Quản lý tài liệu tập trung, khoa học với tính năng quản lý kho tài liệu của WEONE

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Tính năng quản lý tài liệu của phần mềm tự động hóa doanh nghiệp WEONE giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý tài liệu online.

Tình trạng quản lý tài liệu của doanh nghiệp hiện nay

Tài liệu là một tài nguyên vô cùng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống. Các tài liệu thường được thực hiện theo cách ghi chép trên giấy tờ, sổ sách…rồi đánh dấu mã số, kẹp vào từng túi hồ sơ hoặc đóng thành quyển để lưu trữ tại kho tài liệu, thư viện.

Cách lưu trữ tài liệu thủ công thường gặp phải rất nhiều khó khăn khi khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn của doanh nghiệp ngày một nhiều. Điều này, khiến doanh nghiệp không những tốn thời gian lưu trữ mà còn tốn chi phí vận hành, gặp nhiều sai sót trong quá trình thu thập thông tin.

Nhân viên phải tốn trung bình 30-40% thời gian để tìm kiếm hoặc phân loại các tài liệu, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ,… do tài liệu được lưu trữ phân tán ở nhiều nơi.

Hồ sơ tài liệu đòi hỏi tính bảo mật cao nhưng trong quá trình làm việc, chia sẻ tài liệu theo hình thức cũ có thể gặp các rủi ro về bảo mật thông tin.

quản lý tài liệu
Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống gây mất mát thông tin quan trọng của doanh nghiệp

Chưa kể, do những yếu tố khách quan như thời tiết, ẩm, mốc…theo thời gian tài liệu không tránh khỏi hư hỏng, mất thời gian phục hồi ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Đây là lý do doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản trị tài liệu hiệu quả. Phân hệ tài liệu WEONE sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này.

Phần mềm quản lý kho tài liệu hiệu quả của WEONE, giải pháp của mọi doanh nghiệp

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp trong đó bao gồm phân hệ quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý tài liệu.

Tính năng quản lý tài liệu của WEONE giúp lưu trữ dữ liệu, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ cho các phòng bạn và nhân viên.

  • Quản lý tài liệu tập trung: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa, lưu trữ tập trung ngay trên phần mềm. 
  • Tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá
  • Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet.
  • Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
quản lý tài liệu
Lưu trữ tài liệu tập trung, khoa học với tính năng quản lý tài liệu của WEONE

Những ưu điểm nổi trội của phân hệ quản lý tài liệu của WEONE

  • Cho phép kết nối máy scan để đẩy trực tiếp tài liệu từ máy scan lên hệ thống
  • Hỗ trợ quản trị tài liệu dựa trên cơ chế bảo mật phân quyền nhiều lớp, nâng cao sự an toàn, bảo mật. 
  • Đồng bộ tài liệu cá nhân lên hệ thống một cách nhanh chóng
  • Truy cứu, tìm kiếm, sử dụng tài liệu mọi lúc mọi nơi, không giới hạn không gian và địa điểm
quản lý tài liệu
Tình năng quản lý tài liệu của WEONE giúp tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi

Tính năng của phân hệ quản lý tài liệu của WEONE

Quản lý kho lưu trữ: 

  • Quản lý kho lưu trữ tài liệu nội dung số
  • Tích hợp máy quét
  • Đồng bộ dữ liệu từ máy tính cá nhân lên nền tảng số

Quản trị tài liệu cá nhân

  • Xây dựng và quản trị kho tài liệu cá nhân
  • Chia sẻ tài liệu nhanh chóng
  • Trích xuất tự động văn bản hành chính

Tìm kiếm tài liệu

  • Tìm kiếm tài liệu trong kho
  • Tìm kiếm tài liệu cá nhân

Tại sao sử dụng phân hệ tài liệu của WEONE?

  • Triển khai theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
  • WEONE được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, là đối tác của nhiều thương hiệu lớn như Microsoft,…
  • Có khả năng tích hợp với tất cả các phần mềm hiện có của khách hàng
  • Hoạt động thông minh trên mọi nền tảng: mobile, trình duyệt web

Quản lý tài liệu là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Lựa chọn quản lý tài liệu bằng phần mềm quản lý tổng thể là giải pháp đúng đắn 

Đăng ký ngay để tìm hiểu thêm về WEONE và nhận tư vấn miễn phí:

Hotline: 0904 805 2155

Email: support@weone.vn

Website: business.weone.vn

TOP 10 Doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số
Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2020
TOP 10 Doanh nghiệp Cung cấp giải pháp Chính phủ số

Mục lục
Nhận thông tin
mới nhất từ FSI