Bản tin FSI

Chuyển đổi số tại FSI những thành công đầu tiên

964 Views
Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra nhanh và mạnh mẽ trên mọi mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Trong cuộc cách mạng đó, cụm từ “chuyển đổi số” (Digital transformation) được nhắc đến nhiều hơn như một xu hướng bắt buộc để thành công với nhiều doanh nghiệp. Vậy thực tế “chuyển đổi số” là gì, và tại FSI chuyển đổi số đang ở giai đoạn nào?

Chuyển đổi số tại FSI để thành công

Thế nào là chuyển đổi số

Có rất nhiều định nghĩa về chuyển đổi số đã được đưa ra trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các định nghĩa có thể khác nhau về góc độ tiếp cận nhưng về cơ bản, các định nghĩa chuyển đổi số đều đề cập đến việc ứng dụng các công nghệ vào giải quyết các hoạt động sản xuất kinh doanh, điều hành quản lý của doanh nghiệp.

Xét tại góc độ bài viết, Chuyển đổi số tại FSI được hiểu rằng: Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), điện toán đám mây(Cloud)…thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty… 

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích như cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Ví dụ cụ thể: Tại FSI, quy trình xin nghỉ phép trước đây được triển khai thủ công, mỗi nhân sự cần phải in nhiều giấy tờ, đến nhiều phòng ban để xin đầy đủ chữ ký phê duyệt. Trong điều kiện lý tưởng các sếp đều ở nhà, thì nó cũng tốn của nhân sự đó mất cả ngày làm việc. 

Nhưng nhờ ứng dụng công nghệ, quy trình xin nghỉ phép được đẩy lên online, nhân sự chỉ cần điền đơn xin nghỉ theo mẫu trên hệ thống và gửi duyệt ký online, quy trình được rút ngắn chỉ còn khoảng 5’ và giảm thiểu nhiều giấy tờ in ấn trong văn phòng. (Hiện quy trình nghỉ phép online đang được triển khai tại CN HCM và sẽ triển khai đồng bộ trên hệ thống trong thời gian tới).

Vai trò của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Chuyển đổi số, xu hướng không thể chuyển dịch

Kiến tạo các sản phẩm và dịch vụ

Số hóa doanh nghiệp giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp phân tích, đo lường được thị trường, khách hàng, cạnh tranh tốt hơn. Dựa trên các thông tin, doanh nghiệp có thể tạo ra cac sản phẩm, dịch vụ tốt hơn hiện tại

Tích hợp đa chức năng

Trong doanh nghiệp truyền thống, các bộ phận tồn tại hoàn toàn đơn lẻ với nhau. Luồng công việc xử lý thường bị chậm hoặc tắc nghẽn do phối hợp không tốt.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tạo ra nền tảng chức năng kết nối đa tuyến, đa chiều với nhau trong bộ phận

Số hóa hệ thống doanh nghiệp không phải lệ thuộc vào vào nguồn nhân lực, vì phần lớn các công việc sẽ tự động hóa 100% hoặc bán tự động

Đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu chuyển đổi số

Đối thủ cạnh tranh sở hữu nền tảng số hóa cho phép họ có thể triển khai vận hành hiệu quả nhanh hơn, tiết kiệm hơn, chất lượng hơn

Các giải pháp quản trị, vận hành số hóa giúp doanh nghiệp gia tăng  hiệu quả từ 30-40% 

Gia tăng hiệu quả trong hoạt động

Hệ thống số hóa tự động có thể chạy 24/24 và không ngừng nghỉ và ít bị lỗi

Quản trị doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch

Chuyển đổi số giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhận các báo cáo, phân tích về mọi mặt của hoạt động doanh nghiệp.

Chi phí ẩn tồn tại của doanh nghiệp sẽ biến mất, thay vào đó sẽ doanh nghiệp sẽ thu lại được phần chi phí này và các thông tin báo cáo hoàn toàn minh bạch

Tối ưu hóa nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Chuyển đối số cho phép những nhân viên có năng suất cao có khả năng cộng hưởng để tạo giá trị cao hơn nữa. Và ngược lại các công việc tạo ra giá trị thấp sẽ được hệ thống tự động thực hiện. Nhân lực sẽ được tập trung tạo ra các công việc giá trị cao. 

Chuyển đổi số tại FSI những viên gạch đầu tiên

Hiểu được tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp, FSI đã nhanh chóng bắt tay vào xây dựng lộ trình chuyển đổi số tại chính doanh nghiệp của mình.

Buổi họp chuyển đổi số cùng các chuyên gia

Theo đó, BQL dự án chuyển đổi số tại FSI do ông Nguyễn Hùng Sơn – Tổng Giám đốc FSI và ông Lê Phương – KHDN chủ trì trong giai đoạn một đã tiến hành khảo sát nhu cầu chuyển đổi số tại các phòng ban và bắt tay triển khai các đầu việc trọng yếu bao gồm:

  • Triển khai module Quản lý kinh doanh trên nền tảng DocEye: module giúp kinh doanh và quản lý có thể cập nhật tiến độ dự án, theo dõi tiến độ và báo cáo tiến độ dự án một cách chủ động, không giới hạn không gian và thời gian, tất cả chỉ cần có kết nối internet thì ở đâu cũng có thể làm việc.
  • Triển khai module quản lý nhân sự - ver 1: Module giúp hệ thống cơ sở dữ liệu của toàn bộ nhân sự FSI, phục vụ cho các hoạt động theo dõi, thống kê biến động nhân sự, đồng thời phản hồi kịp thời các thắc mắc của nhân sự khi có yêu cầu. Các chức năng chi tiết gồm; Quản lý thông tin nhân sự: profile, HĐ nhân sự..., Quản lý chấm công, Quản lý khen thưởng kỷ luật, Quản lý đào tạo, Quản lý tiền lương, Quản lý bảo hiểm, Các tiện ích khác: đặt xe, phòng họp, lịch công tác...
  • Triển khai module giao việc trên toàn hệ thống: Module giao việc giúp giảm thiểu tình trạng “bỏ lỡ”, “quên” các việc cần triển khai do tích hợp báo thức, nhắc việc trên module này. Đồng thời, đảm bảo việc trả lời, phản hồi các thông tin được xuyên suốt nhanh chóng, tránh chồng chéo. Hiện module đang được triển khai tại FSIS và sẽ triển khai đồng bộ toàn hệ thống trong thời gian tới
  • Đưa 5 quy trình làm việc gồm: QT tạm ứng, QT triển khai dự án số hoá, QT Đào tạo, QT công bố thông tin ra bên ngoài, QT tư vấn vào vận hành online trong tháng 5. Việc ứng dụng các quy trình trên online dự kiến sẽ giúp giảm thiểu thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí văn phòng trong thời gian tới

Hiện tại, BQL dự án chuyển đổi số đang gấp rút triển khai các bước tiếp theo của dự án. Trong đó đầu việc quan trọng tiếp theo là phối hợp cùng các chuyên gia thuê ngoài tiến hành khảo sát tổng thể toàn bộ các phòng ban trong công ty nhằm đúc rút ra các vấn đề trọng tâm cần triển khai trong giai đoạn kế tiếp và xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết đảm bảo mục tiêu  “chuyển đổi số thành công tại FSI”.

Các trung tâm đã tiến hành làm việc với BQL dự án gồm có: Hội đồng quản trị, TT Khách hàng chính phủ, TT Khách hàng doanh nghiệp, TT Khách hàng phân phối, Tài chính kế toán, Kỹ thuật bảo hành, Triển khai dự án, Ban Mua sắm. Các trung tâm còn lại, sẽ làm việc trong đợt tiếp theo.

Có thể nói, tại thời điểm hiện tại, dự án chuyển đổi số tại FSI đang là một dự án trọng điểm, tập trung sự đầu tư, quan tâm của tất cả các cấp lãnh đạo FSI, bởi đây là điều kiện kiên quyết phải có để khẳng định vị thế "Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam" mà FSI đang xây dựng.

Trong quá trình triển khai dự án, việc phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty với BQL dự án chuyển đổi số là yếu tố tiên quyết để dự án thành công. Vì vậy, BQL dự án cũng như Ban lãnh đạo công ty đề nghị các phòng ban trong công ty ủng hộ và chủ động phối hợp chặt chẽ với BQL dự án trong mỗi giai đoạn triển khai.