Hồ sơ nhân sự lưu trữ toàn bộ dữ liệu về nhân sự, nó rất quan trọng với doanh nghiệp. Cùng FSI tìm giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự trong thời đại 4.0
Hồ sơ nhân sự là gì?
Có thể hiểu hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ thông tin quan trọng của các nhân sự trong công ty như sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, chế độ lương thưởng hiện tại,… Những thông tin cơ bản về nhân sự trong một tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp nào đó sẽ được tập trung lại để quản lý. Trong nhiều trường hợp bộ phận nhân sự có thể dựa vào hồ sơ nhân sự được lưu trữ để có thể đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý.
Tất cả các thông tin về hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
Thành phần chính trong hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Trong hồ sơ nhân sự sẽ có những thành phần chính phụ thuộc vào từng đối tượng nhân sự khác nhau:
Hồ sơ nhân sự của người lao động đang trong thời gian thử việc
Hồ sơ nhân sự của những nhân sự đang trong thời gian thử việc cần phải đảm bảo đầy đủ các giấy tờ như sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch của người lao động
- Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
- Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động
Với người lao động ở nước ngoài cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.
Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.
| Xem thêm: Thực trạng và xu hướng chuyển đổi số tại Việt Nam |
Hồ sơ nhân sự với người lao động có độ tuổi dưới 15
Với nhân sự chưa đủ 15 tuổi thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.
Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này thì mới tính là đã có đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức
Khi đã được nhận làm nhân sự chính thức của tổ chức, doanh nghiệp, người lao động cần phải bổ sung thêm giấy tờ phát sinh cần thiết. Hồ sơ nhân sự với người lao động chính thức bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người tuyển dụng lao động.
- Các khoản bảo hiểm mà doanh nghiệp sẽ đóng cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động.
- Phụ lục của hợp đồng lao động
- Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động
- Đối với một số loại giấy tờ phát sinh yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp.
Như vậy, có thể thấy hồ sơ nhân sự với Nhân viên chính thức sẽ yêu cầu nhiều hơn. Bởi vì lý do đó mà doanh nghiệp cần hết sức thận trọng khi lưu trữ giấy tờ của người lao động.
| Xem thêm: Chương trình chuyển đổi số quốc gia trong cơ quan nhà nước, chính phủ |
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất
Có thể khẳng định rằng hồ sơ nhân sự đóng một vai quan trọng trong mỗi một doanh nghiệp. Bởi vậy nên phòng hành chính nhân sự cần phải có cho bản thân những “bí kíp” để lưu trữ hồ sơ nhân sự thêm cẩn thận và hiệu quả hơn.
Để tìm hiểu sâu hơn, hiện có 3 quy định quan trọng được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam mà phòng hành chính nhân sự không thể bỏ qua:
- Khi được trình lên cơ quan thuế, hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp luôn cần phải gắn với hồ sơ lương. Lý do là bởi vì khi thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán cơ quan thuế thì doanh nghiệp dễ dàng đưa hồ sơ ra để kiểm tra, đồng thời cũng dễ dàng quản lý, sắp xếp.
- Hồ sơ lưu trữ của nhân viên cần phải gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
- Có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự theo các tiêu chí cụ thể như: loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khác nhau. Vì vậy nên nhân viên phòng nhân sự cần phải linh hoạt tùy theo quy chế mỗi doanh nghiệp mà đưa ra những phương pháp lưu trữ phù hợp.
Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu để hạn chế tối thiểu những mất mát, thiếu sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp.
Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp
- Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng:
Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ, đến một thời điểm, mọi việc sẽ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
| Xem thêm: Chiến lược chuyển đổi số trong ngân hàng 2023 |
- Phân loại hồ sơ:
Cần phải thực hiện phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ từ đó có thể giúp cho nhân viên lưu trữ dễ dàng tìm kiếm, bổ sung hoặc sửa đổi khi cần.
Có thể phân loại hồ sơ nhân sự theo chủ đề như hồ sơ báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo,…
Ngoài ra có thể phân loại hồ sơ thành các nhóm nhỏ với những tiêu chí cụ thể như giới tính, chức vụ, phòng ban/ ngành, năm công tác,… Để từ đó việc quản lý hồ sơ nhân sự trở nên khoa học hơn, dễ dàng tìm kiếm trong tương lai.
Ngoài ra phân loại hồ sơ theo thời gian cũng chính là một gợi ý không tồi cho nhân viên phụ trách quản lý hồ sơ nhân sự. Việc sắp xếp hồ sơ theo năm sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm cũng như quá trình sửa đổi trong tương lai.
Phân loại hồ sơ nhân sự theo vần theo chữ cái, theo địa lý, hay theo từng nhóm, từng cụm nhỏ,… cũng là những cách sắp xếp hợp lý. Cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng cũng như yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà nhân viên có thể lựa chọn ra cách phân loại hồ sơ sao cho phù hợp.
- Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại thì câu hỏi sắp xếp hồ sơ sao cho hợp lý cũng là một câu hỏi học búa. Cơ bản thì sẽ có rất nhiều cách để sắp xếp khác nhau cụ thể như sắp xếp theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ như có thể xếp hồ sơ thành những loại hồ sơ nhân sự bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật. Ngoài ra hồ sơ nhân sự có thể sắp xếp theo mức độ giải quyết như: hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ giải quyết chưa dứt điểm và hồ sơ đã giải quyết xong.
- Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ sẽ là bản liệt kê chi tiết đầy đủ theo hệ thống những hồ sơ hiện có sau khi đã phân loại sắp xếp chúng. Như vậy chúng ta có thể quản lý và tra cứu hồ sơ thuận lợi dễ dàng cũng dễ dàng quản lý, sắp xếp hơn nhờ danh mục.
Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp tổ chức gần như sẽ luôn có sự thay đổi theo thời gian chứ không cố định. Chính vì thế nên danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên. Vì thế nên khi lưu trữ trong máy tính nên để thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ. Trong trường hợp có vấn đề gì cần xem nhanh, sửa đổi có thể được tìm kiếm và thực hiện một cách dễ dàng.
| Xem thêm: Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ |
- Lưu trữ hồ sơ:
Hiện nay thường sẽ có hai phương thức chủ đạo để lưu trữ hồ sơ đó chính là lưu trữ truyền thống trên các kệ và lưu trữ trong máy vi tính với kho dữ liệu đã được số hóa.
Khi lưu trữ ở trên các kệ cần phải lưu ý chọn nơi khô thoáng không để bị thấm nước hay rò rỉ nước, điều này sẽ làm hỏng hồ sơ. Tiếp theo cần phải đảm bảo hồ sơ nhân sự lưu trữ không bị đe dọa bởi các loài động vật gặm nhấm và côn trùng như mối, mọt, gián, chuột. Nhân viên có nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ cần phải dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ, đặc biệt bên ngoài tập lưu trữ nên có những nhãn in với ký hiệu và tên gọi (theo như đã phân loại) để dễ dàng truy tìm. Đặc biệt vị trí lưu trữ hồ sơ cần được bảo đảm an toàn cháy nổ.
Với việc lưu trữ trên máy tính thì có thể dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ. Phân thành nhiều thư mục nhỏ với những tên gọi thể hiện rõ được đặc tính riêng của hồ sơ.
Đặc biệt, ngày nay, công nghệ đang trở nên phát triển thì việc chúng ta có thể sử dụng các phần mềm số hoá các loại hồ sơ nhân sự cũng là một giải pháp hiệu quả. Việc số hoá các loại hồ sơ sẽ thuận tiện cho việc tìm kiếm không tốn diện tích lưu trữ cũng như sửa đổi và bổ sung.
Vậy nên trong thời đại hiện nay khi nhiều doanh nghiệp đang tích cực hướng tới chuyển đổi số để hướng tới những mục tiêu mới, đón nhận cơ hội mới thì việc chuyển đổi số nói chung và số hoá tài liệu, hồ sơ nhân sự nói riêng sẽ là một xu hướng thiết yếu trong tương lai.
Doanh nghiệp có thể nhờ đến các công ty tư vấn chuyển đổi số để có được giải pháp và chiến lược chuyển đổi phù hợp, hiệu quả.
