Trong thập kỷ qua, chúng ta đã chứng kiến sự tác động mạnh mẽ của công nghệ tới cuộc sống cũng như công việc của con người. Các cơ quan hành chính nhà nước cũng đang tích cực chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả chức năng làm việc của mình. Việc ứng dụng giải pháp phòng họp không giấy là một ví dụ.
Cho dù là doanh nghiệp tư nhân, hay cơ quan hành chính tới tổ chức phi lợi nhuận, ngày càng có nhiều tổ chức đang tiến hành quá trình chuyển đổi số, nhất là chuyển đổi phương thức vận hành cuộc họp bằng các giải pháp phòng họp không giấy và thu được những lợi ích đáng kể.
Vậy, giải pháp phòng họp không giấy là gì?
Phòng họp không giấy là giải pháp hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành.
Với phần mềm phòng họp không giấy, các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành sẽ giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.
Những lợi ích của việc ứng dụng hệ thống phòng họp không giấy
Cắt giảm chi phí in ấn tài liệu giấy
Các cuộc họp truyền thông thường rất tốn kém chi phí in ấn vì số lượng tài liệu rất nhiều nhất là các cuộc họp cấp Trung ương với số lượng đại biểu lớn. Khi chuyển đổi sang sử dụng phần mềm họp không giấy, các cơ quan tổ chức có thể giảm tới 50% chi phí in ấn vì hầu hết thông tin cuộc họp và tài liệu đều được tích hợp trong phần mềm.
Tiết kiệm thời gian
Một trong những lợi ích lớn nhất của các giải pháp phòng họp không giấy tờ là lãnh đạo, đại biểu có thể sử dụng nó để trao đổi thông tin cập nhật và các tài liệu liên quan cũng như nghiên cứu chúng để chuẩn bị thảo luận trước cuộc họp.
Sau đó, khi sự kiện bắt đầu, họ có thể đi thẳng vào bàn luận thay vì phải mất thời gian nghiên cứu tài liệu và ra quyết định nhanh chóng. Không có cập nhật vô tận, không có báo cáo nhàm chán. Chỉ có sự cộng tác và thảo luận hiệu quả.
Truy cập và tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
Tất cả thông tin cuộc họp và tài liệu đều được tích hợp thống nhất trên phần mềm phòng họp không giấy. Các đại biểu tham dự cuộc họp có thể truy cập vào bất cứ đâu và bất cứ khi nào chỉ cần có thiết bị kết nối Internet. Đặc biệt, các tài liệu được sắp xếp một cách khoa học giúp cho việc tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Quản lý cuộc họp dễ dàng
Hệ thống phòng họp không giấy cung cấp cho các lãnh đạo khả năng thiết lập chương trình làm việc của cuộc họp như: quản lý số lượng đại biểu tham gia, ghi biên bản, tổ chức biểu quyết, tạo và giao nhiệm vụ cũng như các tính năng khác có thể cải thiện cách các cơ quan quản lý các cuộc họp.
Phần mềm phòng họp không giấy P-IONE – giải pháp hiệu quả nâng cao chất lượng cuộc họp
P-IONE là hệ thống phòng họp không giấy được các cơ quan hành chính nhà nước tin tưởng ứng dụng vào các cuộc họp quan trọng. Phần mềm sở hữu những tính năng vượt trội như: Quản lý thông tin cuộc họp; Quản lý đại biểu tham dự; Thông báo – nhắc lịch họp; Giám sát – điều hành cuộc họp; Thống kê thông tin cuộc họp;…
Phần mềm mang tới nhiều lợi ích cho các cơ quan nhà nước. Theo đó, các tổ chức có thể cắt giảm 50% chi phí in ấn và giảm thiểu 30% số lượng các cuộc họp. Phần mềm P-IONE cho phép thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, số cuộc họp đã hoàn thành, cuộc họp bị hủy bỏ, cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian lựa chọn (tuần, tháng, quý, năm)
Thêm vào đó, hệ thống phòng họp không giấy này sẽ hạn chế việc quên, sót lịch họp nhờ vào tính năng nhắc lịch. Trước khi các buổi họp diễn ra, phần mềm sẽ tự động nhắc nhở đại biểu tham dự ngày, giờ của cuộc họp thông qua SMS, Email hay Notification Mobile App.
Điều đặc biệt giúp P-IONE nổi bật hơn các phần mềm họp không giấy khác chính là nó được tích hợp phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép ghi âm lại nội dung trao đổi, tương tác của lãnh đạo với các thành viên và chuyển đổi trực tiếp thành văn bản họp giúp bộ phận thư ký có thẻ nhanh chóng tổng hợp, cập nhật văn bản họp và kết luận cuộc họp nhanh chóng ngay trên hệ thống.
Trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, các cấp chính quyền nên xem xét tới việc xóa bỏ “phòng họp” truyền thống rườm rà và tập trung phát triển “văn phòng” không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp. Theo đó, giải pháp phòng họp không giấy P-IONE có thể là một lựa chọn tối ưu giúp việc vận hành các cuộc họp hành chính trở nên dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả nhất
Liên hệ ngay để được tư vấn và dùng thử miễn phí Phần mềm Phòng họp không giấy P-IONE
Hotline: 0904 805 255
Website: www.fsivietnam.com.vn – www.fsivietnam.vn
