Tuyển dụng nhân sự là một trong những khâu quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp. Vì thế mỗi một doanh nghiệp đều cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn hóa, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc tuyển dụng nhân sự. Cùng FSI tìm hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất trong bài viết dưới đây.
Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Tuyển dụng là một quá trình tìm kiếm và thu hút các nguồn nhân lực tiềm năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp và tổ chức.
Quá trình tuyển dụng là một quá trình xác định vị trí công việc đang tuyển dụng, phân tích các yêu cầu của công việc, xem xét hồ sơ, cv xin việc, sàng lọc, chọn lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Những yếu tố cần có để xây dựng một quy trình tuyển dụng hoàn hảo?
Quy trình tuyển dụng hiệu quả là một mô hình tìm nguồn cung ứng nhân sự phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp vào đúng thời điểm
Tuyển dụng được nhân tài phù hợp với nhu cầu công ty không phải là điều dễ dàng. Vì vậy nếu công ty, doanh nghiệp không có quy trình tuyển dụng đúng đắn, mọi nỗ lực tìm kiếm ứng viên hoàn hảo sẽ bị thất bại.
Quy trình tuyển dụng toàn diện bao gồm 7 giai đoạn chính nhưng nó có thể khác nhau giữa các công ty tùy thuộc vào ngành, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy mô của công ty, tính chất hoạt động của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự đối với doanh nghiệp
Bất kỳ quy trình tuyển dụng nhân sự nào cũng đều nhắm đến mục đích thu hút các ứng viên có năng lực và khuyến khích người tìm việc nộp đơn xin việc vào doanh nghiệp, tổ chức nhiều nhất. Điều này giúp bạn có thể xây dựng một đội ngũ nhân viên có tài năng và năng lực trong một thị trường việc làm eo hẹp, đồng tối ưu chi phí và cắt giảm thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự
Sơ đồ quy trình tuyển dụng được lên kế hoạch kỹ lưỡng và chu đáo giúp nhóm tuyển dụng sàng lọc, lựa chọn ứng viên phù hợp nhanh hơn trong khi vẫn tập trung vào việc thu hút các ứng viên đủ điều kiện để có được chuyển đổi tối đa.
Quy trình tuyển dụng nhân sự không chỉ phản ánh tính chuyên nghiệp của công ty mà còn giúp thu hút đúng loại ứng viên mong muốn, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc dành cho việc xác định, thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân tài.
| Xem thêm: Chương trình chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước |
7 bước tạo nên một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Dưới đây là các bước xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp:
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Cho dù là tìm kiếm ứng viên cho một vị trí mới hoàn toàn hay vừa bị bỏ trống, bạn đều phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng của bạn nên bắt đầu bằng việc xác định các vị trí còn trống, sau đó là phân tích các đặc điểm công việc bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
Dưới đây là những công việc cần làm trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại trong các phòng ban
- Xác định chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên
- Lập danh sách những kỹ năng, kiến thức còn thiếu trong đội nhóm để bổ sung nhân lực
- Phân tích đặc điểm, đặc trưng công việc và lên kế hoạch tuyển dụng
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tuyển dụng
- Quy mô của doanh nghiệp tổ chức
- Mức thu nhập doanh nghiệp trả cho ứng viên
- Văn hóa làm việc và điều kiện làm việc trong doanh nghiệp
- Tốc độ phát triển của doanh nghiệp
- Thực trạng việc làm trong thị trường lao động
Thiết lập nhóm tuyển dụng nhân sự có kỹ năng tốt nhất
Một đội ngũ tuyển dụng nhân sự có kỹ năng tốt sẽ đảm bảo một quá trình tuyển dụng hiệu quả. Vai trò của nhóm trong quá trình tuyển dụng là rất quan trọng vì một quyết định sai lầm có thể ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ lực lượng lao động.
Nhóm tuyển dụng tốt nhất phải có khả năng:
- Xác định rõ vị trí tuyển dụng và xác định những phẩm chất của một ứng viên lý tưởng.
- Viết mô tả công việc rõ ràng để giúp ứng viên hiểu công việc và đánh giá xem họ có phù hợp hay không.
- Lập dàn ý chi tiết những phẩm chất cần có ở một ứng viên lý tưởng, điều này cũng sẽ giúp ích sau này trong quá trình lựa chọn ứng viên.
Chuẩn bị bản mô tả công việc
Sau khi bạn biết chính xác những gì bạn cần về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm, đã đến lúc xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
Chuẩn bị một bản mô tả công việc toàn diện (JD) sẽ cung cấp cho ứng viên tiềm năng một danh sách kiểm tra xem có đáp ứng được yêu cầu không trước khi nộp đơn. Nó là một công cụ để đảm bảo rằng bạn nhận được đơn xin việc từ những ứng viên phù hợp.
Bản mô tả công việc phải bao gồm tất cả những điều sau:
- Tên công việc, chức vụ, phòng ban
- Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc
- Trình độ và Kỹ năng công việc
- Nơi làm việc
- Thời gian làm việc
- Điều kiện làm việc
- Vị trí
- Quyền lợi và mức lương cho nhân sự
Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng
Xác định đúng tài năng, thu hút họ và thúc đẩy họ nộp đơn là những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Có thể tìm kiếm nguồn ứng viên bằng cách quảng cáo nội bộ để tạo sự giới thiệu trong doanh nghiệp sau đó đăng tin trên các trang mạng xã hội phổ biến và ứng dụng tìm kiếm việc làm.
Các nhà tuyển dụng cũng có thể tiến hành tìm kiếm tại các hội chợ việc làm và quảng bá các cơ hội mở trên các ấn phẩm hàng đầu của ngành để tạo ra một mạng lưới rộng lớn hơn.
Nói chung, có hai nguồn tuyển dụng có thể được khai thác để tìm kiếm tài năng:
Nguồn tuyển dụng nội bộ
Khi các nhà tuyển dụng sử dụng các nguồn nội bộ để tuyển dụng, nó có tác dụng thúc đẩy các nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc cũng như cảm giác an toàn của họ. Việc tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt cùng với chi phí và công sức.
Chuyển giao: Nhà tuyển dụng có thể lấp chỗ trống ở một vị trí khác mà không có bất kỳ thay đổi nào về vai trò, địa vị hoặc mức lương của nhân viên bằng cách chuyển một ứng viên phù hợp từ trong tổ chức.
Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng cũng có thể được lấp đầy bằng cách đề nghị một nhân viên có hiệu suất cao đảm nhận một vị trí cấp cao trong tổ chức để giải quyết các trách nhiệm bổ sung cùng với việc tăng lương. Điều đó giúp doanh nghiệp chắc chắn được năng lực của ứng viên và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tuyển dụng.
Các ứng viên trước đây: Việc lưu giữ những ứng viên đã nộp đơn trước đó sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu dồi dào. Có thể liên hệ với họ khi các vị trí phù hợp mở ra.
Nhân viên hiện tại: Các nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể truyền bá thông tin và tạo tiếng vang trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy các vị trí tuyển dụng.
| Xem thêm: Hệ thống lưu trữ hồ sơ thông minh cho doanh nghiệp |
Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp một phạm vi rộng có nhiều sự lựa chọn từ một số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn. Quá trình này diễn ra nhanh hơn nhiều ngay cả đối với các yêu cầu tuyển dụng số lượng lớn.
Quảng cáo:
Quảng cáo giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một bản sắc thương hiệu vững chắc để thu hút nhân lực hiệu quả. Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tốt hơn với chi phí tốt nhất.
Trang web tuyển dụng của công ty
Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu, truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ năng lực của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn, nội dung hấp dẫn và nhân viên hấp dẫn video.
Nền tảng mạng xã hội
Các trang mạng xã hội là nơi tìm kiếm những tân binh tiềm năng, chất lượng nhất và với tư cách là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ không muốn bỏ lỡ nguồn nhân tài khổng lồ này. Với cơ sở người dùng tổng hợp là 535 triệu, LinkedIn, Facebook và Twitter mang đến cho bạn cơ hội hoàn hảo để tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng cao và hiệu quả cho công ty của bạn.
Trang tin, ứng dụng tìm kiếm việc làm
Các ứng dụng tuyển dụng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời về chất lượng CV nộp đơn. Ngoài ra đây là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như dễ dàng trong công tác quản lý hồ sơ ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn, trao đổi thông tin,…
Sàng lọc và chọn lọc
Một cuộc khảo sát của các cho thấy, 52% nhà tuyển dụng xác nhận phần khó khăn nhất là xác định đúng ứng viên từ một nhóm lớn. Bạn có thể giải quyết nút thắt tuyển dụng này bằng cách sắp xếp hồ sơ, cv dựa trên thứ tự ưu tiên như bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm liên quan, chuyên môn, năng lực kỹ thuật, v.v. Cuối cùng, bạn đừng quên đánh dấu những phần thông tin chưa rõ để có thể hỏi trong cuộc phỏng vấn.
Phỏng vấn
Các ứng viên trong danh sách rút gọn bây giờ sẽ chuyển qua quá trình phỏng vấn trước khi nhận được thư mời nhận việc hoặc thư từ chối. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng riêng của họ, một số cuộc phỏng vấn có thể được lên lịch cho mọi ứng viên.
Sàng lọc qua điện thoại / Phỏng vấn video: Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để bạn để lại ấn tượng ban đầu lâu dài cho nhân viên tiềm năng của mình.
Kiểm tra tâm lý: Đây là một bước rất quan trọng của trong quá trình tuyển chọn nhân sự vì thông tin được tiết lộ từ đánh giá này sẽ giúp bạn biết liệu nhân viên tiềm năng của bạn có thực hiện và duy trì, gắp bó lâu dài với doanh nghiệp hay không
Phỏng vấn trực tiếp: Các cuộc phỏng vấn cá nhân có thể kéo dài hơn vì đây là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đánh giá cuối cùng và đưa ra lời mời làm việc. Các cuộc phỏng vấn cuối cùng có thể được thực hiện bởi quản lý cao nhất và thường được mở rộng cho một nhóm rất nhỏ các ứng viên nổi bật. Sự lựa chọn cuối cùng nên được thống nhất ở giai đoạn này cùng với sự lựa chọn ứng viên dự phòng.
Đánh giá và cung cấp việc làm
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuyển dụng. Bạn đừng bao giờ coi đó là điều hiển nhiên rằng ứng viên sẽ chấp nhận lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, nếu ứng viên của bạn đã kiên nhẫn hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và chờ đợi thông qua quá trình lựa chọn, tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị là cao.
Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:
Xác minh lại với ứng viên: Hãy kiếm tra lại một lần nữa ứng viên có sẵn sàng nhận việc.
Đưa ra lời mời làm việc: Thư mời làm việc nên bao gồm tất cả mọi thứ từ ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng đến giờ làm việc và lương thưởng trong khi đảm bảo rằng mọi chi tiết đều rõ ràng.
Giới thiệu nhân viên mới
Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của công ty. Ngày và giờ gia nhập được thông báo cho nhân viên. Sau khi xác minh xong, các nhân viên mới sẽ được giới thiệu với tổ chức. Quá trình giới thiệu của các nhân viên bắt đầu với từng phòng ban một hoặc giới thiệu trên các group chat hoặc nhóm, fanpage nội bộ của công ty. Trong quá trình tuyển dụng, một bộ tài liệu chào mừng thường được trao cho nhân viên mới, và sau đó hợp đồng lao động được ký kết.
Liên hệ ngay để hiểu rõ hơn và được tư vấn thêm về chuyển đổi số:
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Hotline: 0904 805 255
Email: support@fsivietnam.com.vn
Website: fsivietnam.com.vn
