Tính năng quản lý quy trình, thủ tục của phần mềm WEONE giúp doanh nghiệp quản lý tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban.
Sự phát triển thành công của doanh nghiệp là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ doanh nhân nào. Một bước đi sai lầm nào cũng có thể trở thành một vấn đề lớn và doanh nghiệp phải trả giá đắt để sửa chữa sai lầm đó.
Tình trạng doanh nghiệp đang gặp phải trong việc quản lý quy trình thủ tục
Dưới sự tác động của đại dịch, khuynh hướng làm việc tại nhà, làm việc trực tuyến đã trở thành trạng thái “bình thường mới” được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Song nó lại tạo ra nhiều thách thức cho các nhà quản lý khi doanh nghiệp vẫn vận hành theo quy trình thủ công khiến DN gặp phải hàng loạt các vấn đề như:
- Quy trình làm việc thủ công, còn nặng nề về mặt giấy tờ khiến nhà quản trị khó theo dõi tiến độ, giám sát và giải quyết từ xa
- Không nhìn được tổng thể quy trình làm việc khiến nhân sự khó khăn trong phối hợp công việc, ra quyết định hay xử lý các vấn đề phát sinh
- Bị giới hạn về nhân sự, không gian, thời gian, địa điểm khiến công việc dễ bị đình trệ, tắc nghẽn, thiếu hiệu quả khi phát sinh các vấn đề như thiên tai, dịch bệnh,…
- Không xử lý được thủ tục, hồ sơ, yêu cầu do ảnh hưởng của dịch bệnh và khoảng cách địa lý
- Công tác, phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận rời rạc, quy trình xây trên văn bản nhân viên khó áp dụng theo
- Tốn kém chi phí in ấn, chi phí đào tạo, chi phí cơ hội, do công việc phát sinh nhiều sai sót
Hoạt động kinh doanh thành công của doanh nghiệp dựa vào việc tối ưu hóa con người, quy trình và công nghệ.
Để doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn, vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ, đây chính là lúc DN cần phải ứng dụng ngay phần mềm quản lý quy trình thủ tục.
Quản lý quy trình thủ tục là một phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng “dầu sôi lửa bỏng” lúc này. Nhưng chính xác quản lý quy trình thủ tục là gì?
Quản lý quy trình thủ tục là gì?
If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing – Nếu bạn không miêu tả được quy trình mà mình đang làm, bạn thật sự chưa biết mình đang làm gì đâu.
Quản lý quy trình là việc xác định, cải tiến và quản lý các quy trình của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không xây dựng và quản lý quy trình chuẩn mực, mâu thuẫn trong quá trình vận hành kinh doanh có thể xảy ra, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.
Quản lý thủ tục là những quy định để tiến hành công việc có tính chất chính thức hay hiểu đơn giản hơn thủ tục là những việc cần làm cho những quy trình đã định sẵn.
Việc xây dựng và quản lý quy trình thủ tục giúp doanh nghiệp:
- Thúc đẩy sự nhanh nhẹn của doanh nghiệp, phối hợp công việc giữa các bộ phận và phòng ban thống suốt
- Liên tục theo dõi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh
- Tăng cường sự tham gia của nhân viên vào mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu suất làm việc
- Cải thiện tối ưu vận hành doanh nghiệp
Một quy trình thủ tục khôn khéo được thiết kế trên giấy là chưa đủ. Doanh nghiệp cần phải có những công cụ, phần mềm quản lý số hoá mọi quy trình thực tế lên nền tảng số, giúp nhà quản trị chèo lái doanh nghiệp đi đúng hướng.
Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp quản trị và điều hành đơn giản, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.
WEONE bao gồm các phân hệ như quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu.
Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống, nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục, hồ sơ, nhanh chóng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, nâng cao năng suất.
Quy trình thủ tục của phần mềm WEONE giúp doanh nghiệp tối đa hiệu suất làm việc
- Số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ theo đúng thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo tính thống nhất và bảo mật.
- Quy trình xử lý linh hoạt cho phép tạo lập quy trình đường thẳng, rẽ nhánh, hoặc tạo quy trình con nằm trong quy trình lớn
- Đặt điều kiện xử lý tự động tại mỗi bước của quy trình giúp tiết kiệm thời gian phê duyệt, xử lý công việc
- Tích hợp chữ ký số nội bộ giúp giảm thời gian trình ký, phê duyệt hồ sơ, văn bản nội bộ
- Báo cáo, giám sát chi tiết công việc
- Thiết lập cảnh báo, nhắc nhở tự động trạng thái thực hiện
- Giảm thiểu sai sót và bảo mật thông tin tuyệt đối trong quá trình xử lý
Tính năng ưu việt của phân hệ quy trình thủ tục WEONE
Quản lý quy trình
- Thiết lập, tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp lên nền tảng số
- Tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc
Quản lý thủ tục
- Hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, cầu hình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống
Quản lý biểu mẫu
- Tất cả các biểu mẫu có thể tạo trực tiếp ngay trên hệ thống
- Mọi thông tin về biểu mẫu đã tạo – được duyệt hay không được duyệt đều được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm lại
Quản lý Form thông tin
- Tạo mới, sửa, xóa, cấu hình form thông tin vào hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dựng dữ liệu số phục vụ cho mục đích các công việc khác
Hồ sơ đã đăng ký
- Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ
- Thống kê, phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết
- Bổ sung nhanh chóng những hồ sơ còn thiếu.
Thống kê, báo cáo
- Thống kê chi tiết tình trạng của quy trình thủ tục cần, giúp nhà quản trị nắm bắt mọi thông tin
- Thiết lập cảnh báo tự động: Tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo lập quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc,…)
Tại sao sử dụng phân hệ quy trình thủ tục của WEONE?
- Tích hợp chữ ký số nội bộ ngay trên quy trình, cho phép ký và ban hành các văn bản nội bộ dễ dàng
- Tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh linh hoạt, không giới hạn, giúp thiết lập các quy trình theo đúng quy trình thực tế của doanh nghiệp, phù hợp với nhiều lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp, đặc điểm cấu trúc phòng ban khác nhau
- Phần mềm cho phép tạo quy trình con lồng trong các quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục công việc xuyên suốt
- Cho phép đặt điều kiện cho các bước trong quy trình, giúp quá trình vận hành được tự động, tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân sự tham gia, đẩy nhanh tiến độ duyệt và ra quyết định
- Hoạt động thông minh trên mọi nền tảng: mobile, trình duyệt web
Quy trình, thủ tục giải quyết nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, nắm bắt nhanh chóng mọi cơ hội. Lựa chọn số hoá quy trình thủ tục bằng phần mềm WEONE chính là giải pháp đúng đắn.
Đăng ký ngay để tìm hiểu thêm về WEONE và nhận tư vấn miễn phí:
Hotline: 0904 805 2155
Email: support@weone.vn
Website: business.weone.vn
