Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một cách tốt nhât, mang lại hiệu quả cao nhất. Tại các doanh nghiệp, quản lý công việc là nhiệm vụ vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp có thể hoạt động một cách trơn tru, các kế hoạch được phác thảo và hoàn thành rõ ràng, các khâu quản lý diễn ra chuyên nghiệp.
Các bước khi quản lý công việc là:
– Tạo nhiệm vụ, đặt mục tiêu rõ ràng: Việc đầu tiên cần làm để quản lý công việc hiệu quả là phải đặt ra mục tiêu cụ thể cho công việc mà bạn sẽ thực hiện và biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Đồng thời, cần lập chi tiết các vấn đề liên quan như timeline thực hiện, ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ, người hỗ trợ, các công việc báo cáo, các yếu tố phụ thuộc,….
– Sắp xếp theo mức độ ưu tiên: Có khả năng bạn sẽ phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Trong trường hợp này thì bạn cần xem xét kỹ các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadline hoàn thành của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự ưu tiên của công việc, tập trung vào những công việc trọng tâm mà bạn phải hoàn thành trước và sắp xếp các công việc khác theo mức độ quan trọng và hoàn thành từng công việc.
– Theo sát và update quá trình thực hiện từng công việc: Bất kỳ một công việc nào cũng cần được theo dõi sát sao để đảm bảo bạn đang thực hiện đúng tiến độ hoặc đưa ra các phương án dự phòng khi gặp sự cố về thời gian. Hãy đảm bảo rằng nhiệm vụ của bạn đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.
Trên thực tế, các bước quản lý công việc trên đã được áp dụng vào nhiều phần mềm quản lý công việc hiện nay. Và xu hướng sử dụng những phần mềm quản lý công việc hiện cũng đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng bởi những lợi ích và tính tiện dụng mà nó mang lại.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
Quản lý công việc cá nhân hiệu quả – Sắp xếp công việc rõ ràng
Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên để từ đó cân đối lại khối lượng và thời gian làm việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Thay vì cảm thấy chán nản vì không biết bắt đầu công việc từ đâu trước khối lượng công việc khổng lồ hay thoát khỏi tình tình trạng làm việc không khoa học, lúc làm việc này, hứng lên lại làm việc khác, phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và điều chỉnh thời gian cần phải hoàn thành.
Phần mềm quản lý công việc giúp hoàn thành công việc đúng hạn
Công việc không được sắp xếp hợp lý chính là lý do chính dẫn đến tình trạng quá hạn, trôi deadline. Nếu không có một khung thời gian cụ thể để thực hiện công việc, bạn sẽ rất dễ bị mất tập trung hoặc tốn thời gian cho những công việc ngoài lề như trả lời tin nhắn, kiểm tra email, lướt mạng,…
Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn đặt thời gian giới hạn cho các công việc của mình. Các khung thời gian bắt buộc này sẽ giúp bạn tập trung tối đa vào công việc trọng tâm thay vì bị sao nhãng bởi những công việc khác.
Việc theo dõi và kiểm tra thời gian mà bạn bỏ ra cho từng nhiệm vụ, đồng thời hạn chế những hoạt động ngoài lề, mức độ tập trung của bạn sẽ được nâng cao tối đa, từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.
Kiểm soát ngân sách hiệu quả nhờ phần mềm quản lý công việc
Đa phần mỗi công việc đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Đó có thể là ngân sách tổ chức sự kiện, ngân sách mua phần mềm, đồ dùng văn phòng hay thuê chuyên gia tư vấn, chính sách chăm sóc khách hàng,…. Các công việc luôn được gắn với ngân sách đã dự trù và bạn cần phải quản lý nó hiệu quả
Để đảm bảo việc bạn làm không vượt quá số ngân sách đó, nhiều phần mềm quản lý công việc còn hỗ trợ chia toàn bộ ngân sách của bạn theo từng nhiệm vụ nhất định.
Phần mềm quản lý công việc IHCM
Phần mềm quản lý công việc IHCM là một trong những phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng nhất hiện nay. Tính năng chính của phần mềm quản lý công việc này là khả năng trao đổi công việc trực tuyến, quản lý và kiểm soát mọi hoạt động công việc liên tục từ đó kịp thời đưa ra lời nhắc.
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc iHCM còn giúp người dùng quản lý công việc theo thời gian thực, ở mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn, đồng thời giảm nguồn lực và các chi phí phát sinh.
Nếu là một nhà quản lý thì phần mềm này là công cụ tuyệt vời giúp giám sát và quản lý công việc của cá nhân và nhân viên theo dạng bảng Kanban và theo dạng lịch một cách khoa học. Số lượng công việc được giao, trạng thái hoàn thành, số giờ hoàn thành với các mốc cảnh báo đều được thể hiện rõ ràng giúp dễ dàng tương tác công việc qua email và di động.
Faceworks – Phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Faceworks – Phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Nếu bạn có một khối lượng công việc đồ sộ cần phải giải quyết hàng ngày, thì phần mềm quản lý công việc này chính là sự trợ giúp mà bạn không thể bỏ qua. Phần mềm quản lý công việc Faceworks là một giải pháp hiệu quả như vậy giúp người dùng quản lý công việc chi tiết, hiệu quả, có hệ thống nhắc nhở SMS, email, công việc cần ưu tiên sẽ giúp người quản dùng quản lý được quy trình công việc của mình hiệu quả nhất.
Trong một mô hình công ty với nhà quản lý và nhân viên, Faceworks giúp quản lý đồng bộ, thống nhất nhân viên. Nhà quản lý dễ dàng lên lịch làm việc, phân bổ, quản lý công việc trong khi đó, nhân viên có thể cập nhật được lịch làm việc, thông báo, các nhiệm vụ phát sinh, lập báo cáo công việc chi tiết.
Doceye – phần mềm quản lý công việc, lưu trữ văn bản thông minh
Phần mềm Doceye là phần mềm hỗ trợ công việc quản lý văn bản có rất nhiều tính năng từ cơ bản cho tới nâng cao mà các doanh nghiệp luôn muốn sử dụng. Phần mềm sẽ là công cụ đắc lực cho bạn trong việc lưu trữ cũng như tìm kiếm file nhanh chóng và dễ dàng. Hơn thế, ưu diểm của phần mềm còn giúp người dùng tạo file, chỉnh sửa, đồng bộ thư mục và dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban trong cùng hệ thống. Doceye- một phần mềm tuyệt vời cho bạn và cả doanh nghiệp.
Trên đây là top 3 phần mềm quản lý công việc thông minh được ưu chuộng nhất hiện nay. Mỗi phần mềm sẽ có những tính năng nhất định để phù hợp với cá nhân hay doanh nghiệp. Tất cả các phần mềm luôn hướng đến sự đơn giản trong cách dùng, bạn chỉ cần những thao tác đơn giản để tạo list công việc và ứng dụng sẽ giúp bạn ghi nhớ, nhắc nhở bạn. Hãy xem xét, và chọn cho mình hay doanh nghiệp mình một phần mềm quản lý công việcphù hợp nhất với doanh nghiệp mình nhé!
