tạo ra một kênh giao tiếp trực tuyến để mọi người có thể trao đổi và cập nhật thông tin nhanh chóng. Nếu không, bạn sẽ chỉ có thể cập nhật qua các phương tiện khác tuy nhiên độ chính xác là yếu tố khó đảm bảo được. Chính vì vậy, xây dựng một kênh giao tiếp hiệu quả là yếu tố bắt buộc bạn phải thực hiện.
Nguyên tắc 2: Đặt ra mục tiêu hoạt động rõ ràng
Mục tiêu kinh doanh là điều mà mỗi nhân viên và toàn doanh nghiệp quan tâm. Vì đây thể hiện được tiến độ phát triển và độ bao phủ của thị trường. Do đó, mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch thực thi. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu trong công việc hơn. Với mục tiêu rõ ràng thì nhân viên sales thị trường cũng sẽ có động lực và mục tiêu cụ thể trong công việc. Như vậy, họ sẽ kế hoạch rõ ràng để có thể hoàn thành được mục tiêu. Đồng thời, bạn sẽ tránh được tình trạng “1 sales 3 sếp” để mọi kế hoạch kinh doanh không bị bỏ lỡ. Đồng thời, nhân viên cũng phải cam kết về các mục tiêu đặt ra để công việc đạt được hiệu quả.
Nguyên tắc 3: Thường xuyên theo dõi công việc của nhân viên
Theo dõi công việc của nhân viên, là yếu tố để bạn có thể điều chỉnh công việc hay thúc đẩy họ trong công việc. Do đó, bạn phải thường xuyên theo dõi công việc trong ngày để đo lường độ hiệu quả. Đồng thời, mỗi nhân viên bạn cũng sẽ phải tạo cho họ thói quan theo dõi công việc đang tiến hành. Đặc biệt, với sales thị trường việc này lại càng quan trọng. Điều này, sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt được tiến độ công việc, tự điều chỉnh kế hoạch cá nhân để hoàn thành mục tiêu đề ra. Đồng thời, bạn cũng phải đưa ra các hình thức kỷ luật và khen thưởng rõ ràng. Đảm bảo tính công bằng trong công việc, để mọi người luôn nhận những phần tương xứng với công việc mình đạt được.
Nguyên tắc 4: Làm cho nhân viên cảm thấy họ là một phần của doanh nghiệp
Với tính chất công việc làm việc ngoài thị trường, do đó, không ít sales thị trường cảm thấy mình không phải là một phần của doanh nghiệp. Nên tình trạng không gắn kết lâu dài xảy ra thường xuyên. Do đó, bạn phải biến họ thành một phần của doanh nghiệp để tránh việc họ cảm thấy bị tách rời khỏi doanh nghiệp. Bạn nên thường xuyên cập nhật những thông báo, bảng tin để họ có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng. Như vậy, họ sẽ cảm thấy doanh nghiệp luôn luôn nhớ đến đội ngũ sales thị trường. Từ đó, hình thành một mối quan hệ thân thiết hơn.
Nguyên tắc 5: Đảm bảo độ bảo mật về thông tin
Mỗi doanh nghiệp đều có những bí mật trong kinh doanh để bảo mật. Do đó, việc bảo mật thông tin từ xa cũng là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân viên từ xa. Đó có thể là: danh sách khách hàng, bảng giá bán, các chiết khấu,… Nên tính bảo mật càng được đặt lên hàng đầu để tạo nên tính cạnh tranh công bằng cho thị trường. Do đó, bạn bắt buộc phải thay những sổ sách, giấy tờ bằng cách lưu trữ số để thông tin không bị đánh cắp và thất lạc. Bạn có thể trang bị cho nhân viên các ứng dụng hoạt động để đảm bảo điều này.
Nguyên tắc 6: Lựa chọn công cụ quản lý nhân viên từ xa phù hợp
Để có thể quản lý được nhân viên từ xa thì việc lựa chọn phần mềm quản lý cũng đóng vai trò quan trọng. Phần mềm phải đáp ứng được các tiêu chí phục vụ được các nghiệp vụ cho nhân viên. Để nhân viên có thể thuận tiện làm việc mà không có bất kỳ cản trở nào.
Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên từ xa cần lưu ý đến các tính năng để phục vụ cho công việc. Các thao tác sử dụng phần mềm cũng phải thật đơn giản để nhân viên có thể tiếp cận và thành tạo trong thời gian ngắn. Ngoài ra, phần mềm phải đáp ứng về mặt quản lý, báo cáo đầy đủ, theo dõi được quá trình và kết quả làm việc của nhân viên. Để doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và chi phí trong quản lý.
Làm việc từ xa hiệu quả hơn với hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE
Ngay khi có những tin tức đầu tiên về ca bệnh Covid 19, FSI đã nhanh chóng triển khai hình thức làm việc từ xa. Với lợi thế là doanh nghiệp chuyển đổi số thành công từ năm 2018, FSI đã nhanh chóng ứng dụng các nền tảng công nghệ trong quá trình làm việc từ xa. Nhờ vậy, doanh nghiệp không những vẫn duy trì tất các hoạt động doanh nghiệp một cách trôi chảy mà còn đảm bảo an toàn sức khỏe cho 100% CBNV.
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như: Quy trình – thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn.
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE sẽ giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian: tự động hóa quy trình làm việc giúp cắt giảm 90% thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian tối đa
- Tiết kiệm 30% chi phí vận hành: Cập nhật thông tin trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu
- Liên kết dữ liệu của các phòng ban: công việc, quy trình được tích hợp trên 1 hệ thống duy nhất giúp giảm thiểu sai sót thông tin; hạn chế việc báo cáo thủ công
- Thiết lập quy trình chặt chẽ: Quy trình bám sát quy chuẩn theo từng phòng ban, từng ngành, từng lĩnh vực
- Báo cáo realtime: Thông tin khách hàng, doanh thu, báo cáo…được cập nhật realtime giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định
- Quản lý công việc chủ động: Cập nhật tiến độ liên tục, dữ liệu kinh doanh được làm mới lập tức giúp ra quyết định nhanh chóng, mở rộng cơ hội kinh doanh.
Sở hữu những tính năng vượt trội: Quản lý tổng thể doanh nghiệp, Quản lý quy trình, Quản lý công việc, Quản lý dự án, Quản lý tài liệu, Quản lý nhân sự,…. WEONE tạo một không gian môi trường làm việc trực tuyến giúp tiết kiệm 30- 40% thời gian, 50% chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc.
Xem thêm những tính năng hiệu quả của WEONE: Tại đây
Quản lý nhân viên làm việc từ xa là một bài toán khá đau đầu đối với các nhà quản lý. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ, các doanh nghiệp có thể yên tâm làm việc từ xa mà không lo giảm hiệu suất làm việc.
