Cuộc họp của bạn đang diễn ra như thế nào?
37% thời gian của các cán bộ tại cơ quan quản lý nhà nước là dành cho cuộc họp. Trong mỗi buổi họp đơn vị này lại phải tốn rất nhiều giấy tờ: từ các văn bản báo cáo, tài liệu họp cho đến các chỉ đạo, quyết định ban hành,… Việc này không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà còn có nhiều điểm hạn chế như
- Tốn chi phí in ấn, văn phòng phẩm
- Thời gian dài, số lượng tài liệu ngày một nhiều gây tốn diện tích, không gian lưu trữ
- Tốn thời gian đi in hoặc kiếm tài liệu khi cần
- Tài liệu giấy nếu giấy nếu bảo quản không tốt sẽ dẫn đến các vấn đề an toàn thông tin
Tuy nhiên trong kỷ nguyên số, những hạn chế trên đều có thể được giải quyết dễ dàng nhờ sự trợ giúp của công nghệ. P-IONE được nghiên cứu và phát triển nhằm hướng đến việc điện tử hóa các cuộc họp truyền thống sẽ mang đến một phương thức làm việc mới hiện đại, nhanh chóng và tiết kiệm hơn cho cuộc họp tại đơn vị bạn
P-IONE là phần mềm họp không giấy tờ hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng thông qua một hệ thống quản trị thông minh nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành
Với giải pháp họp không giấy của P-IONE, các cơ quan sẽ giảm thiểu được tối đa việc sử dụng tài liệu bằng giấy trước, trong và sau các cuộc họp. Đồng thời toàn bộ tài liệu được sử dụng trong cuộc họp đều được lưu trữ trực tiếp ngay trên hệ thống quản lý của đơn vị, tránh tình trạng các thành viên sau khi họp xong mang tài liệu đi hoặc đánh mất sau đó. Nhờ đó nâng cao khả năng bảo mật thông tin cho đơn vị.
Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích lớn có thể kể đến như: Cung cấp đầy đủ, rõ ràng thông tin cuộc họp; Cho phép đại biểu tham dự họp mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi không có mặt ở cơ quan; Cho phép những người tham gia thảo luận’ tương tác đa chiều, chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng; Bảo mật thông tin an toàn hạn chế rủi ro;…
Phần mềm họp không giấy P-IONE có gì điểm gì đặc biệt?
P-IONE là một trong những sản phẩm dẫn đầu thị trường trong xu hướng xây dựng phòng họp điện tử. Phần mềm đã được áp dụng tại một số đơn vị nhà nước và nhận được nhiều phản hồi tích cực.
Vậy đâu là yếu tố khiến phần mềm này được đánh giá cao như vậy?
Trước hết phải kể đến những đặc điểm nổi bật của P-IONE như:
- Hỗ trợ truy cập mọi lúc mọi nơi: giúp các đại biểu có thể tham gia họp ở bất kỳ đâu hoặc ủy quyền cho người tham gia, tránh để lỡ cuộc họp quan trọng khi phải đi công tác xa
- Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp: Trước mỗi cuộc họp, đại biểu sẽ nhận được thư mời điện tử kèm theo đó là những thông tin liên quan đến cuộc họp (nội dung họp, các thành viên tham gia, người chủ trì, tài liệu họp,…)
- Thông báo, nhắc lịch họp tránh tình trạng quên lịch
- Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu xác nhận tham dự họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách cán bộ từ chối tham dự cuộc họp.
- Kết nối thông minh với các loại thiết bị đa dạng như Màn hình TV, Ipad, Smartphone, Laptop, máy quét QR Code,…
- Hệ thống tích hợp phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép lưu trữ và chuyển trực tiếp các phát biểu trong cuộc họp thành văn bản, hỗ trợ bộ phận thư ký dễ dàng hơn khi tổng hợp nội dung, ý kiến
- Cho phép thống kê hiệu suất các cuộc họp trong năm (tổng số cuộc họp đã khởi tạo, số cuộc họp đã hoàn thành, cuộc họp bị hủy bỏ, cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian lựa chọn (tuần, tháng, quý, năm))
- Có thể triển khai trên diện rộng và phân cấp mô hình đáp ứng việc quản lý từ Trung ương đến văn phòng tỉnh ủy để các đơn vị có thể tự chủ động cập nhật và quản trị hệ thống
Tại sao đơn vị bạn nên ứng dụng giải pháp họp không giấy của P-IONE ngay hôm nay?
- Tiết kiệm thời gian
- Tài liệu được gửi cho đại biểu trước phiên họp giúp mọi người có thời gian nghiên cứu trước thay vì vào họp mới bắt đầu đọc tài liệu, nhờ đó giảm đáng kể thời gian họp và nâng cao chất lượng cuộc họp
- Bổ sung và chia sẻ tài liệu dễ dàng trên hệ thống, tránh tình trạng nhân viên phải chạy ra ngoài in thêm khi tài liệu họp không đủ
- Thời gian để lấy ý kiến, biểu quyết trong cuộc họp giờ đây chỉ tính bằng giây với tính năng biểu quyết điện tử
- Tích hợp công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép chuyển trực tiếp các phát biểu của người tham gia cuộc họp thành văn bản tức thì và nhanh chóng, giảm thiểu thời gian ghi chép biên bản họp
- Tiết kiệm chi phí
- Tiết kiệm khoảng 30% chi phí cho việc in ấn tài liệu
- Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh, gửi văn bản hỏa tốc cho các đại biểu ở xa
- Tiết kiệm chi phí thuê kho và nhân sự lưu trữ, bảo quản tài liệu
- Bảo mật an toàn
- Các liệu được chia sẻ và lưu thông hoàn toàn khép kín trên môi trường mạng và hệ thống của đơn vị nhờ đó giảm thiểu được tối đa những rủi ro thất lạc, truyền thông tin và văn bản ra bên ngoài so với khi sử dụng tài liệu giấy.
- Nâng cao hiệu quả công việc
Quy trình được xây dựng toàn diện từ các khâu trước, trong và sau phiên họp, giúp nâng cao công tác quản lý, giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy; sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp
- Linh hoạt trong phương thức triển khai
Phần mềm P-IONE có thể triển khai được trên quy mô rộng mà vẫn đảm bảo quy trình quản lý nghiệp vụ đầy đủ, khép kín:
- Liên thông từ cấp UBND Quận/ Huyện đến UBND cấp tỉnh
- Giảm tối đa sử dụng giấy, sử dụng 100% văn bản và tài liệu điện tử trong các phiên họp (trừ văn bản có độ mật)
Phòng họp không giấy đang là xu hướng chung được khuyến khích sử dụng tại các văn phòng chính phủ, cơ quan hành chính nhà nước cấp cao nhằm giảm bớt việc sử dụng giấy tờ góp phần bảo vệ môi trường. Đồng thời nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính
Liên hệ FSI ngay để được tư vấn thêm về phần mềm và cách thức triển khai phòng hợp điện tử
Về FSI – Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam
Website: https://fsivietnam.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn/
Hotline: 0904.805.255
