Quản lý công việc là gì?
Hoạt động quản lý công việc bắt nguồn từ sự phân công lao động, liệt kê, sắp xếp những công việc cần làm, cập nhật tiến độ công việc nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đây là hoạt động giúp cho các lãnh đạo, người đứng đầu tổ chức phối hợp với sự nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Chúng ta có thể hiểu một cách khái quát, bản chất của quản lý công việc là việc các chủ thể quản lý thực hiện các hành động để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất với chất lượng cao và chi phí thấp nhất. Để quản lý công việc hiệu quả thì ngoài những yêu cầu về chuyên môn cần thiết còn phải có những kỹ năng liên quan đến phân tích, điều phối, hệ thống công việc,…
Làm thế nào để tạo lập quy trình quản lý công việc hiệu quả?
>> Xem thêm: TOP 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất
Lên kế hoạch thực hiện
Lên kế hoạch thực hiện
Để tạo lập được bộ quy trình quản lý doanh nghiệp trước hết chúng ta cần phải lập kế hoạch chi tiết những việc cần làm. Đây là một bước khá đơn gian nhưng chắc chắn không được bỏ qua nếu muốn có một quy trình quản lý công việc hiệu quả.
Tại sao lại như vậy? Đơn giản vì chúng ta rất có khả năng sẽ bỏ sót một số công việc khi số lượng công việc ngày càng nhiều và dồn dập nếu không có một bản kế hoạch rõ ràng và cụ thể trước đó.
Điều này rất khó tránh vì trí nhớ của con người thì có hạn. Tuy nhiên nếu quên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc. Vì thế, đừng quên tạo ra một bản kế hoạch làm việc, trong đó liệt kê xem bạn cần làm gì, thời gian cuối để thực hiện.
Hãy nhớ kỹ, đừng bao giờ quên xây những viên gạch đầu tiên thật tỷ mẩn và vững chắc.
Để có một kế hoạch làm việc chi tiết và rõ ràng, hãy thực hiện lần lượt các bước sau đây:
Bước 1: Nêu rõ mục đích của bản kế hoạch. Hãy đưa ra mục đích và nguyên nhân cần phải lập bàn kế hoạch này. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần nêu rõ bản kế hoạch làm việc này cần phải đạt được những giá trị gì sau khi thực hiện.
Bước 2: Liệt kê rõ ràng những công việc cần phải thực hiện
Nên chia nhỏ những công việc cần phải làm nếu đây là một bản kế hoạch cho một dự án phức tạp hay một kế hoạch làm việc dài hạn. Điều này sẽ giúp chúng ta thực hiện chúng một cách dễ dàng hơn.
Những công việc nhỏ này chính là những mục tiêu ngắn hạn mà chúng ta cần làm để giải quyết công việc một cách triệt để, tránh tình trạng các công việc không được sắp xếp khoa học, bị chồng chéo lên nhau.
Bước 3: Giới hạn thời gian làm việc
Giới hạn thời gian cho từng công việc sẽ giúp chúng ta không bị mất tập trung vào những công việc không liên quan khác và tập trung hoàn thành công việc theo kế hoạch. Hãy đưa ra dự tính khoảng thời gian tối đa để bạn hoàn thành toàn bộ công việc cũng như thời gian để thực hiện các mục tiêu nhỏ. Đồng thời cũng nên bổ sung thêm thời gian dự phòng. Phân bổ thời gian hợp lí cho từng nhiệm vụ một là cách tốt nhất để hoàn thành công việc hiệu quả.
Mục đích chung của công việc lập kế hoạch là nhằm xác định được mục tiêu cho quy trình quản lý công việc của doanh nghiệp, những việc cần làm, việc nên được ưu tiên và thời gian phân bổ cần thiết. Nhờ việc này, chúng ta có thể có cái nhìn tổng quát và cụ thể hơn về những công việc cần thực hiện và luôn ở trạng thái sẵn sàng cho công việc.
Phân bổ công tác thực hiện
Phân bổ công tác thực hiện
Sau khi đã có kế hoạch chi tiết cho những việc cần làm, chúng ta sẽ bắt đầu đi vào phần thực hiện chúng theo những gì được đề ra trước đó. Để quy trình quản lý công việc đạt được hiệu quả cao nhất thì khi thực hiện này cần được chú trọng hơn cả và nó cũng phụ thuộc rất lớn đến năng lực của nhà quản lý.
Ở bước này, người quản lý cần quan tâm đến việc phối hợp, điều phối các nguồn lực. Đồng thời cần đảm bảo việc thiết lập kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí cảu toàn bộ cá nhân trong tổ chức được và năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.
Để có thể tạo ra năng suất cao nhất cho hoạt động của doanh nghiệp nên thực hiện một số nội dung sau:
• Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết mà doanh nghiệp cần chú trọng để thực hiện mục tiêu
• Phân chia tổ chức, doanh nghiệp thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;
• Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng cá nhân, từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;
• Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v…
• Đảm bảo yếu tố nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.
Tổng kết, giám sát và đánh giá
Sau khi phân công thực hiện công việc cụ thể, để quy trình quản lý công việc thực sự đạt được hiệu quả tốt nhất, chúng ta cũng cần quan tâm đến việc rà doát, kiểm tra tiến độ và hiệu quả của quá trình thực hiện. Việc kiểm tra này sẽ giúp hoàn thành công việc một cách chỉnh chu nhất.
Để giám sát quy trình làm việc tại doanh nghiệp có đang diễn ra xuyên suốt, hiệu quả hay không, người quản lý cần thường xuyên kiểm tra, theo dõi mọi công việc, sau đó đưa ra so sánh giữa thực tế đạt được với kế hoạch nhằm phát hiện ra những dấu hiệu bất thường và kịp thời điều chỉnh. Còn công tác đánh giá là một bước để xác định mức độ đạt được của mục tiêu, đánh giá các tác động về kinh tế, xã hội, môi trường, các tác động trước mắt và lâu dài, trực tiếp và gián tiếp; rút ra các bài học kinh nghiệm cho các hoạt động tương tự sau đó và điều chỉnh các hoạt động trong giai đoạn tiếp theo
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Quy trình quản lý công việc truyền thống sẽ gây cho bạn khá nhiều khó khăn, thậm chí tốn nhiều thời gian trong quá trình triển khai và tổng hợp kết quả. Chính vì lẽ đó, các công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp để xây dựng quy trình làm việc công ty hiệu quả đã ra đời để giải quyết bài toán trên.
Phần mềm quản lý, xây dựng quy trình quản lý công việc DocEye với các tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp:
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả
– Quản lý và chia sẻ thông tin tài liệu nhanh chóng hiệu quả không giới hạn
– Dễ dàng giám sát tiến độ công việc, mức độ hoàn thành thông qua thống kê báo cáo
– Quản lý đồng bộ hệ thống thông tin tài liệu trên hệ thống chung
– Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế bảo mật nhiều lớp
Đây chính là phần mềm hữu dụng mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm, giúp công tác xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, nâng cao tối đa hiệu suất làm việc.
