Trang chủ » Giải pháp thiết kế phòng họp không giấy hiện đại P-IONE

Giải pháp thiết kế phòng họp không giấy hiện đại P-IONE

23/01/2021

5/5 - (1 bình chọn)

Phòng họp không giấy là phần mềm áp dụng công nghệ kỹ thuật số để tổ chức các cuộc họp trên không gian mạng, nhằm khắc phục việc sử dụng văn bản giấy tờ hành chính trong phòng họp. Mô hình hệ thống phòng họp không giấy P-IONE không chỉ giúp tiết kiệm được chi phí, thời gian làm việc của chúng ta mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc một cách đáng kể.

Phòng họp không giấy là gì?

Phòng họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành.

Hiểu một cách đơn giản, hệ thống phòng họp không giấy có nghĩa là một mô hình họp kiểu mới hướng đến việc giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ vật lý trong cuộc họp đồng thời quản lý toàn bộ thông tin cuộc họp trên cùng một hệ thống. Thay vì sử dụng nhiều văn bản như trước, những người tham gia chỉ cần đem theo máy tính hoặc các thiết bị di động nhỏ gọn vào cuộc họp

Với mô hình phòng họp không giấy P-IONE, các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành sẽ giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Phòng họp không giấy P-IONE và những lợi ích bất ngờ

Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp: các thông tin chính của cuộc họp như nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,… đều được hiển thị trực quan trong thông tin cuộc họp.
Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm 50% chi phí in ấn và giảm thiểu 30% các phiên họp
Thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp: Cho phép thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, số cuộc họp đã hoàn thành, cuộc họp bị hủy bỏ, cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian lựa chọn (tuần, tháng, quý, năm).
Hạn chế tối đa việc quên, sót lịch họp: Báo lịch, nhắc lịch bằng hẹn giờ SMS, Email, Notification Mobile App nhờ đó tránh tình trạng quên lịch.
Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu xác nhận tham dự họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách cán bộ từ chối tham dự cuộc họp.
Ban hành quyết định họp nhanh chóng: Tích hợp công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép chuyển trực tiếp các phát biểu của người tham gia cuộc họp thành văn bản tức thì.
Tăng cường khả năng kết nối: các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu trong quá trình trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp.
Bảo mật an toàn: Phần mềm triển khai trên hạ tầng của tổ chức nên đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp.

Phòng họp không giấy giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.

Những tính năng hiệu quả mà hệ thống phòng họp không giấy mang lại

Quản lý cuộc họp

Phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp
Khởi tạo thông tin cuộc họp nhanh chóng với các thông tin và nhóm người dùng được khai báo sẵn
Thông báo trước cho các đại biểu mời tham dự thông qua phần mềm họp không giấy (SMS, Email, Mobile App)
Không giới hạn thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp bao gồm khách mời từ cơ quan ngoài
Hẹn giờ gửi tin nhắn nhắc lịch, tránh việc quên lịch họp (SMS, Email, Mobile App)

Phần mềm họp không giấy giúp quản lý đại biểu tham dự

Có thể ủy quyền cho cấp dưới dự họp thay/ chuyển thư ký/ từ chối tham dự. Việc thay đổi cán bộ tham gia được ghi nhận và thông báo cho người tổ chức và người được ủy quyền qua phần mềm
Có thể tham gia nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp, góp ý tài liệu trước khi đến dự cuộc họp
Tham gia phát biểu ý kiến trong cuộc họp hoặc tham gia biểu quyết trên giao diện phần mềm
Có thể tra cứu tiếp cận tài liệu các cuộc họp đã kết thúc mọi lúc, mọi nơi

*Phần mềm giúp quản lý đại biểu tham dự*

Giám sát và điều hành cuộc họp

Cho phép giám sát danh sách đại biểu đã tiếp cận lịch họp, thời gian xem lịch, thời gian xem giấy mời họp
Đảm bảo khả năng kiểm tra giám sát danh sách cán bộ tham dự cuộc họp, danh sách cán bộ vắng mặt kèm lý do vắng mặt
Cho phép tổng hợp ý kiến của các đại biểu trước và trong quá trình diễn ra cuộc họp
Với các cuộc họp có nhiều nội dung, đảm bảo đại biểu tham dự nội dung họp nào mới được tiếp cận tài liệu họp của nội dung đó
Cho phép tạo biểu quyết trong các nội dung, ghi nhận ý kiến kết luận nội dung của chủ trì cuộc họp, bắt đầu và kết thúc một nội dung họp cụ thể
Cho phép đính kèm kết luận cuộc họp khi cuộc họp kết thúc

Tìm kiếm nhà phân phối phần mềm hệ thống phòng họp không giấy P-IONE ở đâu?

Hiện nay, mô hình họp không giấy đang rất phổ biến ở các thành phố lớn. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà phân phối phần mềm họp không giấy hiệu quả và chất lượng lại không phải điều dễ dàng.

FSI tự hào với vai trò là nhà cung cấp giải pháp số hóa, chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, luôn nghiên cứu và tìm kiếm các sản phẩm, giải pháp công nghệ uy tín, hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho công cuộc chuyển đổi số của khách hàng nói riêng và góp phần phát triển chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, kiến tạo quốc gia số nói chung.

Trong quá trình tìm kiếm, FSI nhận thấy phần mềm họp không giấy là một sản phẩm chất lượng, có nhiều ưu điểm nổi bật và mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho khách hàng, đặc biệt là các khách hàng khối nhà nước. Mặt khác, triết lý xây dựng, phát triển sản phẩm của họp không giấy P-IONE cũng phù hợp với triết lý và định hướng kinh doanh của công ty.

Vì vậy, vào ngày 25/12/2020 FSI đã chính thức ký kết hợp tác phân phối phần mềm họp không giấy trên P-IONE toàn quốc. Với P-IONE, FSI hy vọng rằng sẽ giúp các đơn vị, tổ chức chuyển dịch phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.

Để tìm hiểu thêm về phòng họp không giấy P-IONE cũng như những tính năng ưu việt khác mà mô hình phòng họp không giấy mang lại, khách hàng có thể đặt lịch tư vấn để có lựa chọn phù hợp nhất.