Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra trên toàn thế giới và tạo ra một cuộc cạnh tranh thực sự khốc liệt giữa các công ty. Nổi bật trong đó, số hóa quy trình tại doanh nghiệp hiện đang là một trong những giải pháp cần thiết để tổ chức, doanh nghiệp có thể phát triển và cạnh tranh tốt hơn với các đối thủ. Cùng FSI tìm hiểu những lợi ích của việc số hóa quy trình qua bài viết dưới đây.
Khái niệm số hóa quy trình trong doanh nghiệp
Số hóa quy trình là áp dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi các bước, thủ tục, quy trình truyền thống thành các quy trình tự động. Các thông tin sẽ được chuyển đổi và lưu trữ dưới các dạng bit và byte. Các dữ liệu vẫn không thay đổi, nó chỉ đơn giản là được mã hóa sử dụng định dạng kỹ thuật số nhằm mục đích thay đổi quy trình vận hành trong tổ chức, doanh nghiệp.
Thực trạng về số hóa quy trình trong doanh nghiệp Việt
Trước đây, tại Việt Nam rất nhiều doanh nghiệp chưa nhận thấy được tiềm năng của chuyển đổi số nên công tác số hóa quy trình trong vận hành cũng chưa được chú trọng theo.
Các quy trình nội bộ trong doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng rắc rối, khó quản lý vì được thực hiện bằng phương thức truyền thống. Người làm thủ tục sẽ phải đi đến các phòng ban để xin xác nhận từ người đại điện. Tác vụ thủ công này lãng phí rất nhiều thời gian, đặc biệt là những người chuyên xử lý công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục.
Theo báo cáo Thực trạng chuyển đổi số kinh doanh số của Tập đoàn IDG (Mỹ), khoảng 55% số doanh nghiệp khởi nghiệp ở Việt Nam đã sử dụng công nghệ số để vận hành doanh nghiệp hiệu quả trong đó có số hóa quy trình. Hiện tại, tổ chức, doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm hơn đến việc số hóa quy trình. Tuy áp dụng những đổi mới vào quá trình vận hành của mình nhưng họ vẫn sử dụng xen kẽ các quy trình truyền thống. Chủ yếu chọn số hóa quy trình phục vụ kinh doanh hoặc các quy trình nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Trong một tổ chức, doanh nghiệp có vô số công việc cần giải quyết, vì vậy việc quản lý các công việc đã giao cho nhân viên bằng cách truyền thống rất khó kiểm soát. Theo CBS News, trung bình mỗi CEO sẽ dành 42% của một ngày làm việc để giải quyết các vấn đề với mọi người. Nếu quỹ thời gian một ngày của CEO dành nhiều vào việc kiểm tra tiến độ công việc của nhân viên, sẽ khiến những hoạt động trọng tâm khác bị sao nhãng, vận hành doanh nghiệp bị trì trệ.
Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai số hóa quy trình làm việc
Nâng cao trải nghiệm của nhân sự trong tổ chức và khách hàng của doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp có rất nhiều thủ tục lặp đi lại, gây nhàm chán cho nhân viên. Áp dụng số hóa quy trình giúp nhân viên giảm bớt các tác vụ lặp đi lặp lại, tạo ra những trải nghiệm mới khi thực hiện công việc hàng ngày.
Ngoài ra, các quy trình được số hóa giúp cho khách hàng cảm thấy tiện lợi, nhanh chóng hơn, trải nghiệm của khách hàng được nâng cao, từ đó gia tăng lượng khách hàng trung thành, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Cắt giảm thời gian xử lý thủ tục và gánh nặng chi phí vận hành
Mục tiêu của mọi chủ doanh nghiệp là tối ưu hóa chi phí hoạt động cho tổ chức. Các tác vụ và quy trình thủ công truyền thống chậm hơn rất nhiều so với các hoạt động và quy trình tự động vì chúng không thể xử lý linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. Việc triển khai các quy trình số hóa không chỉ giảm thiểu thời gian thực hiện mà còn giúp doanh nghiệp và người lao động giảm thiểu sai sót không đáng có.
Áp dụng số hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm trung bình 60 giờ làm/tháng, đồng nghĩa với việc có thể tối ưu số lượng nhân sự giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.
Đảm bảo xử lý quy trình nhất quán
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của số hóa là công nghệ sẽ đảm bảo rằng mọi quy trình hoạt động kinh doanh được thực hiện nhất quán, dẫn đến đầu các thông tin được truy xuất từ hệ thống được đảm bảo chất lượng cao và đáng tin cậy.
Các bước để doanh nghiệp thực hiện số hóa quy trình
Để chuyển đổi từ quy trình làm việc truyền thống sang quy trình mới không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là khi áp dụng công nghệ vào quy trình. Do đó, các công ty nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết dưới đây để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và thành công.
- Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu, các quy trình cần ưu tiên số hóa
- Xác định các bước và nội dung chính của quy trình cần số hóa
- Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc
- Xác định các điểm quy trình có thể tối ưu hóa bằng công nghệ
- Tham khảo công cụ hỗ trợ phù hợp
- Thiết lập quy trình số hóa mới
- Hoàn thiện tài liệu tham khảo kèm theo
Hoàn thiện số hóa tài liệu doanh nghiệp để số hóa quy trình thành công
Theo nghiên cứu của CISCO năm 2020, để nâng cao khả năng cạnh tranh, số hóa quy trình đã và đang trở thành xu hướng được 56% doanh nghiệp trên toàn thế giới lựa chọn. Áp dụng số hóa quy trình vào vận hành doanh nghiệp giúp tổ chức doanh nghiệp gia tăng hiệu suất, phát triển bền vững, lâu dài.
Muốn quá trình này diễn ra thành công, điều đầu tiên cần làm là triển khai số hóa tài liệu vật lý truyền thống thành tài liệu dạng kỹ thuật số, từ đó tạo lập nền tảng cơ sở dữ liệu quan trọng cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn. Có thể nói, số hóa tài liệu bước đệm phải có để đi đến số hóa quy trình toàn diện và xa hơn là chuyển đổi số doanh nghiệp thành công.
Bên cạnh đó, việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính chính xác của thông tin, tiết kiệm chi phí và thời gian, nhân lực triển khai, đồng thời đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp. Do đó, bạn cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa uy tín, có kinh nghiệm và năng lực triển khai phù hợp trên thị trường.
FSI – nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam – là đơn vị đi đầu trong tư vấn và triển khai giải pháp số hóa tổng thể, đã triển khai xây dựng CSDL trọng điểm thành công cho nhiều Bộ, ban, ngành, các doanh nghiệp, tập đoàn trên cả nước.
Ưu điểm của dịch vụ số hóa tổng thể từ FSI có thể kể tới:
- Tài liệu doanh nghiệp sau khi số hóa đạt độ chính xác lên tới 99,99%
- Phân phối độc quyền và chính thức các thiết bị số hóa, máy scan từ các thương hiệu hàng đầu thế giới
- Khả năng số hóa đa dạng về kích thước và chủng loại tài liệu: từ các tài liệu khổ A5 tới 2 lần khổ A0, các loại sách báo, tranh ảnh, tài liệu đặc biệt
- Tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng nhờ quy trình số hóa chuyên nghiệp và ứng dụng các công nghệ số hóa thông minh, độ chính xác cao
- Khả năng bảo mật đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Đồng thời, FSI còn cung cấp hệ sinh thái giải pháp xử lý, khai thác hiệu quả các dữ liệu đã số hóa, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất vận hành, khả năng ra quyết định thông minh và kiến tạo trải nghiệm khách hàng tối ưu.
Qua những chia sẻ trên, FSI hy vọng quý độc giả đã thấy được tầm quan trọng của số hóa quy trình làm việc – chiếc “chìa khóa” giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được những thay đổi đột phá và tiến tới chuyển đổi số thành công, toàn diện.
Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp:
Website: www.sohoatailieu.com
Hotline: 0904 805 255
