Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
70% nhân viên của một công ty tốn hàng giờ mỗi ngày để tìm kiếm và 55% thời gian để lọc thông tin khi tài liệu giấy chưa được số hóa và quản lý khoa học. Số hóa tài liệu lưu trữ là điều mà các doanh nghiệp cần làm ngay bây giờ nếu không muốn tình trạng này tiếp tục xảy ra.

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ hay số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi thông tin từ các văn bản, tài liệu, sổ sách,… vật lý sang dạng dữ liệu điện tử có thể lưu trữ và sử dụng trên máy tính hoặc môi trường nền tảng số.

Việc số hóa tài liệu lưu trữ mang lại được các đơn vị, doanh nghiệp đánh giá cao bởi: tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin dễ dàng, tiết kiệm chi phí quản lý, chỉnh sửa tài liệu linh hoạt,.. Chính vì vậy, số hóa trở thành hình thức lưu trữ và quản lý tài liệu mới được nhiều dơn vị áp dụng hiện nay thay thế cho hình thức quản lý truyền thống trước đó. 

Lợi ích của số hóa văn bản

Lợi ích của số hóa văn bản

Số hóa văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí

Số hóa tài liệu lưu trữ là một bước giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến việc xây dựng một văn phòng số hiện đại. Số hóa văn bản là phương pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp:

–    Kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc
–    Quản lý, lưu trữ và khai thác tập trung trên môi trường số
–    Chia sẻ thông tin văn bản dễ dàng không giới hạn thời gian, địa điểm
–    Cắt giảm chi phí quản lý, giảm thiểu diện tích không gian lưu trữ
–    Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin
–    Tăng cường khả năng bảo mật thông tin tài liệu
–    Nâng cao hiệu suất làm việc, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Sở hữu nhiều lợi ích lớn như vậy nên không khó hiểu khi nhiều doanh nghiệp hiện nay lại lựa chọn số hóa để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng do nhu cầu của thị trường ngày một tăng cao nên các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa cũng vì thế mà xuất hiện ngày một nhiều hơn. Để quá trình số hóa tài liệu diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn kỹ đối tác có kinh nghiệm và khả năng để công việc diễn ra hiệu quả và tối ưu nhất.

FSI – Doanh nghiệp số hóa tài liệu uy tín

FSI – Doanh nghiệp số hóa tài liệu uy tín

FSI – Doanh nghiệp số hóa tài liệu uy tín

Với nền tảng công nghệ hiện đại và kinh nghiệm lâu năm trên thị trường số hóa, FSI được đánh giá là một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa uy tín, chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam hiện nay:

–    Triển khai dịch vụ số hóa tài liệu theo  tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
–    Nhà phân phối độc quyền và chính thức hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích thước và hình thức tài liệu
–    Phần mềm số hóa tài liệu đạt giải Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018
–    Hơn 12 năm kinh nghiệm triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng CSDL trọng điểm của các bộ ban ngành của tỉnh, thành phố và các tập đoàn lớn: Sở quy hoạch kiến trúc HN, Sở kế hoạch và đầu tư HN, Chi cục văn thư lưu trữ HN, Tập đoàn Viettel, FPT,…

Quy trình số hóa tài liệu của FSI

Quy trình số hóa tài liệu của FSI được xây dựng qua 7 bước chính: thu thập tài liệu, Sắp xếp và phân loại tài liệu, Quét tài liệu, Kiểm tra tài liệu quét, Nhập liệu và nhận dạng ký tự OCR, Kiểm tra nhập liệu, Lưu trữ.

Quy trình số hóa tài liệu của FSI

Quy trình số hóa tài liệu của FSI gồm 7 bước

Bước 1: Thu thập tài liệu giấy

–    Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu
–    Ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu

Bước 2: Sắp xếp, phân loại và chỉnh lý tài liệu

Kiểm tra tà liệu thu thập và phân loại theo yêu cầu số hóa và phân bổ đến các trạm quét khác nhau

Bước 3: Quét tài liệu

Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)

– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra

Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự

Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:

– Nhập liệu tự động – áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: D-IONE tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng

– Nhập liệu thủ công – áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)

– Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
– Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra

Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin

–    Thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của khách hàng như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…
–    Tích hợp với các CSDL khác hoạc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của khách hàng nếu cần.

FSI – Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu cho doanh nghiệp

Website: https://sohoatailieu.com/

Hotline: 0904 805 2155

TOP 10 Doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số
Doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc năm 2020
TOP 10 Doanh nghiệp Cung cấp giải pháp Chính phủ số

Mục lục
Nhận thông tin
mới nhất từ FSI