Với đặc thù công việc thường xuyên phải xử lý khối lượng lớn hóa đơn, chứng từ và yêu cầu phải tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng, nhiều phòng ban kế toán tại những doanh nghiệp, tập đoàn lớn đã lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu. Vậy hãy cùng tìm hiểu số hóa tài liệu là gì và những ứng dụng thiết thực của giải pháp này đối với ngành kế toán qua bài viết dưới đây!
Tổng quan về số hóa tài liệu với ngành kế toán
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi một văn bản từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số, thành các file pdf, jpg, tif, bmp và lưu trữ trên máy tính.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào, bộ phận kế toán luôn giữ vai trò cơ yếu hàng đầu bởi nhiều thông tin quan trọng của công ty được lưu trữ tại đây. Các loại tài liệu giấy như hóa đơn, chứng từ, đơn giá, phiếu thu, phiếu chi, trình ký, hồ sơ, hợp đồng, báo cáo tài chính của phòng kế toán cần được lưu trữ và bảo quản cẩn thận trong thời gian từ 5 đến 10 năm. Điều này gây ra không ít khó khăn, lãng phí thời gian, chi phí, nhân lực của doanh nghiệp khi chưa thực hiện việc số hóa tài liệu và lưu trữ tập trung trên cùng một nền tảng.
Xu hướng số hóa tài liệu trong ngành kế toán
Những năm trở lại đây là khoảng thời gian bùng nổ phát triển của công nghệ thông tin, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thúc đẩy với công nghệ số. Do đó, lĩnh vực kế toán cũng được định hướng phát triển theo hướng áp dụng công nghệ 4.0, thay thế cho cách xử lý truyền thống, nhằm đảm bảo giảm thiểu tối đa sức lao động của con người và đem lại lợi ích kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp.
Để áp dụng được các công nghệ số vào hoạt động hàng ngày tại phòng kế toán, bước đầu tiên chính là tạo lập cơ sở dữ liệu (điện tử) thông qua giải pháp số hóa tài liệu, để từ đó thực hiện các công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác hiệu quả dữ liệu kế toán của doanh nghiệp.
Lợi ích của việc số hóa tài liệu với ngành kế toán
Số hóa tài liệu đem tới cho phòng kế toán của doanh nghiệp nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Tiết kiệm thời gian tra cứu, trích xuất và chia sẻ thông tin
Trung bình một nhân viên kế toán mất đến 10 phút cho việc xử lý, trích xuất và chia sẻ cho một tài liệu. Số hóa tài liệu sẽ tiết kiệm đến 40% thời gian làm việc của nhân viên kế toán dành cho công tác tra cứu, truy xuất thông tin, đồng thời tạo cơ sở dữ liệu dùng chung giúp cho việc chia sẻ nội bộ nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, tài liệu giấy
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 8 tỷ đồng mỗi năm cho chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tài liệu, chứng từ truyền thống. Nhờ số hóa tài liệu, doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ, hạn chế sử dụng tài liệu giấy, giảm bớt nhân công quản lý tài liệu, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành.
- Tiết kiệm nhân công nhập liệu
Với khối lượng tài liệu lớn, tăng nhanh theo thời gian, doanh nghiệp thường xuyên phải thuê nhân công nhập liệu lên hệ thống. Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm khoản chi phí này nhờ tính năng quét tự động, trích xuất và điền thông tin theo trường dữ liệu có sẵn. Điều này cũng giúp hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
- Giảm thiểu áp lực công việc cho nhân viên kế toán
Phòng kế toán thường xuyên có khối lượng công việc quá tải. Thay vì mất nhiều thời gian cho các tác vụ tìm kiếm, truy xuất thông tin thủ công, số hóa tài liệu sẽ giảm bớt gánh nặng của kế toán viên, hỗ trợ làm báo cáo, tổng hợp tài liệu kê khai nhanh chóng, dễ dàng hơn, qua đó, cải thiện hiệu suất làm việc của phòng kế toán.
Ứng dụng của số hóa tài liệu với ngành kế toán
Số hóa tài liệu hiện đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp nhờ tính ứng dụng và hiệu quả cao trong vận hành. Cụ thể, với các phòng ban kế toán, việc sử dụng giải pháp số hóa tài liệu giúp:
1. Tạo lập dữ liệu đầu vào nhanh chóng cho các phần mềm kế toán
Để sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần cung cấp khối lượng thông tin lớn bao gồm các biểu mẫu, chứng từ, hóa đơn, hợp đồng thanh toán. Thay vì phải nhập liệu thông tin thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, số hóa tài liệu giúp phòng kế toán tạo lập dữ liệu đầu vào (dạng điện tử) nhanh chóng, biến tài liệu giấy, ảnh, hay file pdf thông thường thành pdf hai lớp (searchable), tự động trích xuất thông tin vào các trường dữ liệu theo yêu cầu và tải dữ liệu lên hệ thống, phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
2. Chia sẻ thông tin tiện lợi liên phòng ban của doanh nghiệp
Đặc thù của phòng ban kế toán tại những doanh nghiệp vừa và lớn là sự tham gia của nhiều vị trí khác nhau, mỗi nhân sự sẽ thu nhận, nắm giữ, quản lý những nguồn dữ liệu khác nhau về kho vận, ngân hàng, thuế, hợp đồng, mua sắm… Tuy nhiên, trong quá trình xử lý nghiệp vụ của phòng kế toán nói riêng, hay các bộ phận khác như phòng kinh doanh, phòng mua sắm, những thông tin trên cần được chia sẻ nhanh chóng, thông suốt, kịp thời nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giao dịch diễn ra thành công.
Trong khi đó, 90% các tài liệu quan trọng hiện nay của doanh nghiệp đang được lưu trữ dưới dạng giấy, gây khó khăn trong quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ cũng như liên phòng ban. Phòng ban kế toán cần tiên phong ứng dụng giải pháp số hóa tài liệu, ‘hô biến’ mọi văn bản truyền thống thành dạng điện tử, cho phép chia sẻ đến đúng đối tượng mọi lúc, mọi nơi, kết nối thông tin liền mạch toàn doanh nghiệp.
3. Kê khai thông tin và nộp thuế điện tử nhanh gọn
Trước đây khi chưa thực hiện số hóa, mỗi lần kê khai thông tin, nộp thuế sẽ tốn kém nhiều chi phí như in ấn, đi lại, và thời gian để giải quyết các thủ tục rườm rà. Khi tài liệu được số hóa, bộ phận kế toán có thể làm chủ được số lần mua bán hóa đơn, mẫu kê khai và bản chỉnh sửa theo thời gian thực để chỉnh sửa khi có sai sót. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chủ động và linh hoạt nộp bản kê khai, nộp thuế điện tử mọi lúc mọi nơi, không mất thời gian đi lại như cách làm thủ công truyền thống.
4. Thiết lập kho lưu trữ số tập trung và đảm bảo an toàn cho chứng từ, hóa đơn, tài liệu kế toán
Hiện nay, 62% các vụ vi phạm dữ liệu trong các công ty lớn bắt nguồn từ việc quản lý tài liệu giấy rời rạc, dẫn đến thất lạc và rò rỉ thông tin. Giải pháp số hóa tài liệu cho phép phòng kế toán xây dựng kho lưu trữ số tập trung cho toàn bộ chứng từ, hóa đơn, tài liệu quan trọng của doanh nghiệp để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và truy xuất thông tin cần thiết.
Việc chuyển sang sử dụng các tài liệu điện tử thay cho các bản in, bản cứng truyền thống cũng giúp hạn chế tối đa việc tài liệu bị thất lạc và hao mòn trong quá trình sử dụng, từ đó, đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
5. Xây dựng biểu mẫu tự động làm cơ sở để xử lý quy trình nghiệp vụ kế toán online
Theo những nghiên cứu gần đây về tình hình doanh nghiệp, bộ phận kế toán đang tốn đến 60% công sức và thời gian làm việc cho công tác trình ký, phê duyệt các hợp đồng, tạm ứng, thanh toán theo cách làm thủ công. Giải pháp cho vấn đề này là thiết lập toàn bộ các quy trình nghiệp vụ kế toán ở dạng “số” (dạng điện tử, có thể thao tác trên hệ thống phần mềm máy tính, online), cho phép nhân sự và các cấp quản lý xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Muốn làm được điều này, phòng ban kế toán cần số hóa mọi biểu mẫu, văn bản, tờ trình, chứng từ lên hệ thống, từ đó tối ưu và tinh gọn quy trình nghiệp vụ của phòng kế toán cũng như toàn doanh nghiệp.
Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp từ FSI
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho phòng kế toán cũng như toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ các phòng ban, doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: Tập đoàn Viettel, DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp:
Website: www.fsivietnam.com.vn
Hotline: 0904 805 255
