Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, nhiều doanh nghiệp đã và đang lựa chọn các giải pháp số hóa tài liệu để tối ưu quy trình vận hành, cải thiện hiệu suất và tiết kiệm thời gian, chi phí. Hãy cùng tìm hiểu về những ứng dụng thiết thực mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu qua bài viết dưới đây!
Tổng quan về số hóa tài liệu của doanh nghiệp
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi một văn bản từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số, thành các file pdf, jpg, tif, bmp và lưu trữ trên máy tính.
Lợi ích từ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Nhân sự dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, phá vỡ rào cản về không gian, thuận lợi cho làm việc từ xa, từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.
- Tiết kiệm chi phí lên đến 125.000$ mỗi năm nhờ cắt giảm in ấn, lưu trữ và bảo quản các tài liệu thủ công khi triển khai số hóa tài liệu.
- Đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng tập trung và năng suất nhân sự nhờ tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Giảm thiểu đáng kể lượng rác thải giấy và góp phần bảo vệ môi trường.
Ứng dụng của số hóa tài liệu với doanh nghiệp
Số hóa tài liệu là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, số hóa tài liệu đang được tích cực triển khai và ứng dụng trong nhiều ngành nghề, như xây dựng, bất động sản, giáo dục, y tế,… và trở thành một phần tất yếu của công cuộc chuyển đổi số.
Ứng dụng trong ngành logistics
Ngành logistics có đặc thù là sự liên kết chặt chẽ giữa mọi khâu trong quy trình cung ứng, vì thế việc thống nhất trong thông tin, tài liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng.
- Xây dựng kho lưu trữ tài liệu tập trung:
Đặc thù của ngành logistics cần lưu trữ khối lượng lớn các tài liệu quan trọng liên quan đến thông tin cá nhân khách hàng, dịch vụ, tiến trình vận chuyển… Các tài liệu trên không chỉ cần được lưu trữ cẩn thận mà còn phải đảm bảo thông tin xuyên suốt, thuận tiện cho việc truy cập từ xa. Chính vì vậy số hóa tài liệu nhằm tạo lập kho lưu trữ tài liệu tập trung là giải pháp thích hợp giúp ngành logistics tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ tài liệu an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
- Nâng cấp trải nghiệm khách hàng với đơn vị quản lý chuỗi cung ứng:
42.65% đơn vị logistics gặp những vấn đề về xử lý tài liệu khi giao dịch với khách hàng. Do thông tin khối lượng lớn, sắp xếp rời rạc dẫn đến khó tổng hợp, trích xuất. Từ đó ngành logistics đặt ra yêu cầu là số hóa tài liệu truyền thống sang dạng kỹ thuật số, đảm bảo thuận tiện cho quá trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Tối ưu hiệu quả hoạt động của các nhà cung ứng:
Đứng trước kỷ nguyên công nghệ 4.0 và nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, các nhà cung ứng của ngành logistics đã bắt đầu triển khai thực hiện tập hợp thông tin, phân tích đánh giá và đưa ra những giải pháp phù hợp với đối tượng mục tiêu. Hoạt động trên sẽ không thể hiệu quả nếu thiếu đi sự góp mặt của các giải pháp số hóa tài liệu, hỗ trợ giải quyết thực trạng tài liệu phân mảnh đang diễn ra trong hoạt động của hàng loạt chuỗi cung ứng lớn.
2. Ứng dụng trong ngành xây dựng
Trong một nghiên cứu được công bố vào đầu năm 2020 bởi Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Châu Âu Leibniz (ZEW), 61,5% các công ty xây dựng chậm tiến độ do thiếu thông tin về các hoạt động thực tế tại công trường. Điều này đặt ra yêu cầu với ngành xây dựng là số hóa các tài liệu quan trọng để chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác, phục vụ trong quá trình làm việc.
- Kiểm soát tiến độ của dự án:
Với đặc thù là sự kết nối trực tiếp giữa nhiều bộ phận, nhiều giai đoạn trong nhiều dự án phức tạp, ngành xây dựng cần phải đảm bảo được yêu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời. Cách thức trao đổi thông tin và quản lý tài liệu truyền thống đã không còn phù hợp, đòi hỏi tài liệu phải được số hóa, cập nhật thường xuyên để đảm bảo tốc độ trao đổi thông tin, từ đó góp phần đảm bảo tiến độ của dự án.
- Xử lý các tài liệu đặc biệt:
Ngành xây dựng cần số hóa nhiều loại tài liệu đặc biệt, như bản vẽ, bản thiết kế, cơ sở dữ liệu về luật, các loại văn bản thủ tục hành chính – dân sự khác. Với khối lượng lớn và phức tạp, thời hạn lưu trữ dài, ngành xây dựng cần số hóa tài liệu để thuận tiện khi sử dụng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và chi phí bảo quản.
- Xây dựng môi trường làm việc số:
Một dự án xây dựng đường hầm ở Mỹ với sự tham gia của 600 nhà cung cấp chỉ cần sử dụng một nền tảng để quản lý thông tin. Điều này giúp tiết kiệm 75% thời gian làm việc và tăng tốc 90% thời gian truyền tải tài liệu, tiết kiệm hơn 5 tỷ đô la.
Hiện nay, hầu hết ngành xây dựng vẫn đang phụ thuộc rất nhiều vào giấy tờ truyền thống với nhiều quy trình (mua sắm, thanh toán, ký kết hợp đồng) phức tạp. Để xây dựng môi trường làm việc số chuyên nghiệp, tiết kiệm, số hóa tài liệu là bước đầu tiên quan trọng đảm bảo cho hoạt động của dự án minh bạch, dễ dàng kiểm tra, đánh giá.
3. Ứng dụng trong ngành ngân hàng
Theo báo cáo của Ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng hiện đang có hơn 20 triệu tài khoản cá nhân. Chính vì thế, việc số hóa các tài liệu như hồ sơ, thông tin giấy tờ, hóa đơn trong ngành ngân hàng là điều cần thiết để đảm bảo quá trình vận hành được hiệu quả.
Một số ứng dụng của số hóa tài liệu trong ngân hàng có thể kể đến:
- Tạo lập kho dữ liệu số
Số hóa tài liệu ngân hàng tạo điều kiện cơ bản để ngân hàng thực hiện xây dựng kho dữ liệu dùng chung, trong đó lưu trữ các hồ sơ quan trọng như thông tin khách hàng, thông tin các khoản vay, thế chấp, báo cáo tài chính. Các tài liệu sau khi số hóa sẽ được đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa việc mất hay rò rỉ thông tin.
- Xử lý khoản vay và thế chấp
Việc số hóa tài liệu cho phép ngân hàng bóc tách thông tin khách hàng tự động thay vì nhập liệu thủ công truyền thống. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cho nhân viên ngân hàng và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Quản trị rủi ro
Các giải pháp số hóa tài liệu được tích hợp tính năng đối chiếu thông tin như chữ ký, bản viết tay, chỉ ra điểm khác biệt so với bản gốc để ngăn chặn các hành vi gian lận, giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro.
- Mở tài khoản ngân hàng cho khách hàng mới
Mỗi năm, ngân hàng có hàng triệu khách hàng mới, công nghệ số hóa tài liệu giúp ngân hàng bóc tách thông tin khách hàng chính xác, an toàn và tải dữ liệu trực tiếp lên hệ thống, từ đó, hạn chế khả năng sai sót thông tin và giảm áp lực cho các giao dịch viên.
Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp từ FSI
Khi được triển khai hiệu quả, số hóa tài liệu sẽ đem tới nhiều ứng dụng và lợi ích thiết thực cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được đơn vị số hóa uy tín, có năng lực triển khai phù hợp trên thị trường hiện nay cũng là một bài toán khiến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp phải đau đầu.
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các dự án công nghệ, chuyển đổi số, số hóa, FSI cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp đa ngành xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, bảo mật cao, với tính chính xác của tài liệu số hóa lên tới 99,99%.
Nhờ ưu thế của đơn vị phân phối độc quyền và chính thức các trang thiết bị số hóa, đội ngũ nhân sự đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: Tập đoàn Viettel, DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam…
Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp số hóa tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp:
Website: www.fsivietnam.com.vn
Hotline: 0904 805 255
