Digital workplace là gì ?
Digital workplace cho phép nhân viên trong tổ chức tương tác dễ dàng trên nền tảng số, tự động hóa các quy trình kinh doanh, tự động báo cáo dựa trên dữ liệu….
Digital workplace – Môi trường làm việc số là một chiến lược của doanh nghiệp, bao gồm: Công cụ, quy trình, văn hoá và kỹ năng mà nhân viên cần được trang bị để làm việc hiệu quả cũng như cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Môi trường làm việc số cho phép:
- Các thành viên trong tổ chức tương tác hiệu quả hơn
- Quản lý các dự án và nhiệm vụ được hiển thị đầy đủ thông tin
- Giải quyết các vấn đề, ticket yêu cầu, lỗi nhanh chóng
- Tự động hóa các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và có tính lặp lại
- Tích hợp với các ứng dụng bên thứ 3
- Tự động tạo báo cáo để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.
Nhìn chung, trong môi trường này, mọi người có thể tương tác trực tiếp dễ dàng trên nền tảng số, tự động hóa các quy trình kinh doanh, tự động báo cáo dựa trên dữ liệu….
Một số ví dụ cụ thể của việc chuyển đổi môi trường làm việc truyền thống sang môi trường số hiện nay
Chúng ta có thể thấy điều này được thể hiện khá rõ trong công việc ngày nay, từ việc chuyển đổi đang dần trở nên phổ biến trong doanh nghiệp như: Hóa đơn giấy > Hóa đơn điện tử, Chữ ký tay > Chữ ký điện tử, Hợp đồng giấy > Hợp đồng điện tử,…
Digital workplace (Môi trường làm việc số) sẽ là tương lai của công việc khi mà chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, mô hình kinh doanh thay đổi bất biến khi nào.
Đây là không chỉ là lựa chọn của doanh nghiệp, mà hơn hết chính đội ngũ nhân sự – những người đang làm việc hàng giờ trong công ty, họ sẽ chọn cho mình một trường làm việc hiệu quả, ở đó có sự cộng tác, chia sẻ, ứng dụng công nghệ thay vì làm tay tất cả.
Thực tế thì, các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng một số thành phần trong môi trường làm số. Nhưng chưa thực sự triển khai nó ở dạng đầy đủ. Điều đầu tiên, là phải hiểu rõ khái niệm và nó có thể giúp doanh nghiệp mang lại giá trị kinh doanh có thể đo lường được như thế nào.
Xem thêm: Hệ thống điều hành và quản trị doanh nghiệp L-IONE
Những hiểu lầm về Digital workplace
Digital workplace là một mạng nội bộ
Mạng nội bộ là mạng riêng tư chỉ nhân viên có quyền mới được truy cập. Không thể sử dụng cho các dự án, quy trình hoặc thảo luận nội bộ đang hoạt động. Digital workplace cho phép lưu trữ dữ liệu kinh doanh một cách an toàn, quản lý các dự án, quy trình và tương tác trong thời gian thực.
Digital workplace chỉ là một tập hợp các ứng dụng
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hàng tá ứng dụng để quản lý công việc không có nghĩa là đang làm việc trong môi trường số. Càng sử dụng nhiều ứng dụng trong công ty, nhân viên càng khó quản lý công việc, dữ liệu lưu trữ phân tán, khó tìm kiếm.
Digital workplace là một công cụ cộng tác
Ứng dụng cộng tác cho phép người dùng tương tác trong thời gian thực nhưng bị giới hạn chỉ dùng khi giao tiếp. Digital workplace không chỉ là một công cụ cộng tác mà còn giúp hợp lý hóa các quy trình, theo dõi trạng thái của các dự án và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
4 lớp trong Digital workplace
Sử dụng (cộng tác, giao tiếp, kết nối)
Môi trường làm việc số là khả năng của nhân viên để thực hiện công việc bằng cách cộng tác, giao tiếp và kết nối với những người khác. Mục tiêu là tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả trong và ngoài các nhóm làm
việc truyền thống và cho phép chia sẻ kiến thức trong toàn doanh nghiệp.
Công nghệ (bộ công cụ kỹ thuật số)
Mỗi tổ chức cần có bộ công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc với các công cụ khác nhau, tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh. Điều quan trọng là sử dụng các công cụ phù hợp cho nhân viên giúp họ thực hiện công việc mỗi ngày tốt hơn.
Kiểm soát (quản trị, rủi ro và tuân thủ)
Hiệu quả của việc sử dụng công nghệ trong môi trường làm việc kỹ thuật số được củng
cố bởi các biện pháp kiểm soát thích hợp. Nghĩa là, doanh nghiệp cần có cấu trúc quản trị và quy trình quản lý phù hợp tại môi trường làm việc số. Tuân thủ các chính sách của doanh nghiệp và các quy định trong ngành.
Định hướng kinh doanh (giá trị kinh doanh có thể đo lường được)
Định hướng kinh doanh là yếu tố quan trọng thúc đẩy môi trường làm việc số. Để đạt được lợi ích, doanh nghiệp cần đưa ra định hướng cụ thể cho môi trường làm việc số.