Chuyển đổi số ngành văn thư lưu trữ đã trở nên cấp bách để đáp ứng nhu cầu tra cứu phục vụ sự phát triển kinh tế – xã hội khi tài liệu ngày càng nhiều.
Những khúc mắc trong ngành văn thư lưu trữ còn tồn tại
Hiện nay, hầu hết các tổ chức cơ quan nhà nước đều có lộ trình, kế hoạch và các chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và quản lý điều hành của các cơ quan tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian và ngân sách.
Tuy nhiên, dù nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin khá tốt, song việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử, tạo lập cơ sở dữ liệu trong các đơn vị hiện nay còn một số hạn chế như gặp khó khăn trong việc thu thập nộp lưu, sắp xếp, bảo quản tài liệu, hồ sơ còn tồn đọng nhiều qua các năm, chưa có kho lưu trữ đủ chuẩn và tuân thủ đầy đủ các thông tư về quy định lưu trữ tài liệu.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cũng đã ra đời để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Theo thông tư số 02/2019/TT-BNV được Bộ Nội vụ ban hành ngày 24/01/2019 cũng đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thông tư áp dụng cho toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp nhà nước và khuyến khích thực hiện trong các tổ chức/cá nhân khác. Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, Thông tư đã đề cập cụ thể về nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ và tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Những nguyên tắc, yêu cầu, kiểm tra, sao lưu, phục hồi, bảo đảm an toàn trong bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cũng được quy định chi tiết.
Tuy nhiên, nhiều chuyên gia làm về lưu trữ số còn lo lắng về công tác lưu trữ văn thư ở hầu hết các đơn vị hiện nay vẫn chưa xây dựng được hệ thống phần mềm tích hợp dữ liệu để kết nối, tích hợp, chia sẻ giữa các ứng dụng, hệ thống thông tin nội bộ, cũng như kết nối liên thông với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia của Chính phủ, các Bộ, ngành trung ương.
| Xem thêm: Chương trình chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước |
Chuyển đổi số – bước đi mang tính cách mạng trong ngành văn thư lưu trữ
Tại Việt Nam, ngành lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng trong gần 58 năm xây dựng và phát triển! Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 3/4/2020 của Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” đã đặt nền móng cho lưu trữ điện tử tại Việt Nam.
Theo đó, kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành lưu trữ buộc phải chuyển đổi số để bắt kịp với xu thế của thời đại. Đây đồng thời được coi là bước ngoặt “cách mạng” trong ngành lưu trữ văn thư.
Vào ngày 29/09 vừa qua, Hội nghị “Lưu trữ số và trách nhiệm của cơ quan tổ chức cá nhân” được tổ chức bởi Chi cục Văn thư lưu trữ đã đưa ra định hướng quản lý lưu trữ tài liệu dưới dạng số và đưa ra những giải pháp cụ thể để sau này lấy đó làm gốc phát triển. Hội nghị thu hút đông đảo 20 Bộ, ngành, cơ quan trung ương như VP Quốc Hội, VP Chính Phủ, Bộ nội vụ, Bộ tài chính,…
Đi tìm giải pháp chuyển đổi số tốt nhất trong ngành văn thư lưu trữ
Chuyển đổi số rõ ràng là hướng đi lâu dài và cần làm ngay lập tức, nhưng thực hiện như thế nào và làm sao để tìm ra những giải pháp chuyển đổi số tốt nhất lại là câu hỏi khiến các cơ quan lưu trữ văn thư đau đầu suy nghĩ.
Đối với ngành lưu trữ, một giải pháp tối ưu trước hết phải đảm bảo giúp tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, nhằm hướng tới xây dựng Chính phủ số, Chính phủ không giấy tờ. Đặc biệt, hệ thống phải có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc để thuận tiện cho công tác sử dụng sau này.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm văn thư – lưu trữ điện tử cần có khả năng tích hợp với công nghệ ứng dụng IoT, dữ liệu lớn Big Data, trong việc giải quyết các bài toán nghiệp vụ quản lý kho tư liệu. Từ đó, các cơ quan ban ngành chức năng có thể dễ dàng tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, lưu trữ và xử lý dữ liệu, quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo chuẩn thông tư 02/2019/TT-BNV.
Hiện nay trên thị trường, có khá nhiều hệ thống phần mềm ra đời để nhằm giúp các đơn vị quản lý văn thư lưu trữ tốt hơn, nổi bật trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý lưu trữ điện tử DocEye – hệ thống phần mềm văn thư lưu trữ điện tử “made in Vietnam” do FSI phát triển đã được nhiều đơn vị, tổ chức tin tưởng sử dụng.
DocEye là hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng Big Data của FSI đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước công nhận đạt đầy đủ yêu cầu của thông tư số 02/2019/TT-BNV về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Với toàn bộ cấu trúc, tính năng của DocEye đáp ứng đầy đủ: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản, bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa các Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, hình thức chữ ký số trên tài liệu điện tử.
Tại hội nghị “Lưu trữ số và trách nhiệm của cơ quan tổ chức cá nhân”, Ông Nguyễn Tuấn Anh – Chuyên gia tư vấn FSI cho biết: “DocEye tuân thủ ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn đặc tả theo kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở, cho phép mở rộng không hạn chế cũng như tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin khác của tổ chức. Với phần mềm DocEye, các tổ chức, đơn vị có thể quản lý hàng triệu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau và truy tìm chính xác trong vài giây, giúp giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.”
| Xem thêm: Tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp, tổ chức và người dân |
Tại lễ công bố và trao Danh hiệu Sao Khuê 2016 -2018, DocEye đã được vinh danh là sản phẩm tiêu biểu của ngành phần mềm, dịch vụ CNTT Việt Nam. Năm 2019, hệ thống phần mềm DocEye tiếp tục được tôn vinh tại Hạng mục Sản phẩm, dịch vụ, giải pháp công nghệ số tiêu biểu của Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 – Vietnam Digital Awards 2019.
Có thể thấy rằng chuyển đổi số tài liệu lưu trữ thành công để bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức … là một điều vô cùng cấp thiết.
