Kể từ năm 2014, Việt Nam đã có quy định riêng về việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần thực hiện mục tiêu hoàn thiện nền tảng thông tin số, thành công xây dựng chính quyền số, quốc gia số. Hãy cùng FSI tìm hiểu chi tiết hơn về số hóa hộ tịch – giải pháp công nghệ giúp cải thiện đáng kể tình hình sử dụng hồ sơ hộ tịch tại Việt Nam qua bài viết sau!
Số hóa hộ tịch là gì?
Số hóa hộ tịch là quá trình thu thập, chỉnh lý, quét/scan, tạo lập các file dữ liệu hộ tịch, bao gồm: Sổ khai sinh, sổ khai tử, số đăng ký kết hôn, hồ sơ nhận cha mẹ và cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý.
Việc thực hiện số hóa hộ tịch do Bộ tư pháp chỉ đạo và hướng dẫn. Mục tiêu khi thực hiện số hóa hộ tịch trên quy mô các tỉnh được xác định rõ:
- Một là, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch.
- Hai là, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính; khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ.
- Ba là, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, giúp cngười dân giảm chi phí, thời gian đi lại.
- Bốn là, thông tin hộ tịch đã được cập nhật đồng bộ vào hệ thống dữ liệu, tránh quản lý chồng chèo, mất thời gian, nhân lực bảo quản, lưu trữ thông tin.
Thực trạng của việc sử dụng dữ liệu, tài liệu hộ tịch hiện nay
Việc lưu trữ, sử dụng tài liệu, dữ liệu hộ tích hiện nay của nước ta theo cách truyền thống trước khi thực hiện số hóa hộ tịch bộc lộ nhiều bất cập:
Xem thêm >> Chiến lược chuyển đổi số quốc gia trong cơ quan nhà nước << |
1. Lưu trữ tài liệu quan trọng dưới dạng giấy
Hiện nay việc quản lý hồ sơ hộ tịch ở đa số tỉnh thành, cơ quan nhà nước vẫn được lưu trữ chủ yếu ở dạng giấy. Đây chủ yếu là các hồ sơ gốc, tính bảo mật cao và đặc biệt quan trọng trong việc xử lý các thủ tục hành chính. Nhược điểm của cách thức lưu trữ này nằm ở số lượng hồ sơ cần quản lý quá lớn, nguy cơ gây cháy nổ cao, dễ bị mối mọt và thất thoát tài liệu. Việc di chuyển, chuyển giao hồ sơ từ các đơn vị khác cũng là nguyên nhân khiến hệ thống quản lý sổ sách bị hư hỏng nghiêm trọng.
2. Quản lý chồng chéo cùng lúc hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Đây cũng là tình trạng chung của hầu hết các cơ quan nhà nước đang quản lý hồ sơ dân cư, hộ tịch. Không chỉ gây khó khăn trong quản lý hồ sơ vì thiếu đồng bộ mà còn gây ra nhiều phiền toái cho người dân khi không thể xác định họ cần cung cấp loại tài liệu nào khi thực hiện các thủ tục hành chính, tốn nhiều thời gian, công sức của cả cán bộ và người dân.
3. Khai thác, xử lý hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn cho người dân và cán bộ công chức
Do quản lý thiếu đồng bộ nên quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tích của công chức thường không được tích hợp đầy đủ thông tin, thiếu tính liên kết và không có khả năng cập nhật liên tục. Ngoài ra, việc lưu trữ và khai thác hồ sơ cũng được thực hiện thủ công dựa trên tra sổ và danh mục của tài liệu nên chất lượng tài liệu cũng bị xuống cấp nghiêm trọng. Hơn nữa việc kiểm tra, giám sát thủ công theo đúng quy trình quản lý kho dữ liệu theo quy định nhà nước lại làm tăng thời gian tìm kiếm, lấy thông tin trả lời công dân và hoàn tất kết quả của các thủ tục hành chính có liên quan. Điều này cũng là nhu cầu bức thiết trong thời điểm hiện tại để giảm tải gánh nặng cho cán bộ và người dân.
Lợi ích của số hóa hộ tịch
Số hóa hộ tịch đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, cán bộ công chức và các cơ quan quản lý, cụ thể:
1. Tạo sự thống nhất trong lưu trữ hồ sơ hộ tịch
Số hóa hộ tịch giúp đồng bộ hóa tài liệu giấy và dữ liệu điện tử trên một nền tảng thống nhất, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và trên quy mô cả nước. Điều này đảm bảo kết nối liên tục, chia sẻ dễ dàng, cập nhật nhanh chóng và linh hoạt thông tin của người dân trên hệ thống. Không chỉ riêng hồ sơ hộ tịch mà còn thống nhất liên thông giữa CSDL dân cư, CSDL giao thông và các hạ tầng số khác, từ đó đảm bảo thuận lợi cho người dân khi thực hiện thủ tuc hành chính.
2. Tiết kiệm tài nguyên cho tổ chức
Việc số hóa tài liệu hộ tịch giúp Nhà nước tiết kiệm 1.600 nghìn tỉ mỗi năm cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu giấy, vốn tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức, nhân lực và ngân sách công. Không chỉ tiết kiệm chi phí cho tài liệu giấy, số hóa hộ tịch còn giảm chi phí đầu tư cho việc bảo trì tài liệu, khắc phục hậu quả do tài liệu hỏng, hết hạn hay bị mối mọt và tiền thuê nhân công nhập liệu… Số hóa hộ tịch góp phần đẩy nhanh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và tiết kiệm tối đa tài nguyên cho tổ chức.
3. Nâng cao hiệu quả trong xử lý thủ tục hành chính, hộ tịch
Thực hiện số hóa sổ hộ tịch giúp loại bỏ việc lưu trữ bằng giấy cồng kềnh, đồng thời giảm bớt các thủ tục pháp lý rườm rà, tốn thời gian và công sức. Thông tin cá nhân của người dân được tích hợp đầy đủ trong một hệ thống, giúp họ thuận tiện trong khai báo, điều chỉnh, giải quyết thủ tục pháp lý hành chính hiện đại, tiện lợi và bớt tốn kém. Điều này vừa tạo sự thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành chính cho cơ quan nhà nước. Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu quả đăng ký và quản lý sổ hộ tịch.
Hiện nay, Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI được biết đến là đơn vị cung cấp giải pháp số hóa hàng đầu trong xây dựng tạo lập CSDL hộ tịch và xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam, với nhiều dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm đã triển khai như: tạo lập CSDL ngành hộ tịch cho tỉnh Hải Dương, số hóa xây dựng CSDL đất đai, CSDL đầu tư kinh doanh tại Hà Nội và TP.HCM… cùng nhiều dự án tại các tỉnh thành khác.
Dịch vụ số hóa hộ tịch từ FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, yêu cầu phức tạp, nhờ năng lực triển khai xuất sắc và khả năng tối ưu chi phí, thời gian triển khai dự án, dựa trên ưu thế về công nghệ tiên tiến, đội ngũ 3500 nhân sự giàu kinh nghiệm, cùng quy trình số hóa chuyên nghiệp, bảo mật.
Với 15 năm kinh nghiệm, FSI đã và đang triển khai dịch vụ số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
Trong thời gian tới, số hóa dữ liệu hộ tịch tại Việt Nam sẽ được đẩy mạnh triển khai, tạo sự thống nhất, đồng bộ trong hệ thống dữ liệu nhằm giảm “nạn giấy tờ” công sở, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả vận hành, tiến đến xây dựng thành công Chính phủ số hiện đại, an toàn, minh bạch.
Liên hệ FSI ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Có thể bạn quan tâm:
Giải pháp triển khai kho dữ liệu số trong cơ quan nhà nước